2016/04/21（木）13:50

コピー機の寿命をのばして経費削減する方法

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会社にコピー機を設置したい場合、コピー機を一括購入すべきかリースで導入すべきなのかで迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。実は、コピー機は一括購入の方が長い目で見ると経費削減をすることができるのでおすすめです。そこで、一括購入したコピー機を少しでも長く使い続けるためには、日頃からどのようなことに気を付ければいいのかをご紹介しましょう。

・コピー機を導入する方法（リースと一括）

コピー機を会社に導入する場合、リースと一括購入の2つの方法があります。どちらも業務を進めるうえでの違いはもちろんありませんが、経費の面で大きく異なってきます。初期費用を抑えたいのであればリースがおすすめですが、一括購入をすれば自己の所有物となるなどのメリットもあるため、一括購入を選択する企業もあります。リースと一括購入のそれぞれのメリットをよく知って理解したうえで、どちらの導入方法があなたの会社にあっているのかを充分検討する必要があります。

・一括購入(中古含め)のメリットとデメリット

先ほども少しお話をしましたが、コピー機をリースではなく一括購入する際のメリットについて詳しくお話したいと思います。新品の製品か中古の製品かに関わらず、一括購入のメリットは3つあります。まず、一括購入をしたことによってコピー機は自己の所有物となります。また、リースと比較すると総支払い額が少なく、経費削減が可能となります。会社を経営するうえで経費削減は重要な項目ですから、これは見逃せません。さらに、10万円以上の製品であれば資産として扱うことができるという点もメリットといえます。
ただ、デメリットとしては会社を経営する上で必ず必要となるコピー機の導入に初期費用に多額の資金が必要ということです。多くの会社で、一括購入し資産計上する形でコピー機導入するよりもリースでコピー機を導入し経費計上するケースが多いのはその理由があります。

・一括で購入したコピー機の寿命を少しでも伸ばすには

コピー機の平均的な耐用年数は約5年～6年、または300万枚の印刷、どちらか早く到達した時期が寿命であるといわれています。ですが、これは車の使用が10年、10万キロの走行と言われているのと同じで、この年数を過ぎたからもう使うことができないというわけではありません。ちなみに、この5年という耐用年数は、コピー機に使用されている部品の寿命が考慮されたものです。では、一括購入をしたコピー機の耐用年数を伸ばし、少しでも長い期間使用するには、どのようなことに気を付ければいいのでしょうか。
コピー機の寿命を伸ばすには、コピーの使用頻度をできるだけ低く抑えるということがポイントになってきます。使用頻度が高いと、先ほどお話した5年という期間よりも短くなる場合もあります。また、コピー機を設置する場所の温度や湿度が高いと寿命が短くなりますので、注意しましょう。その他、定期的なメンテナンスも欠かせません。