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コピー機にはPC-FAXという機能があるのをご存知ですか？
簡単にいえば、パソコンからFAXが送信できる機能です。
このPC-FAXについて、その操作方法や使い方をチェックしてみましょう。
パソコンからFAXを送るメリット
WordやExcelで作成した文書を印刷せず、そのままFAX送信できるのがPC-FAXの一番のメリットです。
わざわざ印刷する手間も、印刷にかかるトナーやインクなどのコストも省けますし、手書きならではの文字がにじんで読めないという事態も防ぐことができます。
また、PCの画面で送受信したFAX文書を見ることができるという利点や、送受信の履歴と文書をパソコン上で管理することもできる利点もあります。
また、もし誤植が見つかっても、PC上で簡単に直して再送信することができるのも便利です。
このPC-FAXは、一見、インターネットを介してFAX送信しているように感じられるかもしれませんが、実際は変わらず従来のFAX回線を使用するものです。
PC-FAXの使い方
PC-FAXは、それぞれの機種によって設定方法や使用方法は異なりますが、まずはPC-FAX用のドライバソフトをPCにインストールするのが通例です。
そしてFAX送信したいWordやExcelの文書について、印刷メニューのプリンタを選ぶプルダウンメニューから、先ほどインストールしたPC-FAXを指定します。
すると、PC –FAXのメニューが開くので、送信先の指定などを行います。
送信先を確定したら、送信ボタンを押すだけで、今開いている文書がFAX送信されます。
また、FAXの送付状を付けて送ることも可能です。
送信先を事前に登録しておけば、メール送信と変わらないスピードと簡単な操作で文書を送信することができるのもPC-FAXの利点といえそうです。
このPC-FAXとは別に、スキャンした原稿をメールで、インターネット経由でFAX送信することができる「インターネットFAX」というものもあります。
FAX送信は通話料がかかるので、インターネット経由で送ることはコスト減にもつながります。
日頃からFAX送信をする量が多いのであれば、インターネットFAXのほうがいいでしょう。