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複合機にはファイリングという機能も備わっています。
コピーやプリントなどの他のモードを使いながら、同時に本体のハードディスクや外部メモリーデバイスに元原稿をデータとして保存できたり、ドキュメントファイリングされた2つの別々のファイルを1つのファイルに結合したりします。
今回は、この便利なファイリングの機能をご紹介します。
ファイリング機能とは
複合機で行えるファイリング機能は、業務効率化につながります。例えば他のモードを使いながら同時にファイリングしたり、2つのファイルを1つのファイルに結合したり、ファイル保存時にPCから閲覧できるPDFファイルを作成したりできます。
よく使う書類は、複合機に保存して効率的に再利用することができる機能もあります。
これらの各ファイリング機能はどのように使用することができるのでしょうか。
ファイリング機能の使い方
例えば、コピーするついでにデータ化してファイリングしたいという場合、ファイリング機能を利用すれば、出力と同時にデータ保存することで、データ保存の作業の手間を省くことができます。
紙文書とデジタルデータが同時に作成できるというわけです。
2つのファイルを1つに結合する機能を使えば、資料や企画書をまとめる作業が簡単に行え、データを有効に活用することができます。
また、複合機のハードディスクにファイルを保存する際に、PC閲覧用のPDFを作成することができる機能もあります。
データの確認だけでなく、そのままプリント指示も行えるのでとても便利です。
また、各種申請書などの原紙を何度もコピーして使用するという場合、その原紙が劣化していくとコピーしたものの品質も落ちてしまいます。
そこで、複合機にドキュメントファイリングとして保存すれば、必要なときにすぐにデータを呼び出してプリントができるので、原紙が劣化する心配もなくなります。
また、大量の資料をコピーし終わった後に、もう一部だけ欲しい場合があったら、ドキュメントファイリングとしてハードディスクにデータが残っているので、初めから一枚一枚コピーをする手間がなくなります。