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社内の複合機の出力状況を自動で収集できる、複合機管理ツールはオフィスで非常に有意義な働きをします。
コスト削減施策のためのポイントを知ることができるだけでなく、機器の最適設置の検討、消耗品管理などを通して業務効率化を図ることができます。
複合機管理ツールとは？
現在、各社から社内の複合機を一元管理できる機器やツール、サービスが出ています。
複合機を管理する機能には、各機器の出力状況や使用頻度の高い機器やジョブ、消耗品の残りなどを確認できるものがあります。
中には、複合機だけでなく、オフィス内のクライアントPCやサーバ、ネットワーク機器、スマートフォンなどのIT機器なども併せて管理できるものもあります。
管理ツールでは、これらの機器の資産管理やセキュリティ管理などが行うことができます。
複合機管理で業務効率化を図る！
オフィス内にある複数の複合機の出力状況が一目で簡単に分かる機能は、出力コスト削減に役立てることができます。
アプリケーションによっては、出力統計をグラフやリストで閲覧することができるものもあります。
また、出力コスト削減には、利用中の機種や台数、ジョブ履歴、出力枚数、両面／Nアップの利用状況など稼働状況を網羅して把握することができます。
これによって、カラー印刷の必要ない文書が把握でき、是正することでコスト減が実現したり、両面/Nアップ印刷を推進したりといった施策が実現できます。
また、使用頻度が高い機器やジョブを把握することによって、機器の最適配置も可能になります。
中でも、エラーが発生したときに一目で分かるステータス管理や、省エネモードへの移行を設定できる節電管理ができることは、より一層業務効率化に役立つことでしょう。
また、トナーや用紙などの消耗品が減少したときには、交換時期を知らせるメールが自動配信される機能があるので、消耗品の補充も切らさず行うことができます。
複合機そのものの利用による業務効率も上げつつ、さらに複合機一元管理を行うことで全体的な業務効率を改善しましょう。