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忙しい時に限って起きるのがコピー機が紙詰まり、字の滲みなどのトラブル。
何とかしたいのに保守のサービスマンを呼んでもなかなか来てくれないことも少なくありません。
直るのに時間がかかりその間業務ができずに困り果ててしまう。
そんなことになる前に自分で直せる方法を紹介します。
自分でできる解決方法
一番多いコピー機のトラブルといえば、「紙詰まり」でしょう。
紙詰まりが起きた場合、原因として一番考えられるのが「使用している用紙」に問題があるパターンです。
基本的に用紙にホッチキスが付いたままコピー機（の中にある印刷する部分）を通すのはNGです。
また、コピー機の使用上の注意にも必ず書いてますが、インクジェット用紙などを使用した場合も詰まります。
加えて、シールになってるものを印刷する場合も詰まる可能性があります。
その他としては、既に印刷済みの用紙を裏紙として使用した場合です。
プリントする際に熱でインクを焼き付けていますので、
裏紙を使用した場合元々印刷されてたものが熱で溶け、中の部品にくっついてしまう可能性があります。
用紙以外の原因としては、ガラス面の汚れです。
ガラス面が汚れていると印刷物に反映してしまうことがあります。
その場合はガラス面を丁寧に拭いておくことで予防できます。
上記のチェックをすることで紙詰まりを減らすことができ、コピー機の修理を依頼することも少なくなるでしょう。
実際修理に出すといくらかかるのか
コピー機の修理というのは、一般的に保守契約（カウンター方式・トナー方式）か、
1回ごとに支払う随時契約の2パターンです。
前者のカウンター方式であれば「モノクロ1枚◯円、カラー1枚◯円」という形で、
刷った分だけ毎月保守会社に費用を支払います。
なので大量に印刷すると確率的に修理を依頼することになる回数が増えたり、
部品も消耗することになるので多くの保守料を払うことになりますが、これはトナー方式も同様です。
1回ごとに支払う随時契約の場合は、訪問費用がだいたい1回につき1～2万で、加えて作業時間代金がかかります。
さらに部品交換が必要な場合は部品代も発生しますので、おおよそ1回で5万円前後の費用がかかります。
「結局のところ、修理がどのくらいの頻度で起こるか？」
「コピー機が止まった時に業務が滞ってもある程度大丈夫なのかどうか？」
という点が大事かと思います。
しかし、一般的には枚数が極端に少なければトナー方式、そこそこ以上の枚数であればカウンター方式が良いといわれています。
随時契約は保守契約と比べるとトラブルが起きる可能性が高いとされているので、
随時契約をする際はそのリスクを頭に入れた上で契約をする必要があるでしょう。