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今回は会社には必ずあるコピー機の対応年数と替え時についてご紹介します。
この記事を読んでいる皆さんの会社のコピー機は何年くらい利用していますか？契約はリースでしていますか？それとも中古ですか？
新品と中古、それぞれの耐用年数の確認の仕方のポイントを教えます。
新品コピー機について
まず、新品のコピー機の対応年数についてですが、基本的には5年です。（もしくは300万枚印刷）
5年というと「たったそれだけしかもたないの？」と思う方もいるかも知れませんがおおよそ5年前後とされています。
何故かというとコピー機は劣化しやすい部品が多く、例えばゴムやスポンジのようにそのまま放置しておいても劣化しやすい物が使われていて、使わなくても劣化するのに使用頻度が多ければ尚更劣化します。
通常リースなどでの契約となると、大体5年から6年ですが、使用頻度が多い場合などは対応年数よりも前に故障などが起きてしまう可能性があります。
中古コピー機の場合
次に中古コピー機についてですが、中古のコピー機は新品のコピー機と違い寿命を判断するのはかなり難しいです。
理由としては使われていた頻度、環境などわからない点が多いことにあります。
しかし、わからないながらも下記の4つのポイントで大体の目安を知ることはできます。
年式
年式が分かれば寿命が5年と考えてある程度の判断ができます。
使用頻度
車で言うところの走行距離です。
コピー機にはカウンタ表示という使用頻度を表す指標があるのだそちらを目安に判断すると良いでしょう。
定期点検はされていたか
本来定期点検は受けていて当たり前のものですが、念のため確認しておいた方がよいかもしれません。
消耗品が交換されているか
説明するまでもないかも知れませんが、交換されていなければその分寿命は短くなります。
買い替える前に
新品・中古それぞれの貸与年数の確認の仕方のポイントについてみてきましたが、実際に買い替える前にしっかりチェックしておかなければならないことがあります。
それは「使用頻度が変化したかどうか」です。
実際以前より使用頻度が高くなったのか、または同じくらいなのか、もしくは逆に使用頻度が減っているのか。
コピー機には毎分20枚コピーできるものや25枚コピーできるものなど種類があります。
カラースキャナー、Macと連動させるかどうか、インターネットFAXを使用するかどうか、など業務拡大や業務の変更によりオプションを考え、複合機にするかどうか、カラーかモノクかなども踏まえ会社での使用方法を見直して買い替えを検討しましょう。