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今の時代は、個人情報や機密情報の管理は必要不可欠です。
ただ文書を管理するのではなく、地紋文字として「コピー禁止」などの文字列を入れることは、大事な文書を守る上で、一つの有効な方法です。
不正利用を防ぐためにも、一つ一つの印刷物に対して、丁重に処理しましょう。
とはいえ、コピーすると「コピー禁止」などの文字列が背景に浮かび上がる文書を作るのは通常、簡単なことではありません。
しかし、キャノンの複合機を利用すれば、それが可能になり、しかも簡単に実現するのです。
「コピー禁止」の隠れた文字列を埋め込もう
コピーをすると「コピー禁止」の文字列が浮かび上がる印刷物を作るには、複合機の「強制地紋印字」の機能を利用しましょう。
その方法はとても簡単です。
強制地紋印字のメニューを開き、設定する機能は「コピー」にするのか、「保存ファイルの利用」にするのか、「プリンター」にするのかを決めます。
次に印字の種類として「スタンプ」を選択し、「コピー禁止」「無効」「COPY」「マル秘」「CONFIDENTIAL」「社外秘」もしくは任意入力の中から選びます。
スタンプの他にも、日付や部数、シリアル番号、ID/ユーザー名などを選択し、印字することもできます。
最後に、背景の模様や印字サイズ、印字色などを指定して設定は完了です。
コピー不可でジョブロックも？！
また、キャノンの複合機には「強制ジョブロック」という機能も備わっています。
これは、機密文書などをコピーしようとしたときに、複合機のほうで「コピー不可」と表示され、コピーのジョブが実行されないようにすることができます。
これは、TLコードかQRコードのどちらかを利用して出力紙に情報を埋め込むことで、無断コピーを防ぐことができるしくみです。
コピー履歴もすぐに照会できてしまうので、文書管理の面ではかなり利用価値がありそうです。
文書の「コピー禁止」についての施策をこれほど強力に行うことができる機能にはおどろきですね。