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今や日常業務に欠かせないコピー機（複合機）ですが、他の家電品と異なり、例えば感光体ユニットや定着ユニットなど一定量使用すると交換する必要のある部品が多い機器で、こういった部品が消耗することが原因できれいにコピーできなくなることがよくあります。
この場合故障ではなく部品を交換することで元通り使えるようになりますが、部品代がかかります。また、一般家電品に比べて給・排紙の不具合など修理が必要になる頻度の高い機器だということを認識しておく必要があります。
こうした不具合が生じたときのことを考えて定期保守契約を結んでいれば、費用について心配する必要がなくなります。
修理を依頼する前に
コピー機の電源がいつの間にか落ちていたり、コピーをしている最中に突然電源が切れてしまったりするような場合、業者に修理を依頼する前に次のことを試してみてださい。
コピー機の電源が頻繁に落ちる原因は電圧が低下していることが多いので、コピー機の電源プラグが壁にあるコンセントに差さっているか確認してください。もしOAタップにつながっている場合は、壁のコンセントにさし替えるだけで解決することがあります。
また、紙詰まりがよく起こるという場合も、給紙トレイに異物がはさまっていないか、用紙ガイドがずれていないか、対応の用紙を使用しているか、といったことを確認してください。手差し部分で紙詰まりが起きる場合は、給紙トレイのローラーを掃除することで改善される場合もあります。
保守契約
コピー機が突然動かなくなったとき、正しい知識がないままコピー機をあけて内部に触ったりすると新たな故障を引き起こすことになりかねません。自分で解決できなかった場合は業者に修理を依頼することになります。
コピー機について知識豊富な担当者が迅速に対応し、出張訪問の際にコピー機の使い方でわからない事も聞くこともできます。
コピー機を購入する際にどういった保守契約をしておくかで修理時にかかるコストが変わってくるので、契約内容を正しく把握しておくことが大切です。
保守契約とは
オフィスにコピー機を新規で導入するとき、必ず加入しなくてはならないのが「保守契約」です。
通常は機器を購入すると保証期間が設けられていて、一定保証期間内の自然故障については無償で修理を行ってくれます。
しかし、定期的にメンテナンスを行う必要のあるコピー機にはその特性上「保証」というものがないので、その代わりに保守契約を結ぶことになります。保守契約には、修理などのアフターフォロー、定期的なメンテナンス、異常の自動検知などの内容が含まれます。
もし定期的にメンテナンスを行なわずにコピー機を使用していると、徐々に汚れや紙詰まりなどの不具合が発生するようになってきます。コピー機の不具合で業務に支障が出るのを避けるためには常に最適の状態を保っている必要があります。快適で安心できる業務環境を維持するためには、常日頃のメンテナンスを行なう保守契約の締結が欠かせません。
保守契約にはいくつかの種類があり、それぞれに長所と短所があるので個別に見ていきます。
スポット保守
スポット保守は、故障や不具合が起きた場合にその都度有料で修理するので契約はなく、基本的に中古のコピー機が適用の対象となります。費用がかかるのは故障時のみで、継続して支払う保守料金のないのが特徴ですが、トナーなどの消耗品は自己負担となります。
毎月の支払いがなく得なようですが、修理費には部品代や技術料・出張料が含まれるので、新しいものに買い換えたほうが安くつくようなケースもあります。
年間保守契約
基本的には故障が発生した際に修理を行う契約で、契約内容によっては年に数回の定期メンテナンスがあり、保守料金は年単位での支払いとなります。
この保守料金には部品代や技術料、出張料が含まれますが、トナーなどの消耗品は実費負担となります。
※この契約が適用されるのはキヤノン製品だけです。
キット保守契約
専用のトナーキットを購入すると料金に感光体・現像剤の使用料や出張料、部品代、技術料などの保守費用が含まれていて、トナーが切れるまで保守点検が受けられるという方式です。
キット保守契約が適用されるのは基本的にモノクロの機種に限られますが、トナーを使用している期間は部品代・出張料を含む修理費は一切かかりません。
契約期間はキットのトナーがなくなるまでか、または最長5年間です。トナーが切れた場合、月の途中でも保守点検が受けられなくなりますが、またトナーキットを購入すれば保守点検を継続して受けることができるようになります。
トナーキットに含まれるトナーの使用量はプリントする書類によっても異なり、文字数が多い書類やベタ面積の広い図版などではコピーできる枚数が少なくなります。また、トナーが残っていても5年を経過すると契約が切れます。
キット保守はコピー機の利用頻度が少ないSOHOや小企業向けに作られたメンテナンス契約で、コピー枚数の多い会社には不向きです。
カウンター保守契約
カウンター保守契約は、コピー機のメンテナンスにおいては最も一般的なシステムで、保守契約全体の約80％を占めています。1枚あたりのコピー単価が決まっていて、本体に内蔵されているカウンターがその枚数をカウントし、カウント数に応じて毎月、モノクロ／カラーごとにコピーした枚数分の使用料が基本料金に加算されます。
たとえば、月々の基本料金が1万円、コピー単価が5円だとして、月に1万枚コピーした場合には1万円＋〔5円×1万枚〕で6万円が請求されることになります。
また、基本料金のうちに「月○○枚までのコピー料金を含む」という契約もあり、その場合は月々の決められた枚数を超過した分の費用が加算されることになります。
費用は毎月使った分の支払いとなるので、基本的には後払いです。基本料金の中には予め感光体・現像剤の使用料や出張料、トナー及び部品代、技術料が含まれているので、故障の際の修理および定期的なメンテナンスは無料になります。
新品のコピー機ではカウンター保守契約への加入が必須で、中古の場合は任意加入となります。カウンター料金はコピー機の初回リース契約時等に定め、販売店や時期など契約内容によって金額は大きく異なりますが契約後の料金変更はなく、また途中解約は可能ですが再契約はできない場合がほとんどです。
カウンター保守契約は、毎月支払いしなければならない反面、修理が必要になった場合の突発的な出費を防ぐことができます。コピー枚数が多い事業所にとっては割安となり、トナーも無料なため比較的規模の大きい企業やオフィスに適していますが、メーカーによってはトナー料が含まれない場合もあるので注意してください。
コピー機の保守料金
カウンター保守契約の場合、新品コピー機ではモノクロ1枚で1～2円、カラーは15円ほどになります。中古は修理が必要になる可能性も高いので少し高くなり、モノクロ1枚3～4円、カラーは25円ほどです。
キット保守契約ではトナーの価格が1本3～7万円で、トナー1本あたり平均5000枚コピーできるとして1枚が8円ほどなので、コピー枚数が多い場合は割高になります。
スポット保守はかなり幅がありますが、部品代・出張費などを合算して20万円ほどになる場合もあります。
カウンター保守契約とキット保守契約の比較
月々のコピー枚数を基準に料金を支払うカウンター保守契約に対して、「どれだけトナーを使用したか」を基準に支払いを行うのがキット保守契約です。両者を比較した場合、基本的にはカウンター保守契約を選択した方が得です。
キット保守契約の方が1枚当たりのコピー代が高くなりやすく、またカウンター保守契約ではコピー枚数によって月々の保守点検料が決まってくるので、トナーを大量に消費する黒一色の書類をコピーしても費用は同じです。そのため、毎月ある程度以上のコピーが発生する場合にはカウンター保守契約を選択するのが得策です。
しかし、キット保守契約にも「トナーキットを購入しない限り費用はかからない」というメリットがあります。カウンター保守契約は年単位の契約となることが多く、1年の間に全く書類をコピーしない月があっても、基本料金は毎月発生します。
キット保守契約ではトナーキットを購入した時だけ費用がかかるので、例えば「ほとんどコピーはしないが3月にだけ書類が必要になる」といったオフィスや、夏休み・春休みの期間にコピーする書類の枚数が極端に減る学校などではキット保守契約が有利になることもあります。
それぞれの保守契約に適した利用環境は次のようになります。
キット保守契約
・コピー枚数にバラツキがあり、500枚以下のコピー枚数の月が多い場合
・低速機(毎分15枚コピー程度以上)を導入する場合
カウンター契約
・ 毎月コンスタントに500～1000枚以上をコピーする場合
・ 中/高速機(毎分25枚コピー程度以上)を導入する場合
事業形態や規模、コピー機の用途によってどの契約が向いているかを判断することになります。コピー機が故障した際に慌てて確認することのないよう、内容をよく理解して契約を行うことが肝要です。
コピー機リースの保守契約の注意点
コピー機リースの場合には保守契約は加入が必須になります。それは、一般的な家電製品とは違い、故障修理などが発生すると実費負担となるからです。コピー機の修理はコストがかかるため、保守契約によって負担をなくすことが目的です。保守契約によって修理費やメンテナンス費用のコストをカットすることが可能ですが、いくつかの注意点があります。まず保守契約の内容は販売店によって細かく異なるのでしっかりとした内容確認が必要です。使用料金の単価の違いや契約に用紙が含まれるケースなどがあります。
保守サービスにあたる保守業者が、どのような業者かという点にも注意してください。サービスの質が低かったり、緊急時に迅速な対応ができない保守業者だとトラブルが発生した時に困ってしまう可能性があります。信用できる保守業者であるか、十分なサービスを提供できるだけの技術を持ち合わせているかということを事前に確認しましょう。実際にその保守業者を利用したことがある人の口コミなどを参考にするのもおすすめです。可能であれば、コピー機や複合機メーカーに正規に認定された業者と契約するのが確実で安心です。
メーカーに認定されるためには様々な厳しい条件があるので、正規認定業者であれば修理の技術も確かなため信頼できます。
次に保守業者がどこを拠点にしているのか確かめましょう。
もし拠点が近ければ、緊急性のあるトラブルの時にもスピーディーな対応が期待でき、逆に拠点が遠い場合には、他の保守業者も視野に入れて検討することをおすすめします。
まとめ
スポット保守は、故障したときだけ修理を依頼するという簡便さの反面さまざまなデメリットがあります。
まずコピー機が故障した場合の当日対応が難しいという点があげられますが、これはコピー機の定期メンテナンス契約をしている顧客に技術員があてられているので、スポットで入る修理案件にすぐに対応できないためです。
次に修理費用が高くつことです。コピー機の修理に関しては、実際に技術員が見てみないと分からない場合がほとんどのため修理にかかる費用を電話では即答できず、修理の見積りも兼ねて技術員を派遣することになりますが、その場で修理が可能かどうかにかかわらず出張料金が発生します。さらに、コピー機が修理可能なら技術料と修理部品代がかかるので、これらを実費で負担するとかなりの高額になります。
また、年間保守契約は対象がキヤノン製品に限られるので、一般的ではありません。したがってカウンター保守契約とキット保守契約が現実的な選択肢ということになります。