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オフィス内でコピー機や複合機を利用しているみなさん。
きちんと使いこなせていますか？実は、印刷は印刷する用紙によってもその書類や品質は変わってくるものなのです。
多彩な印刷機能や印字結果、印刷方法などでさまざまな工夫ができる複合機。
今回は、一歩先を行く用紙選びのためのポイントをご紹介しましょう。
コピー用紙は使い分けられる？！
コピー用紙にも各々の印刷に適したものが決まっています。
例えば、カラー出力用用紙と、モノクロ出力用用紙とでは印刷結果が変わってきます。
用紙の種類には、モノクロ用、カラー出力用。モノクロ／カラー兼用、リサイクル紙などに分かれます。
紙は、白さや重量、紙の厚さ、原料などの違いによって、印刷結果が大きく左右するといわれています。
ちなみに重量とは、坪量ともいい、面積1平米あたりの重さを表すものです。
この坪量と紙の厚さを表す数値が大きければ大きいほど、厚みのある紙になり、数値が小さければ小さいほど薄い紙になります。
この場合、どんな用紙が適してる？
お客様向けにプレゼンをするなどのとき、提案書類はきれいにカラー印刷されたものがいいでしょう。
色がきちんと再現されていて、見栄えのいい提案書を用意したいものです。
そんなときは、カラー印刷がきれいなカラー専用用紙がおすすめです。色の再現性に優れている用紙です。
もし大量の書類を印刷してファイリングしたいという場合には、モノクロコピー用紙がいいでしょう。
紙の厚さも一般的なコピー用紙と比べて薄いため、大量に用紙をファイリングする際にはより厚みが削減されるので最適です。
もしカラーもモノクロも混在している書類を印刷するのなら、カラーモノクロ兼用紙がベストでしょう。
特徴として、裏写りしにくいというところがあるので、両面印刷にも適しています。
用紙選びによって異なる印刷結果。ぜひ普段の業務の際に、用紙選びの工程も取り入れてみてください。
モノクロコピー機を選ぶ際のチェックのポイント
モノクロコピー機を選ぶ際のポイントとしては、印刷する量・必要な機能・コストなどがあります。
さらに見落としがちなのが、コピー機購入後の保守サービスです。
保守サービスも、どのような内容なのか購入前にしっかりとチェックしましょう。
保守サービスで一般的なものは、カウンター保守サービスです。
カウンター保守サービスは毎月の使用量に応じて使用料金を支払い、修理費やメンテナンス料金が無料という特徴を持ちます。
カウンター保守サービスは、新品のコピー機を購入した際に加入します。
中古のコピー機の場合にも任意で加入することが可能です。
カウンター保守サービスは1枚印刷をするたびに単価がかかります。
毎月印刷した枚数に応じて使用料金を保守業者に支払うことが必要です。
そのため毎月大量に印刷を行う企業の場合には、使用料金が高額になります。
ただしカウンター保守サービスは、メンテナンスやトナーにかかる費用が無料になるため、トータルで見るとカウンター保守サービスに加入したほうがコスト的にもメリットが大きいケースが多いです。
カウンター保守サービスで無料、もしくはカウンター料金に含まれているのが、トナー代と修理代になります。
トナーが無料になるため、トナー代を気にせずに印刷を行うことができるのが特徴です。
コピー機は精密機械のため、不具合や故障などのトラブルのリスクを持っています。
コピー機には、すぐに解決できる些細な不具合から、専門家による修理が必要な故障など様々なトラブルが発生します。
主なトラブルとしては、紙詰まり・印刷面の汚れ・動作不良・異音がする・電源が入らないなどがあります。
こまめなメンテナンスによって小さな不具合をある程度は回避することはできますが、突然コピー機が不調を起こすことも珍しくありません。
コピー機が使えないと業務に支障が出てしまうので、すぐにトラブルを解決することが求められます。
しかし、コピー機は部品自体が高価なこともあり、部品交換を行うと部品代と合わせて業者に出張費や作業費を支払うことになるので、かなりの出費になるケースが多いです。
修理代が高額になるケースがあるため、カウンター保守サービスによって修理代が無料になるのは非常に魅力的です。
また、コピー機にかかる修理費を別に工面する必要がなく、コスト管理もしやすくなります。
毎月どのくらいの印刷を行い、どれだけのトナーを消費するのかを確認してカウンター保守サービスへの加入を検討するのがおすすめです。
カウンター数とは？
カウンター数とは、コピー機で印刷をした累計枚数のことです。
カウンター保守サービスは、このカウンター数に応じて月々の使用料金を支払うシステムになります。
カウンター数はコピー機のディスプレイで簡単に確認することができるので、その月の印刷量、つまり使用料金をいつでもチェックすることができて便利です。
印刷の使用量が多い場合には、無駄なコピーを減らすように呼びかけるなど使用方法を見直すことができます。
コスト削減のためにも、こまめにカウンター数を把握しておくことがおすすめです。
商品の状態を確認する
コピー機を導入する場合で、特に中古のコピー機の場合には商品の状態を確認することが重要になります。
後から不具合などが発覚して後悔しないように、事前にしっかりとチェックしましょう。
まず最初にチェックするのが、印刷の品質です。
印刷がキレイにできないことには、話になりません。
ただ印刷ができれば良いというわけではなく、ゆがみやにじみがなく、くっきりと印刷できているかをチェックしましょう。
文字が不鮮明だと読みにくくなってしまいますので、罫線もまっすぐになっているか、ガタガタになっていないか確認してください。
スムーズに動くかといった動作も調べます。
複合機の場合にはコピー機能だけではなく、FAX機能やスキャナー機能も同様に点検してください。
中古品の場合には、きちんと事前に動作確認やメンテナンスを行っている業者を選ぶのが安心です。
次にオプションや付属品を確認します。
コピー機には様々なオプションや付属品がありますが、中古の場合にはそれらがない場合もあるので注意が必要です。
必要なオプションや付属品が欠如している場合には、取り寄せが可能か、その場合の料金はどうなるのかを業者に相談してください。
中古コピー機は、外見に汚れやキズなどがある場合があります。
中古品なので汚れなどは当然ですが、破損の具合によっては性能に影響することもあるので、キズやヘコミがある場合には問題がないか確認しましょう。
また、どれくらい使われたコピー機なのかは外見からは判断できません。
そのため、カウンター数を確認して、どのくらいの枚数を印刷したコピー機なのかということをチェックします。
もし、カウンター数がとても多い場合には、様々な劣化の可能性がありますので、動作状態に問題がないかを調べることが必要です。
ローラーやヒーターなど、外側からはわかりづらい部分が消耗していることが考えられます。
その場で問題がなくても、すぐに修理が必要になる可能性もあるので、その点を頭に入れて購入を検討しましょう。
ローラーやヒーターなどを新品に交換した状態で販売しているケースもあります。
業者が点検やメンテナンスを行っている場合には、どこをどのようにメンテナンスしたのかを詳しく聞くことがポイントです。
大きな故障を起こしたことがあるコピー機かもしれませんので、その場合にはしっかりと修理されているか、再発の可能性がないかということまで確認しておきましょう。
業者がメンテナンスを行うことで、カウンター数がリセットされていることもあります。
その場合にはコピー機の年式を調べて、おおよその使用年数を把握しておくと安心です。
少しでも疑問に思うことがあれば、その場で業者に質問することがおすすめです。