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複合機で情報共有することはまさにトレンド。
多くの企業ですでに行われていることですが、より文書や電子文書についての共有が行われることによって、業務効率化が見込めます。
キャノンの複合機にある「アドバンスドボックス」は、この情報共有の潮流に合った機能で、ちょっとした知識として、どのようなことが行えるのかをチェックしてみてください。
アドバンスドボックスって何？
キャノンの複合機でスキャンを行った場合、4つの格納場所の選択肢があります。
それは、ボックス、アドバンスドボックス、ネットワーク、メモリーメディアです。
この中で、ボックスとアドバンスドボックスは似ていますが、共有範囲が異なります。
ボックス内には、複合機独自のファイル形式でデータを保存することができます。
ファイルは必要に応じてプリント、メール送信などができます。
一方、アドバンスドボックスとは、コンピューターでも利用可能なファイル形式を扱う場所で、
ボックスと同様に本機に備わっているハードディスクの格納場所です。
また、共有スペースと個人スペースに分かれており、
共有スペースに格納したファイルはネットワークで共有することができます。
他の複合機におけるアドバンスドボックス上のデータにアクセスすることも可能です。
スキャン文書や受信FAXが共有できる！
アドバンスドボックスでは、個人スペースと共有スペースを設定し、それぞれにアクセス制限をかけることができます。
アクセス制限を「共有」にすれば、外部公開されるので、コンピューターともファイルのやりとりができるようになります。
複合機からスキャンした文書や、受信したFAXをこのアドバンスドボックスに格納しておけば、
コンピューターから閲覧することができますし、必要に応じて出力することもできます。
このアドバンスドボックス機能で、サーバーを介さずに直接複合機のハードディスクと情報共有ができてしまいます。
活用すれば大いに業務効率化につながることでしょう！