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複合機をリースする際にはリース会社が見積書を提出してくれるのですが、
正しく内容を理解したり確認しておかないと思わぬコストがかかってしまうことがあります。
このため正しく見積書を取ることや読むための力が必要とされているので、
今回は複合機リースの際の見積書の読み方や無駄な費用を抑えるためのコツを解説していきます。
複合機・コピー機のリースに見積書が必要な理由
複合機をリースする際にまず確認しておくべきだと言われているのが、リース会社が提出する見積書です。
見積書は商品の購入やサービスの利用前には必ず提示されなければいけないものだということは理解されているものの、
何故それが必要なのかという点も理解しておかなければいけません。
そんな見積書が複合機のリースで必要とされる理由としては、
リース料金の内訳を知るためや自社の使い方に合っているか確認するため、
そして適正な料金設定になっているのか確認するためだと言われています。
リース料金の内訳を知るため
見積書にはリースに関する料金の内訳が表記されています。
実はリース料金はただ単純に本体の購入価格を分割したものではなく、保険や輸送、設置にかかった費用が含まれていることが多いです。
このためリース料金が実際にどの程度かかってくるのか確認しておかないと、
本体の購入価格以外にかかってくる費用の内訳や総合的な費用を知ることができません。
ちなみにリース会社によってリース料金の計算に含む内容や内訳の項目が異なっていることがあり、
内容などの条件を揃えていない状態でリース料金だけで比較することが難しいのです。
またリース料金の支払いに関しても、分割払いは何回に分割するのかによって総合的に支払わなければいけない金額が異なってきます。
しかも何回に分割できるのかという点はリース期間によって異なるため、リース期間と分割で支払う金額がどのようになっているのか確認することも大切です。
このようにリース料金の内訳を知ることは、本体購入価格以外にかかってくる費用を把握してリース会社を比較する際の条件を揃えたり、分割払いに関する部分を確認する上で必要不可欠な情報と言えます。
自社の使い方に合うかを確認するため
リースできる複合機はリース会社によって色々な機種があり、機種によって備わっている機能や性能が異なってきます。
特に事業用の複合機で注目したいのが、年間使用枚数と機能面です。
例えば複合機で1日数枚程度しか印刷しない企業であれば、わざわざ大型の機種を利用するよりも小型の機種を利用した方が光熱費などの経費を削減できて合理的だと考えられています。
逆に1日で大量に使用する場合は小型の複合機では対応しきれないため、大型の複合機や省エネタイプなどたくさん使っても費用が掛かりにくいものを選ぶことが必要です。
また機能面に関しては自社に必要な機能が備わっているか確認するのはもちろん、不要な機能がついていないか確認することも大切だと考えられています。
不要な機能がオプションでついたまま見積もりが高くなっている可能性があるためです。
見積書にはリース予定の機種や搭載されている機能についての情報も記載されているので、自社に合った機種や機能になっているか確認しておくことでリース後のミスマッチを防ぐことができるのです。
ただ複数のリース会社で料金を比較検討する場合、違う機種や機能だと正確に料金を比較することができないため注意が必要となっています。
適正な料金設定になっているかを確認するため
見積書には様々な項目を含めた複合機のリースにかかる料金が提示されていますが、そもそもその金額が適正な設定になっているのか確認しておかなければいけません。
リース料はリース会社が複合機を購入した金額にリース料率をかけたものであり、リース料率そのものはリース期間によって異なるほか、ユーザーの業績や国内の経済状況などでも変化するものです。
そのため見積書でリース料を確認する際、リース料率がいくらで計算されたものなのか、そのリース料率そのものが適正であるのかどうか確認しておくことは非常に重要となります。
ちなみに前リースの残債が残っている場合、それも含めたリース料になっているという可能性もあります。
このように、場合によっては何らかの負債が次のリース料にかかってくることもあるので、その点を確認する上でも見積書は大切な存在だと言えるのです。
複合機・コピー機の見積もりに必要な基本情報
複合機やコピー機の見積もりを作成する際に重要な情報はいくつかあります。
まず最初に、以下の基本情報を把握することが重要です
印刷・コピーの需要と規模： どれくらいのボリュームで機械を使用するのか、
印刷やコピーの頻度はどれくらいかを知ることが重要です。
- 機能要件
どのような機能が必要かを確認しましょう。両面印刷、カラー印刷、スキャン、ファクシミリなど、具体的な機能要件を洗い出しておくと良いです。
- 速度と生産性
仕事の効率を上げるためには、機械の速度や生産性も考慮する必要があります。
- ネットワーク接続
インターネットやオフィス内のネットワークに接続する必要があるかどうか確認しましょう。
- 保守契約やサポート
機械の保守やトラブルシューティングに関する契約やサポートが含まれているかどうかを確認します。
- コスト
予算内で収めるために、初期投資だけでなくランニングコストや消耗品の価格も考慮しましょう。
複合機・コピー機の見積もりから導入までの流れ
- ニーズの明確化
利用目的や必要な機能、印刷量など、具体的なニーズを明確にします。これによって最適な機種や仕様を選定できます。
- 見積もりの取得
複数のベンダーや販売業者から見積もりを取得します。これによって価格や提供されるサービスを比較できます。
- 機種と機能の選定
取得した見積もりを元に、最適な機種と機能を選定します。単なる価格だけでなく、機能やサポート体制も考慮しましょう。
- 契約条件の確認
契約条件や保守契約、サポート体制などを確認し、社内で納得できる条件で契約を進めます。
- 導入計画
導入する際の計画を立てます。この計画にはコピー機の配置場所、ネットワークへの接続・配線などが含まれます。
- 設置完了
機械が届いたら、設置を行います。設置自体はコピー機ベンダーの工事業者が設置することが一般的です。また、利用者に対して操作方法などのトレーニングを実施し、基本的な操作やトラブルシューティング方法を教えます。
- アフターサポート
導入後もトラブルが生じた際にスムーズに対応できるよう、アフターサポートが確保されているかを確認します。
リース契約と同時に保守契約もする
複合機をリースする際、リース契約をするだけではなく保守契約をすることもできます。
それぞれの契約は別のものなのでリース契約のみにすることも可能ですが、保守契約も同時に行っておくことがおすすめです。
ただ見積の段階で同時に契約されているのか確認しておかないといけませんし、リース契約のみを結んだ後に保守契約をしようとすると保守料金を追加で請求される可能性があります。
このため同時に契約をしておくことで余計な費用をかけずに安心して複合機をリースすることができるので、必ず見積書で同時契約の形になっているのか確認しておきます。
なおリース会社によってはリース料の中に保守料金が含まれていることもあれば、リース料とは別で計算されていることもあります。
このため保守料金がどのような形で計算されているのかという点も、見積書で確認することができます。
複合機・コピー機の見積書を読めば業者の姿勢がわかる
このように見積書には様々な情報が掲載されており、確認することでリース後のミスマッチや思わぬ出費を抑えることができます。
ただ見積書の情報はほかにも、リース会社の姿勢についても確認できるというメリットがあります。
例えばリース契約の内容や保守契約の内容について詳細に見積書に記載しているリース会社は信用することができますし、相手に対して真摯に情報提供していると考えられます。
それに対して契約内容をあやふやに記載している場合は内容をごまかそうとしている可能性があり、見積書の内容だけではなくリース会社そのものの姿勢や信用を疑わなければいけません。
ほかにもリース料の計算にはどのような項目が含まれているのか、どのような手順で計算されているのかを確認することで、適正な計算をしているかどうかも判断可能です。
ここで適正な計算をしていないリース会社だと判断した場合は、リース会社の選定の見直しが必要だと言えます。
複合機・コピー機の見積書を確認するときのポイント・注意点
複合機リースの際の見積書の必要性や確認しなければいけないポイントはいくつかありますが、今回はその中でも特に見逃してはいけない注目ポイントとして知られている、リース期間、保守契約の種類、オプションの内容の3つのポイントについて解説します。
リース期間
複合機をリースする場合、必ず設定されているのがリースの契約期間です。
複合機は法定耐用年数が5年と設定されているため、リースされる場合も5年のリース期間で契約されることが一般的だと考えられています。
だからといって必ずしも5年でなければいけないというわけではなく、6年や7年という長期間でのリース契約も可能です。
リース期間が長ければ長いほどリース料率は下がる傾向があるので、1か月あたりのリース料金が安くなることから長期契約を検討する会社もあります。
ただここで注意しておかなければいけないのは、リース期間中に複合機が寿命を迎えてしまうリスクがある点と総合的な費用の問題です。
法定耐用年数が5年である複合機を6年以上リースすると、場合によってはリース期間中に複合機が寿命を迎えてしまう可能性があります。
そうなると新たにリース契約を結ばなければいけなくなったり、複合機を交換するための費用が発生することも考えられるのです。
またリース期間が長ければリース料率やリース料金は安くなるものの、分割回数は増えるので総合的な支払金額は高くなってしまいます。
このようなリスクもあるので、リース期間は必ず確認をしておきます。
保守契約の種類
保守契約には大きく分けて3つの種類があり、カウンター保守、キット保守、スポット保守があります。それぞれの保守は内容が異なるので、自社に合った保守内容のものを契約することが大切です。
カウンター保守は修理費のほかにもトナーなどの消耗品の交換費用が含まれている点が特徴であり、年間使用枚数が多い会社向けの保守契約となっています。
キット保守はトナーが無くなるまでの期間限定で保守を受けられるというもので、小規模の会社に適しています。
そしてスポット保守は修理が発生した時のみ保守が受けられ、修理に必要な部品代や修理スタッフの出張代、技術料などは実費です。
このように保守契約の種類によって大きく違っているため、自社に合っていないものを契約してしまうと導入後にトラブルが起こりやすいと言われています。
見積書には保守料金のほかにも保守契約の内容も記載されているので、料金だけではなく契約内容もしっかり確認が必要です。
オプションの内容
オプションとは給紙デスクや自動送り装置など、複合機に後付けすることができる機能や商品のことを言います。
リース会社や複合機の機種によっては自社で必要な機能をオプションで付けなければいけない場合もありますし、逆に自社に不要な機能がオプションに入っていることも少なくありません。
このオプションはリース会社が入れたいものはプランとして最初から設定していることもありますが、申し出ることでオプションを追加もしくは削除することが可能です。
特に不要なオプションは外すことでリース料を安くすることもできるので、見積書を確認して自社に必要なオプションが揃っているか、不要なオプションがついていないか確認しておきます。
納得したうえで契約することが大事
このように複合機のリース契約の際に提示される見積書には、様々な重要情報が記載されています。
そのため見積書は隅々まで目を通して内容を確認しておかなければ、リース後のトラブルやミスマッチが発生しやすくなります。
そのような問題を防ぐためにも、見積書の内容に納得した上でリース契約をすることが大事です。