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膨大に溜まった文書。ファイルにとじて管理はしているものの、「あの書類、どこに行ったっけ？」となった場合、探し出すのは至難の業です。
デスクの引き出しに大量にたまっているファイリングされた文書は、デジタル化しておくことで文書管理が飛躍的に向上します。
そこで、時間のあるときにぜひやっておきたい、複合機を利用した文書のデジタル化についてご紹介します。
スキャン機能で膨大な紙の文書もUSBメモリー一個に収められる
最近の複合機には、スキャン機能がついているものがあります。
きっと普段の仕事で使っているという方も多いでしょう。
しかし、このスキャン機能は、文書管理にも大いに役立つのです。書類をスキャンしてデジタル化しておけば、スペースを取らずに書類管理が簡単にできてしまいます。
データの容量でいえば、A4の書類（カラー）の場合、8GBのUSBメモリーに対して約2万枚も保存することが可能だといわれています。
白黒の書類であれば、数倍もの枚数が小さなメモリースティックに入ってしまうということを考えると、デスクの引き出しやキャビネットにぎっしりつまっているファイルはいかにスペースを取ってしまっているかが分かります。
PDF化することのメリット
紙の文書をデジタル化する際に、そのファイル形式を的確に選ぶことも重要で、特にPDF化することには大きなメリットがあります。
まずPDFファイルというのは、閲覧用ソフトさえあれば、どんな環境の人でも開くことができ、フォントなどの環境に依存せず、同じ見栄えで閲覧できることや、セキュリティをかけられることも大きな利点です。
ペーパーレスでコスト減
文書をデジタル化して保存する文書管理には、紙そのものと紙管理の費用合わせて、コスト減になります。
企業の中には、複合機を活用する文書管理システムを導入し、ペーパーレスオフィスを完成させたという事例もあります。
効率的な文書管理が実現できただけでなく、情報漏えいの防止や、省スペース化による費用逓減などが達成できたそうです。
ぜひスキャン機能を利用して文書管理を始めてみませんか？