目次
コピー機・複合機は、オフィス業務に欠かせない存在です。しかし、日常的に使用する機器であるがゆえに、紙詰まりや画質不良、突然のエラーなど、さまざまなトラブルが発生します。
本記事では、コピー機が故障する原因から、修理を依頼する前に確認すべきポイント、保守契約の種類と選び方までを網羅的に解説します。「修理費用を抑えたい」「保守契約を見直したい」と考えている方は、ぜひ参考にしてください。
コピー機が故障する主な原因とは？
コピー機の故障は、突発的に起こるものだけでなく、日々の使用による劣化が原因となるケースも少なくありません。代表的な原因は以下のとおりです。
- 消耗部品の劣化：定着器、ドラム、給紙ローラーなどは使用枚数に応じて摩耗します。
- 紙詰まりの繰り返し：誤った用紙設定や湿気を含んだ用紙の使用が原因になります。
- トナー・インク関連の不具合：純正品以外の使用や保管状態によってトラブルが起こることもあります。
- 設置環境の問題：高温多湿、ホコリの多い場所では故障リスクが高まります。
修理を依頼する前に確認したいチェックポイント
コピー機に不具合が出たからといって、すぐに修理業者へ連絡する前に、まずは以下の点を確認しましょう。
電源・配線の確認
- 電源コードがしっかり差し込まれているか
- ブレーカーが落ちていないか
紙詰まり・用紙設定の確認
- 用紙サイズ・種類が設定と一致しているか
- 詰まった用紙が内部に残っていないか
エラーメッセージの内容確認
- 操作パネルに表示されているエラーコードやメッセージをメモする
コピー機の保守契約とは？
コピー機の保守契約とは、故障時の修理対応や定期メンテナンスをあらかじめ契約しておくサービスのことです。契約内容によっては、出張修理費・部品代・作業費が含まれるため、突発的な高額修理費を避けられます。
保守契約の種類と特徴
コピー機の保守契約には複数の種類があり、使用頻度や印刷枚数によって最適な契約は異なります。
故障時のみ費用が発生するスポット保守、年間で一定のサポートを受けられる年間保守、印刷枚数に応じて料金が決まるカウンター保守などが代表的です。
それぞれ費用体系や対応範囲に違いがあるため、自社の利用状況を把握したうえで選ぶことが重要です。契約内容を理解せずに選ぶと、想定外のコストが発生するケースもあるため注意しましょう。
スポット保守
- 故障の都度、修理費用を支払う方式
- 使用頻度が少ない場合に向いている
年間保守契約
- 一定期間、修理・メンテナンスを受けられる契約
- 年間コストを把握しやすい
カウンター保守契約
- 印刷枚数に応じて料金が発生
- 大量印刷を行うオフィス向け
キット保守契約
- トナー購入を基準に修理や部品交換が含まれる
- トナー管理と保守を一元化できる
詳しくは「コピー機・複合機の保守契約は4種類！保守内容と特徴を解説！」をご覧ください。
どの保守契約を選ぶべき？利用環境別の考え方
- 小規模オフィス・使用頻度が低い：スポット保守
- 毎日安定して使用する：年間保守・カウンター保守
- 大量印刷・コスト管理重視：カウンター保守
修理・メンテナンスで失敗しないための注意点
コピー機の修理・メンテナンスで失敗しないためには、費用だけで判断せず、契約内容やサポート体制を事前に確認することが重要です。修理範囲や部品代の扱い、出張費の有無は保守会社ごとに異なります。
また、トラブル発生時の対応スピードが業務効率に直結するため、訪問対応の早さや受付体制も確認しておきましょう。実績があり、継続的なサポートを受けられる業者を選ぶことが、長期的なコスト削減と安定運用につながります。以下が修理・メンテナンスで失敗しないための注意点になります。
- 契約内容に含まれる修理範囲を必ず確認する
- トラブル時の対応スピードをチェックする
- 販売店・保守会社の実績やサポート体制を見る
まとめ｜コピー機のトラブルは事前対策が重要
コピー機の故障は完全に防ぐことはできませんが、日常的なチェックと適切な保守契約によって、リスクとコストを大きく抑えることができます。
修理前の確認、保守契約の理解、自社に合った契約選びを意識し、安心して使えるコピー機環境を整えましょう。
コピー機ドットコムのメンテナンス対応エリアについては「コピー機・複合機のメンテナンス・提案可能エリア」をご覧ください。