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プリンターは何らかの理由でオフライン表示になることがあるのですが、オフライン表示のままだと印刷をすることができません。
そのためオフラインになった原因や理由を突き止めて対処しなければならず、原因や理由だけではなくそれぞれの対処法も知っておくことが必要です。
そこで今回は、プリンターがオフライン表示で印刷できない場合の対処法を原因も踏まえて解説します。
まずは電源やケーブルの確認
プリンターがオフライン表示になっている場合、まず最初に確認するべきポイントとして挙げられているのが電源やケーブルです。
基本的な部分ではありますが、プリンターは電源が入っていなければ操作することができないのはもちろん、ケーブルが正しくつながっていないとオフライン表示になることがあります。
そのため、まずはプリンターの電源が入っていることやケーブルが正しくつながっていることを確認し、いずれも問題がなければ一度プリンターの電源を落として再起動してみるとオフラインが解除されることがあるのです。
印刷待ちのデータがないかを確認
また印刷待ちのデータがプリンター内に残っている場合も、オフライン表示になる原因の一つです。
プリンターには印刷途中で中断した時や用紙・トナーなどの不備で正常に印刷することができなかった時には、印刷待ちとしてデータが残っていることがあります。
印刷待ちのデータが残っているとそちらの処理を優先して新しい印刷を受け付けてくれないため、印刷待ちのデータが残っている場合はデータの削除をすることで新しい印刷を受け付けてくれるのです。
なお、印刷待ちのデータの削除方法はOSによって異なるので、WindowsとMacに分けて次の項目で説明します。
Windows10
Windows10で印刷待ちのデータを削除する手順としては、スタートメニューから「設定」→「デバイス」→「プリンターとスキャナー」の順にクリックしていきます。
「プリンターとスキャナー」内にはインストールまたは接続されているプリンターが表示されているので、使用しているプリンターの「キューを開く」をクリックします。
あとは印刷ドキュメントが表示されている場合は、ツールバーから「プリンター」→「すべてのドキュメントの取り消し」の順にクリックすれば表示されている印刷ドキュメント全てが削除されるのです。
そうして、印刷待ちのデータを削除した後、再度印刷できるかどうか試してみます。
その他のWindows
Windows10以外のWindowsでの印刷待ちデータの削除手順としては、スタートメニューから始まるところは同じですが、そこでコントロールパネルを開きます。
コントロールパネル内には「ハードウェアとサウンド」という項目があるので、その中にある「デバイスとプリンターの表示」をクリックします。
クリックすると「印刷ジョブの表示」の項目があるためそちらを開き、印刷待ちのデータがあるか確認していきます。
もし印刷待ちのデータがあればメニューバーにあるプリンターから「すべてのドキュメントの取り消し」を選択すれば、印刷待ちのデータを含めた印刷ジョブデータを取り消すことが可能です。
印刷待ちデータのみを削除したい場合は、削除したいデータを右クリックしてキャンセルを選ぶと確認メッセージが出ます。
そちらで「はい」を選べば削除できるので、後は再度印刷ができるか試してみます。
Mac
Macは、Windowsとは手順や項目が異なるため注意が必要です。
まずアップルメニューから「システム環境設定」を選択後、「プリンターとスキャナー」をクリックします。
項目内には使用できるプリンターとプリンターの状態が表示されているので、オフライン表示になっているプリンターを選択してから「プリントキューを開く」ボタンをクリックします。
その中に印刷待ちのデータがあれば×をクリックすることで、データを削除することが可能です。
使用したいプリンターがパソコン側で設定されているか
業務で複数のプリンターを使用している場合、出力したいプリンターをパソコン側で指定する必要があります。
このパソコン側の指定などの設定ができていないと、使用したいと思っているプリンターがオフラインの状態のままになるので、印刷できないというケースも少なくありません。
ここからは、OSごとの使用したいプリンターの設定方法を解説していきます。
Windows10
Windows10で使用したいプリンターを設定する際の手順は、印刷待ちのデータ削除と同じようにスタートメニューから「設定」→「デバイス」→「プリンターとスキャナー」にクリックします。
その中には様々な項目が表示されているので下にスクロールしていくと、「Windowsで通常使うプリンターを管理する」という項目があります。
そこにチェックが入っている場合は自動的に使用するプリンターが設定されている状態になるため、チェックを外しておくのです。
あとは本来使用したいと思っているプリンターを選んでから「管理」を開き、「既定に設定」をクリックすることで設定が完了されます。
その他のWindows
Windows10以外のWindowsも印刷待ちデータの削除手順と同様に、スタートメニューから「コントロールパネル」→「ハードウェアとサウンド」→「デバイスとプリンターの表示」の順番でクリックしていきます。
そうするとインストールされているプリンターの一覧が表示されるので、使用したいプリンターを右クリックして「通常使うプリンターに設定する」という項目にチェックが入っているか確認します。
チェックが入っていればプリンターの設定ができていますし、チェックが入っていない場合はチェックを入れれば設定完了です。
Macの場合
Macで使用したいプリンターを設定する際は、アップルメニューから「システム環境設定」→「プリンターとスキャナー」の順番でクリックします。
その後は「デフォルトプリンター」のポップアップメニューをクリックし、使用したいプリンターを選択するのみです。
ちなみに最後に使用したプリンターをデフォルトプリンターに設定したい場合は、「最後に使用したプリンター」を選択すればmacOSの現在のネットワークで最後に使用されたプリンターが設定されます。
パソコン側でオフラインに設定されていないか
ほかにもWindowsOSの場合、パソコン側のネットワークでプリンターがオフラインに設定されていることがあります。
その場合はプリンターではなく、パソコン側からオンラインに設定し直さなければいけません。
手順としてはどのWindowsも共通となっており、スタートメニューからコントロールパネルを開きます。
コントロールパネル内の「プリンターとスキャナー」を開き、使用したいけれどもオフラインになっている対象のプリンターを右クリック→「印刷ジョブの表示」または「キューを開く」を選択します。
その後はツールバーにあるプリンターの項目をクリックし、「プリンターをオフラインで使用する」にチェックが入っていた場合は外しておくだけです。
こうすることでオフライン設定は解除されるので、印刷できるか再度試してみます。
最新のドライバーがインストールされているか
これまでの対処法でもプリンターのオフライン表示が解除されない場合、プリンターのドライバーが古いバージョンであるなどの問題がある可能性が高いです。
プリンターのドライバーは基本的には最新のバージョンに自動更新されるのですが、自動更新が解除されているなど何らかの理由で更新ができていないこともあります。
そのような場合は、手動でドライバーを最新のバージョンのものを再インストールしなければいけません。
手順としてはスタートメニューを開き、Windows10であれば「設定」から「プリンターとスキャナー」、その他のWindowsであれば「コントロールパネル」から「デバイスとプリンター」を開きます。
それぞれの項目から該当するプリンターを選択し、「プリンターのプロパティ」をクリックします。
Windows10は「管理」から「プリンターのプロパティ」を開く手順になります。
後は「詳細設定」のタブをクリックし、「新しいドライバー」をクリックして手順に沿って操作していけば、最新のドライバーの再インストールが完了するのです。
ドライバーを一度削除
ほかにもプリンターがオフライン表示になる意外な原因として挙げられているのが、ネットワーク側による設定変更によるものです。
例えば無線LANルーターを再起動した際、プリンターに割り当てられるIPアドレスが変わってしまうことがあります。
そうするとプリンターと無線LANやWi-Fiが正常に通信できなくなってしまい、プリンターがオフライン状態になってしまうのです。
そのような場合はプリンターの一覧から該当するプリンターを一度削除することで、復旧する可能性があります。
手順は簡単で、「設定」→「デバイス」の順でクリックした後、削除したいプリンターを選んで「デバイスの削除」を選択するだけです。
その後は、しばらく待つと自動的にプリンターを登録し直すことができますし、すぐに復旧したい場合は「最新の情報に更新」をクリックすることで再登録してくれます。
別の環境で試してみる
ほかの対処法としては、別の環境で試してみるというやり方もあります。
例えば違うソフトを使って印刷してみるという方法があり、その方法で印刷できた場合には普段使っている印刷ソフトに何らかの不具合が生じている可能性が考えられるのです。
そのため印刷ソフトの設定を確認してみる必要がありますし、古いバージョンであれば最新のものをインストールすることで改善することもあるようです。
また複数のパソコンを使用している場合は、ほかのパソコンから印刷してみると印刷できることもあります。
それで印刷できれば使っているパソコン側に問題があると判断できるため、パソコンの設定を確認してみることも必要です。
このように別の環境で試しても改善しないのであれば、使用している機器のメーカーに問い合わせることも対処法の一つとされています。
プリンターが故障していると思ったら？
プリンターがオフライン表示のままで印刷することができない時には、今回紹介した対処法を試して改善するか確認してみることが必要です。
またトラブルが原因で新しくプリンターのレンタルやリースを検討するのであれば、圧倒的な安さと充実したアフターフォローでプリンターのレンタル・リースを提供できるコピー機ドットコムに問い合わせてみてはいかがでしょうか。