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会議の資料や企画書など、会社の業務は複数枚の冊子を印刷する機会も多いでしょう。
コピー機の冊子印刷機能はこのような業務を行う時にとても便利です。
この記事では冊子印刷機能の活用方法についてまとめました。
もしこれまで冊子印刷機能を活用していなかった人は、ぜひ記事を参考に機能をマスターし、資料作成に役立てて下さい。
コピー機で使える冊子印刷機能とは
コピー機の「冊子印刷」は、小冊子を作るために適したレイアウトをそのまま印刷するための機能です。
オフィスで使用されているコピー機の多くには、標準で冊子印刷機能が搭載されています。
冊子印刷機能を使用して印刷をすると、ページの中心で用紙を折り曲げ、それを重ね合わせるだけで小冊子を作成できます。
例えばサイズをA4にし、全40ページの小冊子を作成したい場合は、A3サイズの用紙1枚に4ページ分の内容が印刷されます。
冊子印刷機能は、A4サイズの内容4ページ分が合計10枚のA3サイズに出力され、それを綴じることで冊子を作ることが可能になります。
中綴じ印刷に必要なフィニッシャー
冊子印刷機能を使用すると、小冊子向きのレイアウトに割りつけた印刷を行うことはもちろん、「中綴じ印刷」をすることができます。
中綴じ印刷とは背表紙の中央をホチキス留めする機能で、冊子印刷機能のオプションとしてつけることが可能です。
中綴じ機能は「フィニッシャー」と呼ばれ、冊子印刷機能を使用する時、中綴じ印刷にしたい場合には欠かすことができません。
フィニッシャーはコピー機で自動的にホチキス留めをする機能の他に、パンチ処理をしてくれるものもあります。
多くのコピー機でオプションにすることが可能ですので、冊子印刷機能を有効活用したい時はぜひフィニッシャーもオプションでつけましょう。
冊子印刷を使う際の手順
こちらでは、冊子印刷を使う手順についてまとめました。
冊子印刷を便利に活用するためにも、機能を使用する時はこれからご紹介する手順をきちんと守るようにしましょう。
仕上がりのサイズを決める
冊子印刷を行う時は、最初に仕上がりのサイズを決定することが大切です。
例えばA4サイズを仕上がりにする場合はA3用紙、B5サイズの場合はB4用紙、A5サイズが仕上がりの場合はA4用紙など、仕上がりサイズに応じた「コピー用紙」を使用します。
これらはそれぞれのサイズが仕上がった時の見開きに対応する大きさとなっています。
コピー機の給紙トレイには、綴じた時の見開きに対応するため、仕上がりサイズの2倍の大きさの用紙が必要になります。
通常のコピーと異なり、ジャストサイズの用紙を使用するわけではありませんので気をつけましょう。
資料の余白を確認する
コピー用の資料を作成する時は、それぞれのページに余裕のある余白を作りましょう。
特に中綴じ印刷を行う際には、ページの枚数が多くなると表紙から中のページに行くにしたがい、断裁される幅が大きくなってしまいます。
小冊子を作る時、綴じる方ではない小口側は余白の目安としては最低5ミリほど作っておくのが理想的です。
パソコンで冊子印刷の設定をする
OSがWindowsのパソコンを使って冊子印刷をするときは、印刷する文書を開いているソフトウウェアから操作を行います。
まず「ファイル」から「印刷」をクリックし、印刷ダイアログを表示します。
その画面から使用するコピー機を選択し、「プロパティ」をクリックしてさらに細かく調整を行いましょう。
「仕上げ」タブでは「印刷方法」の中から「製本印刷を」選びます。
中綴じ印刷を行う場合は、「中綴じの設定」をクリックし、「折り＋中綴じ」を選んで下さい。
すべてを設定したことを確認したら、印刷ダイアログから印刷開始を行うことで設定通りの冊子印刷を行うことができます。
冊子印刷で注意すること
冊子印刷は便利な機能ですが、注意点もいくつかあります。ここでは抑えておきたい注意点をご紹介します。
一度に綴じられる枚数に限界がある
冊子印刷機能は綴じられる枚数に限界があります。
冊子のページ数が10枚から20枚程度であればコピー機を使用して問題ありませんが、印刷枚数が多い場合はフィニッシャーの性能が追いつかなくなることがあるのです。
一度に綴じることのできる枚数はフィニッシャーごとに大きく異なります。
例えば一度に綴じられる枚数が最高10枚であれば、4×10で40ページ分の冊子印刷は可能です。
作業を中断させないためにも、使用するコピー機が綴じる枚数の限界をあらかじめ理解しておきましょう。
原稿のサイズを間違えないようにする
パソコンを利用して冊子印刷をするときは、印刷設定で原稿のサイズを間違えないようにしましょう。
本来はB5サイズの冊子を作る予定が、誤ってA4サイズで原稿を作った、ということも起こりかねません。
用紙に文字や絵が入りきらなかったり、イメージしていた仕上がりではなかったりしないように、冊子印刷を行う前にはテスト印刷で1部コピーをとってみましょう。
見開きページの位置に気を付ける
冊子印刷の機能を使用する場合は、見開きページの位置に気をつけるようにしましょう。
もちろん見開きにした時にページがつながっているようなレイアウトのページが資料の中にある場合も注意が必要です。
むしろ、小冊子に見開きレイアウトのページが含まれる場合は、あらかじめページ数を計算しておく必要があります。
例えば資料の3ページ目と4ページ目が見開きを想定してレイアウトされている場合、冊子印刷を行うと3ページ目の裏側に4ページ目が来てしまうことがあります。
このような印刷をしてしまうと、せっかくレイアウトを見開きにしてもそれを活かすことができません。
冊子印刷機能を有効に使うために、機能を利用する時はページの位置にも注意をはらって下さい。
コピー機で本格的な冊子を作成することはできない
コピー機の冊子印刷機能はとても便利ですが、コピー機を利用して本格的な冊子を作成することはできないことも理解しておいた方がいいでしょう。
冊子を作成する方法の代表的なものは中綴じですが、その他にも「無線綴じ」という方法もあります。
無線綴じは糊を使って背表紙をくっつける方法ですが、コピー機では糊を扱うことができませんので、冊子機能を利用しても無線綴じ印刷を行うことはできません。
マニュアルやテキストなど、業務用の資料を本格的に製本したいと考えている場合は、コピー機ではなく印刷業者へ依頼した方がいいでしょう。
コピー機の印刷はあくまでも簡単な業務資料を作成するものですので、印刷業者のように本格的なものではありません。
また、資料をどのように作成するのかによって使い分けるとさらに業務効率もアップするでしょう。
コンビニでも冊子印刷が行える
冊子印刷は会社だけでなくコンビニエンスストアでも行うことができます。
セブンイレブン・ファミリーマート・ローソンなどのコンビニにはマルチコピー機が設置されていますので、冊子印刷機能も搭載されているのです。
そのため、24時間どこでも冊子印刷機能を活用することができて便利です。
しかし、コンビニの冊子印刷はホチキス止めを行うことができません。
万が一外出先で急遽冊子印刷が必要になった場合は、ホチキス止めができないことを考慮した方がいいでしょう。
ホチキス止めができないことを先に理解しておけば、コンビニの冊子印刷機能は非常に便利です。
ネットワークプリントを利用して中綴じ印刷なども可能ですので、突然冊子印刷が必要になった場合はコンビニの利用も選択肢に入れておきましょう。
会議資料の印刷にはコピー機の冊子印刷を活用しよう！
会社の企画書や会議資料はページ枚数がそれほど多くありません。
そのためこのような資料を作成する時にはコピー機の冊子印刷機能が大活躍するのでぜひ活用してほしいです。
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