統合認証システムで効率的に管理

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■統合認証システムで効率的に管理

統合認証システムで効率的に管理

コピー機に対する不満や要望をお客様からお聞きすると、無駄なコピーでコストがかかることや、機密文書を不正にコピーされることなどを挙げられます。そんなお悩みを解決するのが統合認証システムです。

●部門管理で印刷枚数を規定

コピー機のランニングコストを減らしたいと思っても、いったいどのような対策を取ればいいかわからないという声をよく聞きます。特にカラーコピーはトナー代もかかるため、あまりカラーばかり出さないよう出力管理したいという要望が多いのです。例えば、部署ごとにカラーコピーの上限を設定したいといった声に応えて、カラーを使用させない、または規定枚数を部門ごとに設定するなどコスト削減管理をすることができる機種もあるのです。
機種によって設定方法は少し異なりますが、基本的な流れとしては部門管理コードをプリンタードライバーに登録してプリントデータを識別させ、ユーザーはIDカードをカードリーダーにかざすことで、コピー機の各機能を使用できる部門を識別させるといった方法です。これにより、例えばこの部門はすべての機能を使えるけれど、あの部門はカラーコピー不可、あるいはカラーコピーを月間100枚までといった管理が可能となります。また、そういった管理情報をコピー機内のデータベースに蓄積することで、使用頻度や使用機能などの集計を行なうこともできます。

　●プライベートプリントやセキュリティ・ウォーターマーク

ランニングコストの削減と同じくらいご相談をいただくのがセキュリティの問題です。重要な機密書類を不正にコピーされないようにしたい、自分の印刷物の中に人の印刷物が混ざってしまうといったケースです。業務上、機密性が高い文書というのは必ずありますよね。そういった文書は印刷指示を出した後、コピー機の前で出力操作を行なうことで他人に見られることを防止できます。これなら、他人のコピーと混ざってしまう心配もありませんよね。
そして、さらに印刷物に対して「セキュリティ・ウォーターマーク」と呼ばれる地紋を印刷することで、不正な複写による情報漏洩を抑止することもできます。これもプリンタードライバーから簡単な設定で「複写禁止」などの文字が浮き出るプリントが可能となります。