コピー機は借り物でいい？レンタル契約のメリット・デメリット

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コピー機の導入にも様々な方法があります。その中で、今回は「レンタル」の特徴、メリット・デメリットを解説します。

レンタル契約の特徴

コピー機をレンタルする場合、機器の所有権がレンタル会社にあり、利用者は使用料を払って賃貸借することになりますが、リースと違う点は様々です。まず、長期の契約を結ばないために解約がしやすいという点です。次に、リースはリース会社が利用者のために新しいコピー機を購入し、月々のリース料を払って使用するのに対し、レンタルはすでにレンタル会社にあるものの中から選びます。そのため、レンタルする機器には中古のものも多く含まれます。これは例えば賃貸マンションや、レンタルのDVDなどと同じイメージです。

レンタル契約のメリット・デメリット

・レンタル契約のメリット

レンタルのメリットとして、まずは先ほども出てきたように長期契約に縛られる必要がないということです。レンタルの契約は、リースに比べて期間が格段に短いため、例えば違う機種に変えたいといった場合、もしくは、コスト削減のためにレンタルをやめたいという場合にも、自由に解約できます。1ヶ月のみといったような借り方も可能です。また、導入時の契約に金融機関の審査などが不要といったように、契約がリースに比べて簡易なため、煩雑な手続きを経ることなく、素早く導入できるという利点もあります。さらに、レンタル料は会計上、全額損金処理することができます。これはレンタルが資産計上ではなく、経費として全額計上されるためです。また、借りているコピー機はレンタル会社の所有物のため、掃除や故障時のメンテナンスやトナーなどの消耗品についてはレンタル会社が負担します。（月々の保守費を払う場合はあります。）

・レンタル契約のデメリット

逆にデメリットとしては、まずリースよりも月々の料金が割高な場合が多いことが挙げられます。次に選択の幅が狭いということがあります。レンタル会社にあるものの中からしか選ぶことができないため、必ずしも希望の機能がついているものが見つかるとは限らないのです。実情としては、レンタルは中古のものが多いということもあります。新品で、必要な機能をカスタムメイドしたものがよいといったこだわりがある場合は、リースの方が合っているでしょう。