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複合機で画像付きのデータや文書をスキャンした後に、変換できるフォーマットは複数用意されています。
利用シーンに合わせてそのファイル形式を選ぶことができます。
では、どのような特徴があるデータについて、どのような形式のものが合うのでしょうか？
それぞれのファイル形式の特徴を見てみましょう。
スキャンしたデータ、どう活用する？
スキャンしたデータは、そのまま取引先に資料としてEメール添付して送付したり、
テキスト部分をコピー＆ペーストして文章を抽出したりと、
業務効率をアップし、ビジネスコミュニケーションをスムーズにさせてくれます。
スキャンできるファイル形式も非常にさまざま用意されており、利用シーンに合わせて指定することができます。
スキャン後に指定できるそれぞれのファイル形式
スキャンした後にデータをどのフォーマットにするかは、使用用途によって変えることができます。
例えば、キャノンの複合機であれば、次のファイル形式を指定することができます。
それぞれの形式の特徴を知っておきましょう。
- TIFF
カラーモードが白黒2値の場合のみこの形式で保存されます。フルカラーのビットマップ画像で、互換性が高く、CMYKモードで保存できるため、DTPでよく使われる形式です。解像度や色数などの調整が可能です。
- JPEG
カラーモードが白黒2値以外の場合のみこの形式で保存されます。デジタルカメラの保存や、ホームページ上の画像などによく利用されるデータ形式です。圧縮率が高く、比較的小さいデータであるという特徴があります。写真などに適しています。
アドビシステム社が無料配布するAcrobat Readerを使えば、簡単に閲覧できる形式で、圧縮率は、元のファイルサイズの10分の1から40分の1程度に可能です。
OCR機能という光学式文字認識機能を使えば、PDF文書内の文字が、テキストデータとして抽出可能になります。
スキャンした後は、用途に応じて最適な変換形式を選び、ぜひ業務に役立てたいものですね。