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どれくらい使ったの？レポート出力すれば瞬時に分かる
普段、FAXの受信と送信の管理はどの程度行っていますか？ キャノンの複合機では、FAX通信に関するレポートをプリントアウトすることができます。オフィス機器の管理を行う上で、担当者となればまずは色々なデータを集める必要があります。現状を確実に把握してからでないと、コスト減・無駄をなくして業務効率化をはかることもできません。そこで、レポート出力について、その内容と利用方法をチェックしておきましょう。
■FAXの通信管理どうしてる？
みなさんは、毎日オフィスのFAXはどれくらいの送受信が行われているのかをご存知ですか？ 管理者であれば、その辺りは確実に把握しておかなければなりませんよね。そんなときに便利なのがレポート機能です。
キャノンの複合機には、FAXについての「通信管理レポート」や、FAXが無事に送信されたかどうかが分かる「送信結果レポート」があります。
これらのうち、通信管理レポートをしっかりと読み解くことで、業務効率やコストの面で大いに役立つことでしょう。
■レポート出力しよう
キャノンの複合機では、FAXを40通信行うと、自動で通信管理レポートがプリントされます。このレポートには、FAXの受信や送信が開始された時刻のほか、相手先のアドレスやFAX番号、通信モード、枚数、送信結果が記載されます。
通信モードとは、通信種別である「送信／受信」、通信サービスである「FTP、SMB、Iファックス、電子メール、ファックス、G3、ECM」のいずれかになります。
また、FAXは送信結果と受信結果のレポートを出力することも可能です。
■通信管理レポートの管理方法
通信管理レポートは、100件の文書の送信や受信が終了した時点でのプリント、もしくは指定した時刻にプリントするかを選択することができます。もちろん、手動でプリントすることもできるので、必要なときにチェックしたいものです。
レポートの出力結果を随時確認して、どれくらいの通信が行われているのかを確認し、通信コスト減や効率化に役立てましょう。
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