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情報化社会が進んでITに関する知識を悪用する人も増えたことから、コンピューターウイルスや外部からの不正アクセスからは自分で個人情報を守らなければいけません。
そこで、自宅で書類のコピーを忘れてしまった場合やそもそも自宅にコピー機が無い場合、コンビニやなどの外出先で個人情報を含んだ書類を印刷するのは不安でしょう。
ここではコピー機・複合機から個人情報を流出させない方法やどこで印刷するのが安全か紹介します。
コピー機のデータ保存について
コピー機や複合機を使っていると、後になって枚数が足りないことに気づいてしまうも少なくありません。
しかし、わざわざまた同じ書類を読み込ませるのは面倒でしょう。
そこで、コピー機や複合機にはハードディスクを搭載することでスキャンしたデータを一時的に記憶して、一定期間を超えるかデータの容量が多くなるかしたらデータを削除するシステムを搭載しているものが多いです。
この機能を搭載している場合、すぐにデータを呼び出して印刷することができます。
確かにこの機能は便利ですが、重要なデータが悪用されてしまうリスクも伴います。
実際にハードディスク内のデータを復元して、機密情報を手に入れるということも不可能ではありません。
そのため、データ保存機能を搭載しているものを利用しているのであれば、重要な書類を印刷する際は印刷をした後にすぐにデータを削除しましょう。
また、近年では印刷完了とともに保存したデータを削除するものも登場してきています。
このような機種だとデータ流出のリスクを減らせるので、コピー機や複合機を買い替える場合は、印刷完了のタイミングでデータを削除できる機種を選ぶのがおすすめです。
個人情報を含んだ書類を外出先で印刷することは安全か
外出先で個人情報を含んだ書類を印刷することもあるでしょう。
そこで、コンビニや学校、職場など場所別に個人情報を含んだ書類を印刷しても安全かどうか紹介します。
コンビニ
コンビニのコピー機は家にコピー機が無くても家でデータを転送して印刷できて便利です。
しかし、コンビニのコピー機は誰もが利用できることから不安に感じる人も多いでしょう。
コンビニのコピー機は印刷が終わって初期画面へ遷移したら自動的にデータが削除される仕組みとなっています。
そのため、コンビニのコピー機は安心して利用できると考えて問題ないでしょう。
ちなみにコンビニのコピー機で利用者の許可なくデータを抜き取ることは法律によって禁止されています。
それに、コンビニのコピー機からデータを抜き取るには専用の機器が必要ですが、
コンビニには基本的に監視カメラが設置されていますし、人の目もあるので難しいでしょう。
また、コンビニの運営企業は大手企業なので、開発しているメーカー側の利益も大きい故に開発に力を入れています。
個人情報を含んだデータの管理においても企業の信用に大きく影響することから、
住民票や運転免許証などをきれいに印刷できるなどユーザーに嬉しい機能だけでなく、
セキュリティ面においても力を入れて開発が行われており、年々セキュリティは強化されていると言えるでしょう。
学校や職場
学校や職場のコピー機は団体のネットワークに繋がっていることが多いです。
そして、そのネットワークに外部のパソコンがアクセスするとデータが流出する可能性があります。
近年ではIT社会化が進んだことで一般層にもセキュリティの重要性は知られているでしょう。
そのため、IDやパスワードなどでセキュリティを強化していれば基本的にデータが流出するリスクは心配ありません。
しかし、特にITに詳しい職員のいない中小企業などにおいては、まだセキュリティ対策を意識していないことも多いです。
従って、コピーをしようとしている場所が、職員などに配布されているID・パスワード情報などでしかログインできない状態になっているかどうかなど、インターネットのセキュリティ対策を確認したうえで利用すべきでしょう。
万が一誰でもアクセスできる状態になっている場合は、別の場所でコピーをした方が無難です。
個人情報が流出するパターンと対策方法
それでは、どんな場面で個人情報が流出してしまうのでしょうか。
例を知って、個人情報の流出を防ぎましょう。
コンビニ
先ほど解説した通り、コンビニのコピー機でスキャンしたデータが抜き取られる可能性はかなり低いので安心して利用して問題ないでしょう。
しかし、コンビニの場合は人為的なミスによって流出してしまう可能性があるので注意が必要です。
特に多いのが原本の置き忘れでしょう。コンビニで印刷をした場合、コピーした紙だけを取って原本を取り忘れてしまう人が多いのが実情です。
コンビニのコピー機は多くの人が利用するので、原本を置き忘れてしまうと次にコピー機を使おうとした人に悪用されてしまう可能性も0ではありません。
従って、原本を置き忘れた場合はすぐにコンビニに電話で確認し、保管してもらいましょう。
もう1つ多いのが印刷ミスをした紙を杜撰に処分するというミスです。
個人情報は重要な情報なので、慎重に扱うべきであり、印刷ミスをした書類でもコンビニのごみ箱に捨ててしまうのは危険でしょう。
この場合は持ち帰ってシュレッダーにかける、もしくは重要な情報を黒く塗りつぶして誰にも見えない状態にしたうえで処分すべきです。
学校や職場
学校や職場で印刷をする場合は、ユーザー認証やフィルタリング機能を利用して印刷をすると重要な情報が不正流出するリスクを減らすことができます。
ユーザー認証とはID・パスワードなどによるアクセス権を設定する手段であり、会社や学校では1人1人にID・パスワードを配布しているのが一般的です。
このようにしてアクセス権をユーザーごとに設定しており、基本的にユーザー認証が行われているものは安心して利用して良いでしょう。
ただし、油断はできないので、ハードディスクからの流出を防ぐためにもデータの暗号化や消去機能を使用することも忘れてはいけません。
過去に大学の研究室で機器の設置やインターネットの接続が研究者に丸投げされており、コピー機にパスワードを設定していなかったなどしてデータが流出している事件が発生しています。
したがって、セキュリティの安全性が確保されていない場所ではコピーしないのが良いでしょう。
どこでコピーするのが安全なのか
やはり個人情報など機密情報を流出させないためには、自宅でコピーを行うのが無難です。
しかし、コピー機を持っていなかったり、出先で急いでコピーをしなければいけなかったりする場合はどこでコピーするのがベストなのでしょうか。
この場合はできる限りコンビニで行うのが安全と言えるでしょう。
コンビニのコピー機は個人情報流出防止のためにセキュリティが強化されているので学校や職場と比べれば安全です。
また、学校や職場で印刷をする場合はしっかりと安全性を確認したうえで利用すべきと言えます。
そして、パスワードが設定されていないなど、セキュリティ性に問題がある場合はできる限り避けて別の場所でコピーをしましょう。
個人情報を流出させないようにしよう
個人情報を外出先でコピーする際の不安は払拭できたでしょうか。
最近の複合機では、印刷時にスキャンしたデータをすぐに削除するようにできています。
しかし、データを一時的に保管するものもあり、このような機種で重要なデータを印刷する場合はできる限り削除するようにしましょう。
また、基本的に個人情報は自宅で印刷するのがベストです。
ただし、自宅で印刷できない場合はコンビニをはじめ、セキュリティの安全が確保されている場所で印刷すべきと言えます。
コンビニの場合、原本の置き忘れなど人為的なミスで個人情報が流出してしまうことがあるので注意しましょう。