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今回は、システム管理者にとって、役立つ機能をご紹介します。
部門別にIDを割り振ることによって、プリントやコピーの枚数などの利用状況をチェックできたり、枚数制限をすることで、無駄な出力を抑えられたりとさまざまなメリットがある部門別ID管理。
複合機の導入を検討している方は、ぜひその機能をチェックしてみてください。
部門別ID管理を設定するメリット
キャノンの複合機には、「部門別ID管理」を行うことができる機能があります。
これは、管理者権限のある人がシステムにログインすることで、設定を行うものです。
複合機をある部門のメンバーだけに使用を制限し、共通のID番号と暗証番号を配布します。
各部門のメンバーは、ID番号と暗証番号で認証されてはじめて、複合機を利用することができるようになります。
部門のユーザーが複合機のタッチパネルディスプレーで直接、部門IDと暗証番号を入力します。
コピー、スキャン、プリントの利用状況が分かる
部門別ID管理を設定すれば、ID番号ごとに、コピーやプリント、
スキャンなどの機器の利用状況を把握することができるようになります。
また、何を管理の対象とするかということも設定することができます。
例えば、「ファイル保存／利用」、「受信トレイ」、「送信／ファックス」などを管理下におくかどうか選べるというわけです。
ただし、コピー機能は、「部門別ID管理」をONになっていれば、自動的に管理対象になります。
枚数制限も可能
この部門別ID管理は、ただ利用状況をウォッチできるだけでなく、制限枚数を指定することで、コスト管理を確実に行うことができるというメリットもあります。
プリントやコピーの枚数などを把握し、制限しながら最大限のコストパフォーマンスを生み出すためには欠かせない部門別ID管理の機能は、部署内の状況を把握する意味でも、あって嬉しい機能で管理者ツールとしてはかなり重宝することでしょう。。
複合機導入の際には、ぜひこのような機能も検討材料に入れてみてください。