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パソコンと接続する事で様々なメディアを印刷出来る複合コピー機は、オフィスワークにおいて心強い味方と言えるでしょう。複合機は一般的にパソコンとUSBで接続される事が多く、しっかり仕組みを理解しておくと設定やトラブルシューティングに役立ちます。
今回は複合機をUSB接続で利用するメリット・デメリットや注意点をご紹介します。
また、USB以外の接続方法も併せてご紹介するので参考にしてみてください。
USB接続とは
USB接続とは、その名の通りUSBケーブルを使用してパソコンと複合機を繋ぐ方法です。
ひとくちにUSBと言っても「Type-A」「Type-B」「Type-C」
さらにminiUSB・microUSB・Lightningなど規格や大きさの違いで様々な種類が流通しています。
使用するパソコンと複合機のそれぞれのUSB端子に対応してものが必要になるので注意しましょう。
なお、両端で異なる規格になっているものもあるのでUSBケーブルは1本用意すれば問題ありません。
USB接続を行うには、初回の設定時にメーカー公式のダウンロードサイトで「プリンタードライバー（単にドライバーという場合もある）」と呼ばれるソフトウェアをパソコンにダウンロードする必要があります。
このドライバーをインストールしておかないと、パソコンが複合機をデバイスとして認識してくれなかったり正常に動作しなかったりするのです。
なお、ドライバーのインストールが完了すれば今後パソコンと複合機をUSB接続する際にはインターネット回線は必要なくオフラインで利用出来ます。
USB接続のメリット・デメリット
一般的に普及しているUSB接続ですが、そのメリットとデメリットにはどんなものがあるのかを理解している人はどれくらい居るでしょうか。
ここでは、改めてUSB接続におけるメリットやデメリットを洗い出してご紹介します。
メリット
USB接続はドライバーさえインストールしてあればインターネット回線が不要となり、パソコン・複合機・USBケーブルの3点だけでセッティングが完結するというのがメリットです。
オフィス内のネットワーク環境が悪い場所に設置する場合には重宝する方法であると言えるでしょう。
セッティング方法もドライバーをインストールしてUSBケーブルで繋ぐだけなので、
あまり機械やネットワーク設定が得意ではない人でも簡単にセッティング出来るという点もメリットです。
デメリット
USB接続では基本的にパソコンと複合機は1対1でしか繋ぐ事が出来ません。
ケーブルで繋がれた端末同士でしか相互関係になれないので、
1台の複合機を複数台パソコンで利用したいという場合には不向きな方法なのです。
ただし、USB切替器を利用するなどセッティングを工夫すれば、
複数台のパソコンを1台の複合機に接続する事は可能になります。
パソコンの接続台数が増えると動作が安定しなくなるので、
複合機1台に対するパソコンの接続台数は多くても4代までにしておきましょう。
また、USB接続の場合はケーブルが届く範囲にしか複合機を設置する事が出来ないというのもデメリットです。
USBケーブルの中には10m以上の製品もありますが、パソコンと複合機をUSB接続する場合は動作の安定性を確保するためにケーブルは5m以内のものを使用する必要があります。
設置場所が限定されるので、場合によってはオフィスレイアウトをよく考える必要性も出てくるでしょう。
USB接続で印刷できなかった時の対処法
USB接続でパソコンと複合機を繋いでも、上手く印刷出来ないといったケースがあります。
こうした場合はすぐに故障を疑うのではなく、ポイントを押さえて冷静に対処しましょう。
まずは複合機の電源が入っている事を確認し、ディスプレイにエラー表示が出ているようであればマニュアルなどを参照しながら内容を確認してみてください。
また、USBケーブルが端子にしっかり挿さっていないと接続エラーになるので、
パソコン・複合機両方の端子をよく確認してみましょう。
USB接続の初期段階ではプリンタードライバーをパソコンにインストールする事になりますが、
印刷時にエラーが発生する場合はドライバーが何らかの理由で正常に行われていなかったというケースが考えられます。
また、古いバージョンのドライバーを使い続けていても同じようにエラーが発生する場合があるので、
ドライバーの再インストールやアップデートを試してみましょう。
これらの方法でエラーが解決しないようであれば、1度パソコンと複合機を再起動してみるのが効果的です。
USB接続でスキャンができないときは？
印刷データをパソコンから複合機に送るためには「スキャン」という作業が必要になります。
USB接続は一般的に普及している接続方法ではありますが、
機種によってはUSB接続でデータをスキャン出来ない事がある点に注意しておきましょう。
こうした機種では基本的にUSBメモリーを使用してデータをスキャンするか、
他の接続方法でパソコンと複合機を繋げる事になります。
また、USB接続でのデータスキャンに対応していても、スキャナドライバーを別途パソコンにインストールしなければならないというケースもある事も覚えておきましょう。
インストール方法は機種によって異なるので、メーカーの公式ページや取扱説明書を確認してみてください。
USB接続せずにUSBメモリーを使用して印刷する方法
出先などでUSB接続が利用出来ない環境でデータを印刷したい場合には、
USBメモリーをはじめとする外部メモリーを使って印刷するのが良いでしょう。
予めパソコンからUSBメモリーにデータコピーしておけば、
複合機・コピーのUSBポートに挿し込む事でそのデータを読み込んでくれます。
対応しているファイル形式はメーカーや機種によって異なるので注意が必要ですが、
一般的にPDFやJPEG・PNG・TIFFといった画像ファイル、Office Open XML（docx、xlsx、pptx）ファイルに対応している機種は多いです。
USB接続以外の接続方法
USB接続以外にも、各メーカーからは様々な接続方法を採用した複合機がリリースされています。
必要に応じて対処出来るように、ここではUSB接続以外の方法に関してセッティング方法やメリット・デメリットを把握しておきましょう。
有線LAN接続とは
オフィス内で比較的多くの人が複合機を利用する場合には、有線LANを用いた接続方法が便利です。
この方法ではモデムと有線ルーターを接続してインターネット回線を確保して、有線ルーターとハブ（中継器）、
ハブとパソコン・複合機をそれぞれLANケーブルで接続します。
USB接続では接続台数やケーブルの長さに制限がありましたが、
有線LAN接続はケーブルが続く限り接続台数を増やす事が出来るというのが大きなメリットです。
大規模オフィスでは重宝する接続方法ですが、オフィスレイアウトによっては接続に使用しているLANケーブルが邪魔になりオフィスの機動性を阻害する可能性があるというデメリットもあります。
ケーブル結束バンドを使用したり、OAフロアであれば床下にケーブルを収納したりして対応すると良いでしょう。
無線LAN接続とは
同じLAN接続でも、無線LAN接続の場合は大きく分けて2つのモードがある事を覚えておきましょう。
「インフラストラクチャーモード」と呼ばれる形式では、
モデムとルーターをLANケーブルで接続するところまでは有線LANと同じです。
ただし、パソコンに無線LANでインターネット接続を行う場合には、
それぞれのルーターで決められているID(SSID)とパスワードを入力する必要がある点に留意しておきましょう。
これに対して「アドホックモード」と呼ばれる方法ではネットワークを経由せず、
パソコンと複合機のお互いの無線LAN機能を使って直接データを送受信する事が可能です。
この場合はパソコン・複合機の双方が無線LAN機能に対応している必要があります。
無線LAN接続のメリットとしては、電波を利用してスマホやタブレットからでも複合機へデータを送信する事が可能であるという点が挙げられるでしょう。
電波が届く範囲であれば様々なシーンで印刷業務が可能になるのです。
一方で、無線LAN接続ではSSIDやパスワードの入力、複合機のWi-Fi設定などが必要となります。
他の接続方法よりも比較的セッティングに手間がかかるという点はデメリットと言えるでしょう。
Bluetooth接続とは
2000年代に登場した無線通信規格に「Bluetooth」と呼ばれるものがあります。
比較的新しい規格ですが、スマホやタブレットといったモバイルデバイスの普及によって認知度を高めている接続方法です。
使用する機器がBluetooth接続に対応していれば、ルーターを介さずに直接複合機とスマホ・パソコンなどをワイヤレス接続する事が出来ます。
Bluetooth接続はWi-Fiよりも消費電力が少ないので、長時間印刷業務を行う際には比較的有利な方法であると言えるでしょう。手軽さが魅力のBluetoothですが、一方で通信速度はWi-Fiの方が早いという場合が多いです。
オフィス環境に応じてUSB接続以外の方法も使ってみよう
今回の記事でUSB接続に対する理解は深まったでしょうか。
複合機のUSB接続は比較的簡単な設定が可能でありインターネット回線も必要としないため、
多くのオフィスで採用されている方法です。
USB接続で印刷が出来ない場合は、まず接続端子やエラーメッセージを確認して冷静に対処しましょう。
また、USB接続以外の接続方法にもそれぞれ長所・短所があります。
自社のオフィス環境に応じて、最適な接続方法を取り入れてみてください。