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コピー機には様々な機能が搭載されていますが、その機能をすべて把握していますか？
原稿を台に乗せて1枚ずつコピーを取るだけ、というのはあまりにももったいないことです。
コピー機の便利な機能を知れば、日々の業務が飛躍的に効率化されるかもしれません。
今回は、数ある機能の中でも印刷する資料を自動的に仕分けしてくれる「ソート機能」についてご紹介します。
そもそもソート機能とは？
たとえば1冊20ページの報告書を20人に配布するとき、普段どのようにコピーしていますか？
各ページを20枚ずつコピーし、会議室の大きな机を使って1枚ずつ並べ、ページを揃えてそれぞれ製本する…。
そんな手間をかけている方も多いのではないでしょうか。
これはあまりにも時間と場所と人手を要する非効率な方法です。
20ページ×20人ならまだしも、50ページ×100人となったらお手上げになってしまいます。
こうした手間を省いてくれるのがコピー機の「ソート機能」です。
ソートは日本語にすると「丁合」、つまり印刷されたものをページ順に揃える作業のことをいいます。
この丁合作業をコピー機が自動で行ってくれるのが「ソート機能」です。
たとえば前述の「20ページ×20部」の場合であれば、
コピー機は1～20ページを順に印刷し、これを20回繰り返してくれます。
現在のコピー機は読み取った情報をデジタルデータとしていったん内部に記憶してから印刷するので、
こうしたことが可能になっています。
人が行うのはすべての原稿をADF（自動原稿送り装置）にセットしたら部数を入力し、ソートの指定をするだけ。
あとはコピー機が自動的に行います。
スタック機能との違いは？
コピー機にはもう一つ、「スタック機能」というものがあります。
これはソートとは違い、たとえば原稿が複数ページあってそれぞれ10部ずつ印刷するならば、
1ページ目を10部、2ページ目を10部…という具合に各ページを指定枚数ずつまとめて印刷する、というものです。
これでは従来の1ページずつ指定枚数コピーするやり方と違わないのではないか？と思われるかもしれません。
ただスタックの場合は1ページ目を10部コピーしたら少しずらして2ページ目を10部排出、
という具合にページごとに少しずつずらして排出していきます。
従来のやり方ではページの区切れ目はいちいち手で探さなくてはなりませんでしたが、
スタック機能を使えばそうした手間はなくなります。
部単位で重ならないようにコピーする方法
ソートはページを揃えて印刷してくれる便利な機能ですが、
全部重なって出てくるため1部ずつ分けるのは手作業です。
実はこの一部ずつ分けるという機能もコピー機にはついています。
ずらして出力する方法には2つのパターンがあります。
回転ソート
まず一目つは「回転ソート」。
これは1部ずつ縦横に交互に排出し、いわゆる井桁の形に積んでいくというものです。
これには同じサイズの用紙で縦方向と横方向、2つの給紙トレイが必要になります。
B4以上の大きなサイズでは対応していないこともあるので注意が必要です。
シフトソート
もう一つは「シフトソート」といい、1分ずつ左右にずらして排出されるもので「オフセット出力」とも呼ばれます。
この機能を利用するにはフィニッシャーという装置が必要です。
ソートコピーの使い方
では、実際にソート機能の使い方を見て行きましょう。
ここでは富士ゼロックスのコピー機を例に挙げて説明します。
原稿をセットしたらメニュー画面の「コピー」を押すと、コピーに関する様々な設定ができる画面になります。
ここで「出力形式」タブを選び、表示された画面で「仕分け/ホチキス/パンチ」を選択します。
次の画面で出力形式の一覧から「ソート」を選択してコピーボタンを押せばOKです。
パソコンから印刷するときにソート設定する方法
ここまでは紙の原稿をコピーする際のソートについて説明してきましたが、
パソコンから印刷を行うときにもソート機能を利用することが可能です。
いったん紙の原稿を出力してからコピーする、という手間が省けさらなる効率化が図れます。
ここではWindows7の環境でExcel2016のデータを印刷する場合を例に挙げて説明します。
「ファイル」メニューから「印刷」を選び「プリンター」から出力するプリンターを選択。
プロパティが表示されたら「トレイ/排出」タブを選択し、排出方法で「ソートする[1部ごと]」にチェックを入れましょう。
次に「オフセット排出」ボタンをクリックし、
プルダウンメニューから「セットごとにずらす」を選択してOKを押せば、1部ずらして排出することができます。
ソートの初期設定を変更する方法
ソート機能は大変便利ですが、その都度設定をするのは面倒だと感じるかもしれません。
ソート機能を頻繁に使用する場合は、初期設定を変更しておくと手間が省けます。
ここでも富士ゼロックスの場合を例にとります。
コピー機の初期設定を変更するためには機械管理者モードに入ることが必要ですが、
そのためには機械管理者IDやパスワードが必要です。
認証ボタンを押して機械管理者IDを入力して確定を押します。
認証の設定によってはパスワードの入力も必要になることがあります。
認証に成功するとメニュー画面が表示されるので、「仕様設定/登録」を押し、
「共通設定」「その他の設定」と進んでいきましょう。
次の画面で「オフセット排出」を「セット単位」で行うと指定して「決定」を押せばOKです。
ソート機能を便利にするオプション
ソート機能を利用するにはいくつかのオプション装置が必要になります。
標準搭載されている機種も多くありますが、搭載されていないものもあるのでその場合は追加しておきましょう。
ADF（自動原稿送り装置）
ADFとはオート・ドキュメント・フィーダーの頭文字をとったもので、
複数枚の原稿を1枚ずつ自動的にスライドしてくれる装置です。
ページ数の多い原稿をコピーする場合、1枚ずつガラス面に置いて行うのでは大変手間がかかりますし、
そもそもソート出力が選択できない場合もあります。
ADFがあればまとめてセットしておくだけでよいので、
大量にコピーをする際もずっとそばについている必要がなく便利です。
ADFは多くの場合ガラス面のカバーに一体化して組み込まれています。
使用するときはカバーを開けることなくADFに原稿を揃えて置き、
原稿ガイドをきちんと合わせて原稿が取り込まれる際にずれないようにしましょう。
あとはしかるべき設定をしてスタートボタンを押せば、自動的に読み込みが始まります。
フィニッシャー
コピー機のフィニッシャーは、文字通り「仕上げ」の作業を行う装置です。
シフトソートをするときに必要なのはもちろんですが、実は1部ずつに分けた書類をホチキス留めしたり、
閉じるために２穴パンチをしたりといった機能もあります。
つまりフィニッシャーがあれば、コピーから製本まですべて全自動で行えるのです。
会議資料などホチキス留めが必要な文書を大量に用意する際には大きな力を発揮します。
フィニッシャーには大きく分けて「インナーフィニッシャー」と「サドルフィニッシャー」の2種類があります。
インナーフィニッシャー
インナーフィニッシャーはコピー機の排紙部分に取り付けるもので、比較的少ない部数に対応しており価格も安めです。
サドルフィニッシャー
サドルフィニッシャーはコピー機の横に外付けするもので、
ボリュームの多い資料を大量に印刷しホチキス留めすることができます。
パワーがある分価格は高めですが、大量の印刷をする会社では大幅な省力化が図れます。
資料のコピー・印刷にはソート機能が不可欠！
業務効率化を考えるうえで、コピー機のソート機能はもはや必要不可欠といえます。
ただ求める機能によってはオプションが必要になることもあり、なかなか悩ましいところでしょう。
リースするにあたってどんな機種を選べばよいのか迷ったときは、コピー機ドットコムに相談するのがおすすめです。
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