目次
コピー機を導入するなら、なるべく安く、安全に手に入れたいですよね。
でも、業者によっては少し問題があることもあります。
具体的には、よく「カウンター料金3年間無料」というような謳い文句を見かけます。
しかし、よく見てみると実際には本体価格に差額分を上乗せしているケースがほとんどです。
こうした業者に引っかからないためにはどうしたらいいでしょうか。
少しアドバイスをしたいと思います。
見積金額を上乗せする業者がある
これはもう、どんな業界でも営業的に行なわれていることで、
実際違法というわけでもないのでしかたがないという話ではあります。
もちろん、コピー機を扱う業者も例外ではなく、見積金額に利益を上乗せするケースは多いのです。
もちろん、そういうこともあってお客様の側でもいくつか相見積もりを取ったりする対策を講じるわけなので、
とにかく自分が出せる金額を提示して、それに見合ったコピー機をリースや現金購入で導入するのが、
実は最短の近道だったりします。
カウンター料金を低く設定してある場合は要注意
ただ、先ほども申し上げましたカウンター料金を低く（あるいは無料）設定してある場合は要注意です。
具体的にカウンター料金3年間無料というのは、モノクロのカウンター料金3円×500枚（1ヶ月の平均利用枚数）×12ヶ月×3年＝54,000円となります。この54,000円を一般的なリース期間およそ60ヶ月で割ると900円となります。
つまり、リース月額900円分を本体価格に上乗せすれば、
カウンター料金を3年間無料にしても元は取れる仕組みになっています。
この場合、月にかなりの枚数を印刷する企業にはメリットが出ますが、販売側はそういった企業には提案しません。
こういう業者のターゲットは、利用枚数が1000枚前後のオフィスです。
また、3年以内の解約だと違約金を請求される場合や、
旧式のコピー機を格安で提供している販売店もあったりします。
コピー機は販売された年月から8～9年でメーカーの部品供給が終了することが多いのです。
旧式のコピー機だと3年程度経過した製品が多いため、実際に使用耐久年数の残りは6年程度ということになります。
リースの月額料金の10分の1程度でコピー機が使えるようになるのがメリットですが、
再リースの段階ではほぼ使えなくなるので、あまり使用頻度が高くない企業は旧式の製品を買わないほうが良いと思います。
この様にひとくちにコピー機を扱う業者と言っても様々なので、
一つの指針として本体代金とカウンター料金をしっかりと明記しているほうが金額の透明性も高く、判断しやすいのです。
メーカー直販のメリット・デメリット
まず、メーカー直販の最大のメリットは、定期的なメンテナンスがあるということです。コピー機の部品は消耗品が多く、しかもインクトナーの漏れなどが発生することもあるため、
定期的にクリーニングや保守点検が必要となります。
こうしたメンテナンスを定期的に行なうことで、コピー機を長く使うことができます。
メーカー直販で導入した場合、こうしたメンテナンスが手厚いことが多いのです。
逆に、スポット（問題があった時だけ訪問する）だけの業者からコピー機を導入すると、
こうした定期的なメンテナンスが疎かになりがちです。
ただ、デメリットもあります。
こうしたメーカーのメンテナンスは、多くの取り引き先企業が相手なので、
1件についての対応にあまり時間をかけられないのです。
さらに、近年では人件費削減などを目的にメーカー側がメンテナンスの回数を減らしたり、
技術員の代わりにパートの従業員をメンテナンスに行かせることが増えているという話を耳にします。
そして、そういった人材はコピー機以外の知識に欠けているということも往々にしてあり、
きめ細かい相談に乗ってくれるかどうかは担当者次第となってしまいます。
専門業者のメリット・デメリット
実は、販売店のメンテナンスはレベルが上がってきており、コピー機自体の性能も上がって修理が簡単になったため、技術的な面でもメーカーと遜色ない対応が可能となってきました。
保守点検に来てくれるメンテナンス員として、技術や知識を持っている人が来てくれることが大切です。
さらに、トラブルの際に1時間以内に訪問してくれる、または電話で解決してくれるか対応が迅速かどうかというのも判断基準となりますね。
このように、今ではメーカー直販も専門業者からのコピー機調達も、
メンテナンスに関しては（きちんとした業者を選べば）遜色ないので、
あとは導入のためのコストと契約内容で選べば良いといえます。
コピー機に限らず、何かを購入する場合は、その会社や担当者との関わりは欠かせないものです。
では、どういった業者を選ぶべきなのでしょうか。
コピー機導入については、長く使うものですし導入のための投資も馬鹿にならない額なので、
より一層の慎重さを持って取引相手を選ぶべきでしょう。
会社や営業マンの信用度
まず、コピー機導入に際して考えるべきなのは、その営業担当者が複数メーカーの提案をできるか、
押し売りをしないかということです。
複数メーカーの提案ができるということは、その営業担当者がコピー機についての幅広い知識と経験、
提案実績を持っているという証明になります。
ですから、そういった営業担当者から話を聞けば、要望に合った機種を選べる可能性が高いです。
また、その販売業者がコピー機のみを扱っているのか、固定電話やインターネット回線まで扱えるのかまでチェックしましょう。コピー機も今はインターネットと切り離せない機器となっています。
元々はコピー機についてのトラブルだとしても、ネットワーク側に問題があった場合や、
ほかに相談したいことが出てきた際に、その販売会社にまとめて相談できると利便性も高いですし、
コストも一本化できて請求をグロスにしてもらうことによる値引きの交渉も行ないやすいといったメリットがあるのです。
その為にも、取引しようと思う相手の企業に対する信用度は必ずチェックしてください。
ビジネス用語では、これを与信管理というのですが、ビジネスの現場では基本中の基本です。
最近では、ごく簡単なことですが、その会社が独自のウェブサイトを開設しているかどうかが一つの指針となります。
逆に言えば、WEBサイトすら存在しないような業者は要注意ということです。
この程度のことなら、事前にWEBで検索して情報を調べられるので、手間を惜しまないようにしましょう。
サポート体制等
そして、これも当然のことですがコピー機を導入した後のサポート体制もチェックしたいものです。
コピー機は、売ってしまえばそれで終了という機械ではありません。
販売だけで保守管理を行なわない業者は、売りっぱなしになってしまい、その後の対応が疎かになる場合があります。
いくらコピー機の本体価格が安くても、その後にメンテナンスに無駄なコストを使ってしまうことになります。
購入方法を理解しておく
複合機は高額な商品になるので、新品市場だけでなく中古市場も活発です。
新品と中古、どちらを選べばお得になるのでしょうか。
こちらでは、新品と中古それぞれの特徴を紹介しています。
新品コピー機の特徴とメリット
新品コピー機のメリットは、新しくて便利な機能が豊富に搭載されています。
工業製品というものは新しければ新しいほど、最先端の技術を使って製作されている為です。
もちろん、メーカーもメンテナンスを手厚く設定しているため、
ランニングコストが安くなるといったメリットも見逃せません。
3年以上使うのであれば、中古のコピー機を購入するより新品のほうが総額で安くなるといった可能性もあるのです。
あえてデメリットを挙げるとするならば、リース契約の場合は途中解約ができないこと、
購入の場合は本体価格が高いため初期費用がかかるということでしょう。
もし、新品のコピー機を導入するならリース契約の内容は必ず確認しておいてください。
そして、解約する場合のリスクというものもきちんと認識しておくといったことが必要になります。
中古コピーの特徴とメリット
一方、中古コピー機を導入するメリットとしては、本体価格が新品の3～4分の1程度なので、
初期投資が少なくて済むという点です。
ただ、一般的に中古コピー機はカウンター料金が高く設定されていて、新品の2倍程度というケースが多いのです。
また、メンテナンスが付いていても中古コピー機なので3年落ち、4年落ちの製品なのは変わりありません。
長期間の使用に耐えられるものではないということは認識しておく必要があります。
また、業者によってはメンテナンスがないというケースもありますので注意しましょう。
前述しましたが、中古コピー機の本体価格は新品の3～4分の1程度で済みますが、
トータルのコストを考えたら3年以上コピー機を利用する場合は新品のほうがコスト面でのメリットが大きいです。
理由として、たいてい中古コピー機は3年程度で買い替えが必要になるからです。
つまり、3年ごとに本体価格の支払いが発生するというわけです。
こういう理由から、実は長い目で見ればコピー機は新品を導入するのがオススメなのです。
中古コピー機は、あくまで短期間での利用と考えたほうがいいでしょう。