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オフィスで複合機を使用する際、wifiに繋いでおくことで、ワイヤレスになります。
オフィスの無線化(ワイヤレス化)する時には、基礎知識を知っておくといいでしょう。
そこで、オフィスをワイヤレス化するメリットとデメリット・注意点・無線化する方法についてご紹介します。
オフィスの無線化に興味のある方は、参考にしてみてください。
オフィスや複合機の無線化とは？
オフィス内に無線LANを導入することで、パソコンや複合機の無線化ができます。
無線化とは、さまざまなケーブルを繋がなくても利用できるワイヤレス状態のことです。
今までの複合機は、ケーブルをパソコンなどのオフィス機器に繋がないと、利用できませんでした。
近年はインターネットの高速化が進むと同時に、無線LANも浸透してきたのです。
スムーズに無線LANを使用できる環境が整ったことで、ケーブルとオフィス機器を繋がなくてもいい無線化ができるようになりました。
オフィスの無線化に合わせて、複合機もワイヤレスで接続可能になっています。
ただし、複合機の無線化は、全てのケーブルがなくなるわけではありませんので、電源と各機器を繋ぐ電源ケーブルは必要です。
無線LAN？ Wifi？ オフィス無線化の基礎用語
「無線LAN」とは、建物など限られた範囲で電波を繋ぎ、ケーブルなどの線がなくても通信できるものです。
「LAN」はローカルエリアネットワークの略語で、LANがあれば、相互にデータの通信ができます。
ケーブルを介しているのは「有線LAN」ですが、ケーブルがなく、有線接続しない無線ネットワークを無線LANというのです。電波を受信するための無線ルーターが必要になり、「無線LANルーター」や「無線LAN中継器」などを設置します。
「wifi」は無線LAN規格の一つで、国際標準規格の「IEEE 802.11」を採用したものです。
同じ規格なら、メーカーや機種が異なる製品でも接続できます。
無線LANを取り入れている場合、wifiを利用している場合が多く、無線LANの代名詞にもなっているのです。
オフィスを無線化するメリット
オフィスで複合機やパソコンを無線化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
これから、「配線がなくなる」「機器の移動がしやすくなる」などのメリットについてご説明します。
配線がなくなってすっきりする
無線化すると配線が必要なくなるため、見た目がすっきりとします。
オフィス内には大量の機器があり、全てをケーブルで繋いでいると、見た目や足元がごちゃごちゃする場合が多いです。
無線化してケーブルがなくなれば、オフィスの全体がすっきりします。配線がないことは、見た目だけの問題ではありません。ケーブルは束になっていることがあり、埃も溜まりやすいです。
埃が溜まると労働環境の悪化や火災のリスクを伴いますが、無線化していれば安全かつ安心して利用できるでしょう。
また、有線接続の場合はデスク上にもケーブルが延び、乱雑になってしまいます。
ケーブルがないとデスク全体が使えるだけでなく、線が抜けるなどの心配もありません。
パソコン等接続機器の移動が自由にできる
パソコンなどの接続機器を自由に移動できるのも無線化のメリットです。
オフィス機器を配置する際、ケーブルがある場合は、置く場所やケーブルの長さなどを気にしないといけません。
よって、デスクやオフィス機器の配置場所が決められ、その場で仕事をしないといけないのです。
自由にパソコンも配置できず、オフィス内のレイアウトも限定されます。
一方、無線化されたオフィスやパソコン機器なら、自由に場所の移動が可能です。
つまり、固定された部署内だけでなく、会議室や休憩所・食堂などに機器を持っていけます。
会議やミーティングで自分のノートパソコンを使う時も、自由に運べて便利でしょう。
会議室や出張などでパソコンを移動したい時、有線接続だとケーブルを抜き差ししたり、運んだりしないといけません。
ケーブルの抜き差しは手間がかかるだけでなく、作業が煩雑です。
無線化していればそれらの手間がなくなり、接続のミスも防げます。
また、どの席で働いてもいいフリーアドレス制を導入している場合、人事組織変更で座席替えがある時にも、無線化している機器やオフィスなら、問題なく移動できるでしょう。
テレワークなど、働く場所や時間を自由に設定できる働き方もあり、無線化が重要になっているのです。
オフィスを無線化するデメリット・気をつけたいこと
オフィスでの複合機やパソコンの無線化は便利ですが、デメリットや注意点について知っておくことが大切です。
これから、「情報漏洩のリスク」「通信が不安定なリスク」についてご説明します。
情報漏洩等のリスクがある
オフィスの無線化は電波を介して通信しているため、オフィスで働く人以外が利用する可能性があります。
基本的にパスワードなどで限定された人のみ利用できる仕組みですが、無線LANで繋がっているネットワークが、悪意のある第三者から攻撃を受けることもあるのです。
そのような時にデータの改ざんや情報漏洩が起きる可能性もあります。第三者からの攻撃を防ぐためには、無線LAN環境を構築する際、セキュリティ面を強化することが大切です。
工事業者と納得いくまで話し合い、ネットワーク保護や利用者制限・管理者パスワードの設定をして、しっかりと対策しましょう。
通信が不安定で接続できないことがある
ケーブルでしっかりと繋がっている有線LANは、通信が不安定になることはありません。
しかし、無線LANは電波で通信しているため、環境によっては不安定になります。
利用している最中に、接続が途切れることもありますが、無線LANの接続は、昔に比べると安定してきました。
ただし、有線LANと比べると不安定なのはデメリットです。
もし、無線LANに障害が起きてしまうと、繋がっていた機器全てが通信できず、業務に支障が出ます。
無線LANが不安定で通信できないなど、万が一に備えてケーブルは揃えておきます。
有線LANでも使えるようにしておけば、緊急の時に対応できるでしょう。
また、インターネットの接続ができない時、機器が不具合を起こすと大変です。
不具合があった時の連絡先も確認し、インターネットが使えなくても対処できる方法を把握しておく必要があります。
複合機の無線化は簡単にできる
複合機やオフィスの無線化は、機器の設定や変更が大変そうと敬遠されてしまいます。
しかし、以前よりも設定や接続がしやすくなり、無線化の手順も簡素化されました。
各複合機のメーカーでも、Webページなどで接続方法を分かりやすく説明しています。
また、無線化した複合機を導入する際、一緒にパソコンの設定をしてくれる会社もあるので、設定が不安な時はお願いしてみるのもいいでしょう。
無線化の方法は機種によって異なりますが、基本的な手順は同じです。
まず、ネットワーク設定で「IPアドレス」「インターフェースを無線」に設定します。
複合機の操作パネルやリモコンを使い、初期設定で無線LANを選択して、SSIDとパスワードを入力すれば完了です。
無線化対応の複合機はコピー機ドットコムにおまかせ
複合機やオフィスの無線化をしたい時は、「コピー機ドットコム」に相談するのがおすすめです。
「コピー機ドットコム」では、オフィスの規模や職場環境に合わせた複合機を紹介してくれて、訪問相談もできます。
ネット配線やパソコン設定を依頼することもでき、オフィス機器やパソコンに詳しくなくてもいいのです。
また、メンテナンスが充実していて、アフターフォローもしっかりしています。
相談では24時間365日対応しているため、万が一のトラブルでも任せられるでしょう。
「コピー機ドットコム」を運営する「ビジョン株式会社」は、複合機以外のオフィス用品も取り扱っていて、オフィスの環境構築における相談をすることも可能です。
オフィスを無線化して快適なオフィスで働こう
オフィスや複合機を無線化することで、見た目や足元・デスクがすっきりとした状態で働けます。
自由に機器の移動ができ、業務の効率化も図れるでしょう。
しかし、情報漏洩や接続が不安定なリスクもあるので、しっかりと対策を練ることが必要です。
オフィスや複合機の無線化は、決して難しいことではありません。
サポートしてくれる業者もいるので、オフィスの無線化を取り入れ、快適に働ける環境を作りましょう。