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情報共有が簡単にできる「アドバンスドボックス」
複合機で情報共有することはまさにトレンド。多くの企業ですでに行われていることですが、より文書や電子文書についての共有が行われることによって、業務効率化が見込めます。
キャノンの複合機にある「アドバンスドボックス」は、まさにこの情報共有の潮流に合った機能。ちょっとした知識として、どのようなことが行えるのかをチェックしてみてください。
■アドバンスドボックスって何？
キャノンの複合機でスキャンを行った場合、4つの格納場所の選択肢があります。それは、ボックス、アドバンスドボックス、ネットワーク、メモリーメディアです。
この中で、ボックスとアドバンスドボックスは似ていますが、共有範囲が異なります。ボックス内には、複合機独自のファイル形式でデータを保存することができます。ファイルは必要に応じてプリント、メール送信などができます。
一方、アドバンスドボックスとは、コンピューターでも利用可能なファイル形式を扱う場所で、ボックスと同様に本機に備わっているハードディスクの格納場所です。また、共有スペースと個人スペースに分かれており、共有スペースに格納したファイルはネットワークで共有することができます。他の複合機におけるアドバンスドボックス上のデータにアクセスすることも可能です。
■スキャン文書や受信FAXが共有できる！
アドバンスドボックスでは、個人スペースと共有スペースを設定し、それぞれにアクセス制限をかけることができます。アクセス制限を「共有」にすれば、外部公開されるので、コンピューターともファイルのやりとりができるようになります。
複合機からスキャンした文書や、受信したFAXをこのアドバンスドボックスに格納しておけば、コンピューターから閲覧することができますし、必要に応じて出力することもできます。
このアドバンスドボックス機能で、サーバーを介さずに直接複合機のハードディスクと情報共有ができてしまいます。活用すれば大いに業務効率化につながることでしょう！
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