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コピー機を選ぶ際、スキャンできるものにするべきか迷う方も多いのではないでしょうか？
特に今までスキャンを使ってこなかった方は、これからも必要ないと思っていることと思います。
しかし、実は便利なスキャン機能、仕事の効率もアップするその活用方法をご紹介します。
データを電子化して煩雑な書類整理をなくす
コピー機のスキャナー機能の活用方法といえば、様々な紙の書類や書籍などのデータを電子化することです。
ビジネスの場においては、紙の書類に囲まれて、必要な書類を探し出すのに一苦労している方も多いのではないでしょうか？
いつ参考にしたくなるかわからない資料などは、コピー機でスキャンしてデータ化してしまえば、書類の山もスッキリと整理できます。
データ化された書類は、文字検索もできるので、検索にかければすぐに見つけることが可能で、貯まっていく名刺も、コピー機でスキャンしておけば簡単に管理ができます。
プライベートでも、ガイドブックなど持ち歩きたいけど荷物が増えるのがイヤというようなものは、スキャンしてデータ化してしまいましょう。
レシピ本も、複数の本や雑誌から自分のお気に入りのレシピだけをスキャンして保存してしまえば、自分だけのオリジナルのレシピ集を作ることができます。
スキャン送信の手順
ここでは、キヤノンのimageRUNNER ADVANCEシリーズを基本として、スキャンして送信する方法を解説します。
別の機種でも操作の名称は異なりますが、流れはほぼ同じだと思ってください。
- フィーダーまたは原稿台ガラスに原稿をセットする
- メインメニュー画面から「スキャンして送信」を選択する
- 「アドレス帳」を押して宛先を選択したあと「OK」を押す
- すべての設定が終わったら「スタート」ボタンを押す
こんな手順になります。
なお、電子メールで送信する際のファイル形式はPDF、XPS、OOXML（pptx形式、docx形式）、JPEG、TIFFから選択可能です。OOXML形式で送信するにはオプションが必要になります。
また、アドレス帳にはあらかじめよく送る相手の電子メールアドレスやFAXを番号などを登録しておきましょう。
原稿や写真、新聞の切り抜きなど、そのものを送りたい場合はスキャンしてから送信するのがベストです。
スキャンデータを保存する方法
スキャンしたデータの保存について、基本的な操作の流れを紹介しましょう。
ここでは、ボックスに保存する例を紹介します。
- フィーダーまたは原稿台ガラスに原稿をセットする
- メインメニュー画面から「スキャンして保存」を選択する
- 格納場所の種類を選択する画面から「ボックス」を選択する
- ファイルを保存するボックスを指定する
- 「原稿読込する」を押す
- すべての設定が終わったら「スタート」ボタンを押す
これで原稿などのスキャンを行ない、データとして保存されたことになります。
サーバーで接続されていれば、パソコンからボックスにアクセスして、そのデータを活用できるのでとても便利ですね。
スキャンした後に原稿を取り忘れも忘れずにしましょう。
スキャナーを使用すればデータ共有が楽々！
スキャナーを使用すれば、データの共有も簡単です。
今までは郵送して渡していた書類も、コピー機で書類をスキャンしてデータ化してしまえば、
メールに添付して送ってしまうこともできます。
また、共有フォルダーを使えば、スキャンした書類を直接共有フォルダーにアップして、データ共有することも可能です。
共有フォルダーを使えば、メールでは難しい大容量のデータも問題なく共有できますし、
メールのように送受信にも時間がかからないため、即時データ共有ができます。
印刷作業が格段に速くなる！
インクジェット式の家庭用コピー機に比べ、レーザープリント式の業務用コピー機は印刷速度が格段に速いということも、
業務用コピー機のメリットの一つでしょう。
家庭用コピー機は1分間に5枚から10枚、業務用コピー機は1分間に15枚から40枚ほど印刷することが可能です。
業務用コピー機のハイスピードモデルになると、1分間に100枚以上印刷できるものもあります。
1回につき2,3枚しか印刷せず、スピードも重視しないのであれば、家庭用でも十分ですが、
印刷したいデータが大量にあるときや、少しでも早く印刷物を揃えたいという時には、
印刷速度が格段に速い業務用コピー機のほうが、断然便利です。
スキャナー付きコピー機が必要かどうかの判断基準
コピー機をどの機種にするのかを考えた場合、できるだけ費用を抑えるのであれば機能が少ない機種を選ぶというのも一つの方法です。
そういった点においては、スキャナー機能が付いているか付いていないかは1ランク変わるので大きなポイントとなります。
しかし、スキャナー付きコピー機が必要かどうかの判断はどこで下せば良いのかわからないという人もいるかもしれません。
スキャナー付きコピー機が必要かどうかを判断する大きなポイントとしては、スキャナー機能が必ず必要なのか、スキャナー機能があった方が良いという程度なのかではないでしょうか。
スキャナーを使うとしたらどういった頻度でどのような時に使うのかを一度整理することが大切です。
そのあたりを整理することによって、スキャナー機能付きのコピー機をリースしたほうが良いのか、それとも、スキャナー機能付きのプリンターを購入したほうが良いのかなどが見えてくるでしょう。
スキャナーつきコピー機のおすすめの入手方法
スキャナー付きコピー機が必要だという場合、
どのような形でスキャナー付きコピー機を導入していくのが良いのかを考えるとコスト削減に有効です。
スキャナー付きコピー機を購入するという場合ですが、新品なのか中古なのかなどにもよりますが、
基本的に安いものでも60万円から100万円程度はかかると考えたほうが良いでしょう。
この金額はあくまでもイニシャルコストであり、実際に使用していく上では保守費用などのランニングコストも必要です。
故障などトラブル発生時の出費などを考えると、複合機をリースした方が負担も少なく良いかもしれません。
その場合であれば、月額1万円程度でも十分な機種をリースすることが出来るでしょう。
リースにしても購入にしても、複合機をリースするということはある程度の印刷枚数が想定されないと意味がありません。
もしも、印刷自体はあまりしないけどスキャナーが欲しいということであれば、
スキャナー機能付きのプリンターを購入するというのもおすすめです。
家庭用のスキャナー機能付きプリンターであれば、コピーも枚数が少ないのであれば特に支障ないでしょう。
スキャナー付きプリンターは、ミドルスペックからハイスペックなものであっても、
家電量販店で3万円から5万円程度で購入することが可能です。
印刷スピードが求められる場合にはおすすめできませんが、
印刷が少なくスキャンがメインであればインクなどのランニングコストも抑えられるので無理にコピー機を購入、
リース契約するよりも手軽ですし、延長保証などをつければ安心して使えます。