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コピー機にはスキャン機能があり、コピーをする際に使われるものですが、最近ではそのスキャン機能を用いて、書類を電子化し、情報共有に活用しています。
そんなお役立ちテクニックをご紹介しましょう。
元原稿をデジタル化して管理すれば経費節減に
A4のビジネス文書や雑誌、書籍、レシート、マニュアル、カタログなど、私たちの生活やビジネスシーンには紙の書類が数多く存在しますよね。
しかし、これらの紙の書類は場所を取るので保管が大変ですし、大量の紙の中から必要なものだけを探し出すのも一苦労です。
そんな悩みを解決してくれるのが、コピー機のスキャン機能を使って、紙の書類を画像ファイルとして取り込んで、PC上で管理する方法です。
紙の書類をスキャンしてデジタル化しておけば、スペースを取らずに書類を管理できます。
例えば、8GBのUSBメモリーなら、A4のカラー文書を約2万枚も保管することができるのです。
これがモノクロの書類なら、さらに数倍規模の枚数を保管できてしまいます。
このように、紙の書類保管のために割いていたスペースを有効活用できるデジタル化のメリットは計り知れないものがありますし、当然ながら紙による印刷はコストがかかるので、その削減も急務だと言わざるを得ませんね。
デジタル化した原稿はPDFで誰でも閲覧
紙の書類をデジタル化するもうひとつのメリットは、書類の「検索」が容易なことです。
コピー機のスキャンにはOCR（光学文字読み取り）機能というものがあり、これを使うことでスキャンした画像から文字データを生成し、それを対象にすることで検索が可能になるのです。
紙の書類では、たとえきちんと分類し整理したと思っていても、目的の書類を探すには時間がかかりますよね。しかし、PCの検索機能を使えば瞬時に見つけ出すことができます。
さらに、その書類をPDFという米国アドビシステムズが開発したファイル形式で保存しておけば、ほとんどのPCユーザーが閲覧できるので便利です。
このように、時代はいよいよペーパーレスへと進んでいます。
もちろん、コピー機ドットコムではこうした書類の電子化に対応した機種のご提案もさせていただきますので、オフィスのコピー機に関するお悩み、どんなことでもお気軽にご相談ください。