もはや身近な存在のコピー機ですが、きちんと使いこなせていますか？オフィス・事務所に設置しているコピー機の基本的な機能は、 「コピー機能」・「プリンター機能」・「ファックス機能」・「スキャン機能」などが挙げられます。この記事では、そんな身近にあるコピー機を使いこなす為の内容をご紹介させていただきます。
コピー機の主な機能とは？
コピー機は、複数の機能を持つ機器です。一般的に、「コピー機能」・「プリンター機能」・「ファックス機能」・「スキャン機能」の4つの機能があります。それぞれの機能詳細は以下の通りです。
- コピー機能について
コピー機能とは、既存の用紙原稿を印刷できる機能です。原稿を他の用紙に何枚にも写せるため、コピー機のことを複写機とも呼びます。
- プリンタ機能について
プリンタ機能では、パソコンで作成した文書等をデータで送り、指定した用紙に出力します。プリントアウトとも言います。
- ファックス機能について
ファックス機能は、電話回線経由で遠隔地に画像を送信、相手側で受信し印刷できる機能です。受信した画像を印刷せず、液晶画面で確認できる製品もあります。また、FAX機と電話回線以外でも、パソコンやインターネットでFAXが利用できるサービスもあります。
- スキャン機能について
スキャン機能とは、紙の書類をデータ化する機能です。テータ化し、ファイルとしてパソコンに保存することで、ボリュームのある資料も場所を取らずに一元管理できます。また、デジタル化により、検索すれば必要な書類をすぐに探し出すことができます。
コピー機の基本的な使い方
続いて、「コピー機能」・「プリンター機能」・「ファックス機能」・「スキャン機能」それぞれの基本的な使い方をご紹介させていただきます。 利用しているコピー機の「メーカー」や「機種」によっては、操作方法が異なる場合があります。 予めご了承ください。
コピー機をするには？
- 原稿をコピーしたい面が下側になるようにセットします。
- コピー機の操作パネルで、用紙サイズと部数を入力します。
- 部数は操作パネルの数字キーを入力形式がほとんどで、999部までの入力が可能です。
- 設定が済み、スタートボタンを押すと。印刷が開始されます。
プリントをするには？
パソコンとコピー機が接続されていることが前提です。機種により使い方は異なりますが、 基本的な使い方は、
- パソコン内に保存してある文書や画像を選択し、「印刷」のボタンを押します。
- 印刷設定画面が出ますので、必要な枚数、画質、両面または片面を指定します。
- 特定のサイズの用紙に印刷するときは、パソコンの印刷設定画面で給紙方法を選び、手出しトレイを指定します。
- 設定が終わったら、「印刷」をクリックすると、印刷が開始されます。
ファックスを送るには？
- 原稿台に送りたい原稿をセットします。(※この際に、裏表が反対にならないように注意しましょう。)
- 次に、相手先のファックス番号を入力します。番号を間違えると、違う場所に届き、大変迷惑になりますので、送信する前に番号をしっかりと確認しましょう。
- 入力は操作パネルの数字キーを使って入力し、スタートを押します。
これで自動的にFAXが送信されます。FAXした後は、原稿台の原稿を忘れずに回収しましょう。
スキャンをするには？
機種により使い方は異なりますが、コピーの様に、手軽に利用することができます。
- 原稿のスキャンしたい面が下側になるようにセットします。
- 操作パネルのスキャンを実行ボタン押します。
- 原稿内容がデータに変換され、用途に応じPDFに変換しスキャンが完了します。
スキャンしたデータは、パソコンに保存、Eメールに添付して送信できます。
