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図面を扱う会社の場合、CAD機能が付いた複合機を導入しているところもありますが、実際にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
複合機にはさまざまな機能が搭載されているため、その分得られるメリットも大きいです。
今回は、CAD機能が付いた複合機を導入するメリットと導入時に押さえておきたいポイントなどを解説します。
そもそも「複合機」とは？
複合機とは、オフィス業務に必要な機能がまとめられている機械です。
具体的には、プリンターやコピー、ファックス、スキャンといった機能が1台に集約されています。
さらに、複合機で読み取った情報をデータとしてPCへ転送することも可能です。
単に書類を印刷・コピーするだけの機能が搭載されているものはプリンターやコピー機といいます。
複合機の種類によっては、「CAD」という機能が搭載されているタイプもあります。
CAD頻繁に使用する場合は、この機能が搭載された複合機を選ぶと便利です。
複合機がCADに対応していると、PCで作成した図面を読み取って簡単に出力できるようになります。
実際に導入する際は、メーカーや機種ごとの特徴を把握しておきましょう。
メーカー・機種によって使い勝手や機能性は異なります。
例えば、コピーしたい資料のサイズを自動で読み取って出力してくれる機種であれば、その都度サイズを指定する必要がないので操作が簡単です。
機械が苦手な社員が多い会社の場合、このようなタイプを選ぶと印刷やコピー時のミスの軽減につながります。
会社の状況や業務内容などに応じて複合機を選ぶことが大切です。
CADの機能付きの複合機を導入するメリット
この段落では、CAD機能が搭載された複合機を導入するメリットを解説します。
無駄を削減できる
CADを含むさまざまな機能が搭載された複合機を導入することで、これまで個別で使用してきた機器を1台にまとめることができます。
例えば、CAD専用の出力機やコピー機、連絡用のFAXなどを個別に所有していると、それだけオフィスのスペースを圧迫します。
複合機であればこれらの機能を1台で全て利用できるため、余計なスペースを取りません。
これまで使用してきた機器のスペースが減ると、オフィスに必要な面積も最小限に抑えられます。
より小さなオフィスで業務を行っても問題ないため、賃料を節約できる可能性があります。
電気代も抑えられ、業務に必要なコスト削減も可能です。
また、複合機は1台導入するだけで複数の機能を使用できるため、他の機器の導入・保守などに必要な費用も減らせます。
オフィスで使用する機器は、導入時の初期費用や定期的なメンテナンス、修理といったランニングコストも発生します。
特に、古くなった機器はより高い費用がかかる恐れもあるため、複合機はこのようなコスト面に関しても無駄を削減可能です。
業務効率化に役立つ
複合機が1台あれば、社内で所有する機械を減らすことができます。
これまで所有していた機械ごとの管理やメンテナンスの手間が省けるので、余計な作業を軽減可能です。
さらに、複数の機械を所有していると、それぞれのメンテナンスの時期がズレることがあります。
このような場合、機械ごとにメンテナンスの時間を取らなければなりません。
しかし、複合機であれば、その1台だけしかメンテナンスの時間を取られないので、その分業務時間を有効的に使えるようになります。
また、CAD機能付きの複合機はさまざまなアプリケーションと連携できる場合が多くあります。
例えば、タブレットやスマートフォンなどのアプリケーションと連携すると、モバイルワークやペーパーレス化などへの対応が可能です。
紙として資料を残す必要もなくなるほか、情報伝達速度の向上、編集がしやすいといった業務効率化につながるメリットが生まれます。
また、機種によってはCADの出力に特化した機能が付いているタイプもあります。
このような機種の場合、不定形の印刷範囲に合わせて用紙を自動でカットできる機能が搭載されていることもあり、人が手動でサイズを調整する必要がありません。
余計な手間が省けるため、よりスムーズに業務へ移れます。
CADの機能付きの複合機を導入する前に確認したいこと
実際にCAD機能が付いた複合機を導入する際は、上手に運用するためにもいくつか確認すべきポイントがあります。
ここからは、確認すべき3つのポイントを解説します。
使う頻度や制作物のサイズ
メーカーや機種によって、複合機が対応している制作物のサイズや耐候性は異なります。
そのため、導入前にはどの程度、CAD機能を活用するのか、どのくらいのサイズが必要かなどを想定しておきましょう。
これらを想定しておかなければ、どの程度の機能が複合機に必要かを検討できません。
特に、出力可能なサイズは機種ごとに420mm〜5000mm幅まであるため、具体的に想定しておくことが大切です。
業務には必要のない機能や不要なサイズを出力できる複合機を導入してしまうと、余分にコストがかかってしまうほか、使用しない機能が多くなるため使い勝手が悪くなる恐れもあります。
また、複合機に使用される塗料に関しては、水性顔料インクに対応しているものが中心です。
中には、溶剤インクに対応しているものもあるため、購入前にはよくチェックしておきましょう。
さらに、機種やメーカーによって塗料の発色の良さも違います。
思ったような発色ではない場合、場所によっては印刷物が見えにくい恐れがあります。
どのような場所、用途に印刷物を使用するのかを考えて選ぶことも大切です。
管理方法
複合機を導入する際は、本体の設置場所を事前に決めて確保しなければなりません。
オフィス向けの複合機は大きいので、ある程度のスペースが必要です。
本体だけのスペースではなく、人が操作する、メンテナンス用のカバーを外すといったことも考えて余裕を持って設置しましょう。
また、複合機を管理する担当者を決めることも大切です。
複合機は定期的に用紙をセットしたり、中のインクを取り替えたりする必要があります。
日常的な管理ができる担当者を決めておくと、毎日スムーズに複合機を使用可能です。
さらに、複合機が何らかの理由で故障したなどのトラブルが発生した場合、担当者がいると対応しやすくなります。
簡単なトラブルであればその場で解決できるよう、担当者には複合機の仕組みや、よくある故障の原因と対策方法などを覚えてもらいましょう。
コスト
複合機の初期費用には、本体だけでなく配送費も含まれます。
さらに、導入後はインク代や用紙代、メンテナンス費などのランニングコストも発生します。
多くの機能が搭載され、用途の幅が広いタイプであれば、初期費用やランニングコストはより多く発生する可能性があるので、全ての費用を想定し予算内で収まるかどうかを確認しましょう。
機種によっては、本体価格は抑えられているものの、ランニングコストが高くかかるケースもあるので注意が必要です。
具体的には、型の古い複合機の場合、最新機種よりも本体価格は安いですが、修理用のパーツが少ないため故障時にはより多くの費用がかかります。
また、導入時は細部まで使用方法を想定して、発生するコストについてもシミュレーションを重ねることが大切です。
シミュレーションを行う際は、複合機を使用する頻度や用紙・インクの量など細かいところまで想定します。
CADの機能付きの複合機を賢く導入しよう
事前にじっくり検討を重ねてCAD機能が搭載された複合機を導入すると、業務上のさまざまなメリットを得られます。
「コピー機ドットコム」であれば、コストを抑えつつ複合機レンタルやリースを利用して購入することも可能です。
全国的にサービスを展開しているので、導入後も安心して使い続けられます。
機能やコスト、メリットなどを把握して、CAD機能が付いた複合機を賢く導入しましょう。