目次
現在、オフィス機器はネットワーク化が進んでおり、多くのシステムとネットワーク連携しています。
そのような中で、複合機も例にもれず、ネットワークに接続されることで、データの受け渡しがスムーズになり、業務効率も上がっています。
とはいえ、一方で情報漏えいや不正アクセスのリスクも伴います。
セキュリティー対策はオフィスの色々な場面で取り組まれていますが、複合機についても十分な注意が必要です。
そこで、複合機のセキュリティアップについての取り組みの一つとして、キャノンの「セキュアプリント」を参考にしてみましょう。
機密文書などはセキュアプリントで
キャノン複合機のセキュリティー機能の一つであるセキュアプリントは、プリント入力時にユーザーがIDとパスワードを入力することによって、はじめて出力することができるというもの。
パソコン画面上でプリント指定をしても、その場ですぐには出力されず、ユーザーが複合機の前に行き、IDとパスワードを入れない限り、出力はされないため、誰にも見られることなく、その場で確かに文書を出力することができます。
セキュアプリントのしくみ
セキュアプリントのしくみを具体的に見てみましょう。
まずユーザーがパソコン上で機密文書のプリントをしたいとき、プリントの指示をします。
このとき、パスワードを指定してからデータ出力指示をすると、プリントデータが暗号化されます。
暗号化されたプリントデータは、出力指示があるまで待機しています。
そして、ユーザーが先ほど指定したパスワードを入力すれば、暗号化されたプリントデータが出力されるというわけです。
デスクから複合機が遠く離れた場所にあると、出力したものをまとめて後で取りに行くというケースが多いでしょう。
その中に機密文書が含まれていた場合、誤って他の社員が持って行ってしまったり、紛失してしまったりする可能性もあります。
その点、セキュアプリントなら、確実に機密文書を発行できます。