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コピー機の保守・メンテナンス方式には、様々なものがありますが、大きく分けてカウンター方式とトナーキット方式の2種類があります。
この2つにはどんな特徴があるのか、違いとは何なのか、詳しく解説しました。
カウンター方式とは
カウンター方式は、月々の基本料金＋（印刷枚数×単価）が請求される方式です。
例えば、月々の基本料金が1万円、印刷単価が5円だとして、月に1万枚印刷した場合には1万円＋(1万枚×5円)で6万円が請求されることになります。
また、基本料金のうちに「月○○枚までの印刷料金を含む」という場合もあります。
その場合には、月々の決められた枚数を超過した場合、超過した分の費用を払うことが必要となります。
基本料金の中には基本的にコピー機の部品の点検や交換を含む保守点検料が含まれています。
費用は毎月使った分の支払いとなるので、基本的には後払いになり、保守料金はコピー機を保有している場合には毎月の請求が行われます。
トナーキット方式とは
月々の印刷枚数を基準とした料金を支払うカウンター方式と比較して、「どれだけトナーキット（印刷のために使うインクセットのようなもの）を使用したか」を基準に支払いを行うのがトナーキット方式です。
トナーキットを購入するとそのトナーキットが切れるまで保守点検が行われるという方式です。
例えば、1万円のトナーキットを購入して、2000枚の印刷でトナーキットが切れた場合、そのトナーキットが切れてしまった時に月の途中でも保守点検が受けられなくなります。
またトナーキットを購入すれば、保守点検を継続して受けることができるようになります。
トナーキットに含まれるインクの使用量はプリントする書類によっても異なるので、例えば文字数が多い書類を印刷する場合には、印刷可能枚数が少なくなってしまうこともあります。
両者の比較について
さて、2つの保守点検方式がありますが、それぞれを比較した場合、基本的にはカウンター方式を選択した方が得です。
トナーキット方式の方が1枚当たりの代金も高くなりやすく、またカウンター方式では印刷枚数によって保守点検料が決められるので、例えばトナーを大量に消費する黒一色の書類を印刷しても費用は変わりません。
そのため、毎月ある程度印刷する場合には、カウンター方式を選択した方が良いでしょう。
しかし、トナーキット方式にもメリットがあります。それは、「トナーキットを購入しない限り費用はかからない」という点です。
カウンター方式は年単位の契約となることが多く、1年の間に全く書類を印刷しない月があっても、毎月の費用は発生します。
トナーキット方式ではトナーキットを購入した時だけ費用がかかるので、例えば、「ほとんど印刷はしないが3月にだけ書類が必要になる」といったオフィスや、夏休み・春休みの期間に印刷する書類の枚数が極端に減る学校などでは、トナーキット方式が選択されることもあるようです。