目次
ビジネスシーンでは、チャットやメールが主流になっていますが、FAXもよく使われています。
FAXを利用したい場合、コピー機に付いていると便利です。
そこで、「FAX付き複合機」の特徴や導入するメリット・選び方についてご説明します。
また、利用する際に知っておきたいFAXの送り方や注意点についてもご紹介しますので、参考にしてみてください。
ビジネスシーンで活躍！FAX機能付きの複合機
「FAX機能付き複合機」とは、コピーなどをするプリンターに、FAX機能を搭載したものです。
複合機とは、スキャンやデータをPDFにする・スマートフォンと連携するなどの機能があり、多機能になっています。
多くの複合機にはFAX機能がついていて、ビジネスシーンで利用されているのです。
FAX機能付き複合機を導入するメリット
FAX機能付き複合機を導入することで、書類の送受信に利用できることがメリットです。
ビジネスシーンでは、見積書や請求書などの書類を送受信して、他支店や取引先とやり取りをしています。
メールを利用しても構いませんが、すぐに見てくれるとは限りません。
また、データとして送信できますが、受け取った人が印刷をする手間もあるでしょう。
そのような時に利用するといいのが、FAX機能付き複合機なのです。
相手方に電話を入れてから送信すれば、すぐに見てくれる可能性が高まります。
受信したFAXをそのまま印刷すれば、データから印刷する手間も少ないです。
つまり、オフィスでのやり取りに重宝するでしょう。
FAXとコピー機が複合している場合、それぞれを別々に購入する必要がありません。
よって、1台で両方の機能が利用できるのもメリットで、別々に導入する場合、購入する時の手間も多くなります。
また、利用する時にも、機器同士を往復することになるので、手間がかかるのです。
同じ機器に両方の機能を取り揃えていれば、業務の効率化が図れます。
さらに、維持費やメンテナンスが1台分で済み、置き場所も省スペースになるのがメリットです。
FAX機能付き複合機の選び方
導入するFAX機能付き複合機を選ぶ時には、搭載機能を確認するといいでしょう。
機器によって搭載機能は異なるため、ビジネスで使用する機能に合ったものを選択します。
例えば、「データをPDF化」という機能があり、画像やPDFデータとして残しておきたい場合は、あると便利です。
コピーだけでなくスキャンもできると、書類の整理に役立ちます。
一方、FAXとコピーのみで構わないという場合は、他の機能を搭載する必要がありません。
搭載機能の数によって、FAX機能付き複合機の価格も異なるため、機能は重要視した方がいいでしょう。
FAXのサイズについても確認して選ぶことが大切です。
特に対応できる用紙サイズや倍率がニーズに合っていないと、上手に活用できません。
大きさやデザイン・使い勝手にも注目し、試してから選択するのが望ましいです。
また、資料を作成する機会が多い場合は、ソート機能とステープル機能も注目しましょう。
ソート機能とは、仕分け作業をすることで、指定の部数ごとに分けてくれます。
例えば、「20ページ1組を10部」と設定した場合、自動で20枚組を10部に分けて印刷してくれるのです。
ソート機能があれば、手作業で分ける必要がなく、手間だけでなくミスも防げます。
ソート機能後にホッチキス留めまでするのがステープル機能です。
この機能は大量の部数を印刷し、ホッチキス留めまでしないといけない場合に役立ちます。
ステープル機能を使う場合は、オプションで「フィニッシャー」を導入することが必要です。
フィニッシャーは穴あけや折り畳み機能・ホッチキス留めなどができます。
「インターフィニッシャー」は10枚以下をまとめる時に利用され、「サドルフィニッシャー」は100枚など枚数が多い時に使うものです。
FAX機能付き複合機のオプション価格は、どちらのフィニッシャーを付けるかでも異なります。
また、機種によって対応していないものがあるので、確認が必要です。
複合機を使ったFAXの送り方
複合機を使ってFAXを送信する時は、自動送り装置に原稿を置きます。
その際、原稿は上向きにしますが、原稿台ガラスを使用する場合は、原稿は下向きです。
よって、機種のタイプによって、原稿の向きが変わります。
万が一、向きが異なっていると、送信したい部分が送れないため、注意が必要です。
次に、送信する相手のFAX番号を入力し、送信ボタンを押します。
原稿が読み込まれるため、その時は原稿を取り出さないように注意しましょう。
通信されたことを確認してから、原稿を取り出します。
ビジネスでFAXを送る時の注意点
ビジネスシーンでFAXを送る時には、マナーを守ることが大切です。
具体的なマナーとして、「FAXの送付状添付」「読みやすくする」「送れたかの確認」があります。
それらの詳細についてご説明します。
FAX送付状を添える
FAXを送る時には、「FAX送付状」を添えることで、相手に知らせることができます。
記載されている内容や送信枚数を書面にして、あらかじめ送るといいでしょう。
タイトルには、「FAX送信書」「FAX送付ご案内」などと記載します。
FAX送付状に必要な項目は、日付とタイトル・宛先・送信元などです。
挨拶文や送信枚数・送信内容も簡潔に記載していると、相手が理解しやすくなります。
送信した日付は、FAXの内容を確認する時に重要な項目です。
問い合わせがある時も、日付はあれば分かりやすくなります。
送信先は、相手の会社や部署名・役職・名前をしっかりと書くことが大切です。
役職名の後に「様」を付けると二重敬語になるため、名前の書き方におけるマナーもしっかりと守りましょう。
送信元は会社や部署名だけでなく、住所や連絡先も入れてあると丁寧になります。
読みやすさを重視する
読みやすいFAXを送ることも大切です。
もし、ページ数が多い場合は、全部のページに番号をふっておきましょう。
順番通りに送信することはマナーですが、万が一に備えてページ番号は必要です。
また、見にくい箇所がある時は拡大しておくことで、相手に配慮したものになります。
文字が小さいと、相手側が読みにくかったり、印刷で文字がつぶれたりするので注意しましょう。
きちんと送れたか確認する
ビジネスシーンでFAXを利用する際、送れていないとトラブルを起こしやすくなります。
送った直後に確認をして、しっかりと送れたかを確認しましょう。
もし、「再ダイヤル待機中」「再ダイヤル待ち」と表示されている場合は、送れていない可能性があります。
受信できたかの確認では、直接電話で確認するのが望ましいです。
相手にすぐ確認してもらえれば、見づらい箇所があった時の確認など、丁寧な対応ができます。
FAX機能付き複合機を安く導入する方法！
FAX機能付き複合機を安く導入したい場合は、レンタル販売やリース販売を利用するのも手段です。
購入しても構いませんが、利用頻度や料金を考え、レンタルやリースがよければ検討してみるといいでしょう。
レンタルやリースの場合、初期費用が安くなり、さまざまな機種から選択可能です。
利用している途中でも、使用頻度や必要な機能によって、機種を変更できます。
つまり、購入するとその機種を使い続けないといけませんが、レンタルやリースなら機種選択に柔軟性があるのです。
「コピー機ドットコム」は、レンタルやリース料金の安さを特徴にしています。
また、全国的に展開していて、メンテナンスなどのサポート体制も整っている業者です。
メリットの多いFAX機能付き複合機を活用しよう！
FAX機能付き複合機は、書類の送受信で利用でき、一台で何役も行えることがメリットです。
省スペースでもあり、維持費も一台分で済みます。
さまざまな機能を搭載しているため、ビジネスシーンで重宝するのです。
また、FAXを送る時はマナーを守り、相手が分かりやすい送信を心掛けましょう。
これを参考に、FAX機能付き複合機を活用してみてください。