目次
会社にコピー機の導入を検討している場合、さまざまな製品を比較することが大切です。
まずは、コピー機の特徴やメリット・注意点を理解した上で、どのような製品が会社に必要なのかを把握するといいでしょう。
また、サイズがコンパクトになっている「小型コピー機」なら、社内の狭いスペースを上手に使うことが可能です。
これから、コピー機の特徴や小型コピー機がおすすめな理由・選ぶ時のポイントをご紹介します。
コピー機とは？
「コピー機」とは、書類を「コピー」して印刷する機能を搭載した機器のことです。
基本的には原稿台にコピーしたい書類を乗せると、その内容を複写できます。
印刷機能にはコピー機能だけでなく、スキャン機能やプリンター機能・FAX機能などもありますが、それらが利用できるのは「複合機」です。
コピー機自体が複合機と表現される場合もありますが、一般的にはコピー機と複合機では機能に違いがあります。
コピー機の中にも、複数の機能が入っている製品もあるので、搭載された機能をしっかりと確認するといいでしょう。
コピー機のメリット
仕事で書類の作成や複写・転送などをする場合、コピーやFAX機能を使用することがあり、業務を円滑に進めるためには、必要な機器を全て揃えないといけません。
それぞれの機器を1つずつ揃えると、価格が高くなるだけでなく、多くの置き場所も必要になります。
つまり、さまざまな機能が入ったコピー機・複合機なら、機器を導入するコストやスペースを抑えられるのがメリットです。
さまざまな機能が入ったコピー機の初期費用は高くなるかもしれませんが、機器を1つずつ購入するよりは安くなります。
また、コピー機1台を設置するのと、コピー機やFAX機・スキャナー機などを複数置くのでは、スペースも大幅に変わるでしょう。
1つずつ機器を導入した場合、動かすためのランニングコストもそれぞれにかかります。
継続的に光熱費やメンテナンス代などの経費がかかるため、注意が必要です。
一方、さまざまな機能が搭載されているコピー機を導入すれば、ランニングコストの削減にもなるでしょう。
長期的に利用することを考慮すれば、1台にまとまっている方が経費削減できます。
また、1台あればさまざまな機能が利用でき、「生産性の向上」が期待できるのもメリットです。
コピー機の注意点
さまざまな機能が搭載されたコピー機・複合機の場合、1つでも故障が起きてしまうと、他の機能も使えなくなる場合があるので、注意が必要です。
例えば、原稿を読み取る機能が使えなくなると、コピーやスキャンなど、複数の機能が利用できなくなります。
また、故障の修理をするまでは、搭載された他の機能が使えても、コピー機本体の利用を禁止しないといけない場合もあるでしょう。
つまり、コピー機が故障すると、全体の業務に支障が出るのです。
それを防ぐためには、社員全員が正しい使用方法を習得しないといけません。
それだけでなく、定期的なメンテナンスも必要になります。
その他の注意点として、コピー機を置く場所の確保があります。
基本的にコピー機のサイズは大きめなので、設置するスペースをしっかりと確保しましょう。
また、機能が1つにまとまっていることでランニングコストは抑えられますが、導入する時の初期費用は高くなります。
よって、コピー機の導入前には、最初にかかる費用を把握して用意することが必要です。
機能が多ければ多いほど、さまざまな機能の付いたコピー機の価格は高額になるため、いかに導入費用を抑えるかも重要になるでしょう。
小型コピー機がおすすめの理由
コピー機の中には「小型コピー機」という、一般的なものよりコンパクト化されたものがあります。
コピー機を置く場所が狭くても、小型コピー機の機種によっては問題なく設置できるでしょう。
また、小型コピー機であっても、豊富な機能が入っている機種もあります。
導入費用は、一般的なコピー機よりも安くなる場合が多いため、イニシャルコストを削減できるでしょう。
小型コピー機を選ぶポイント
小型コピー機を選ぶ時には、どのような点を確認するといいのでしょうか。
具体的には、「利用状況」「価格」「依頼する業者」を確認しながら、自分の会社に合っているかを見極めるといいでしょう。
これから、その詳細をご説明します。
利用状況に合わせる
小型コピー機を導入する時には、利用状況によって、自分の会社に合うものを選択します。
まずは、設置予定場所を決めてから、サイズを計測することが必要です。
コピー機を置くスペースは、本体だけを置くとは限りません。
近くにコピー用紙を保管する棚やゴミ箱など、さまざまなものを設置する場合があります。
効率的に小型コピー機を使うため、本体以外に何を置き、どのぐらいのスペースが必要かを調べておきましょう。
また、「使いづらい」「すぐに故障する」といった不具合が発生しやすいと、社員は効率的にコピー機を使えません。
機種を選択する時には、社員の使い勝手やメンテナンスの頻度なども考慮するといいでしょう。
小型コピー機の印刷速度も機種によって異なります。
利用状況に合わせた印刷速度を選択しないと、効率的な運用ができないのです。
例えば、1日数十枚をコピーするだけなら、印刷速度が遅くても問題ありません。
一方、多くの書類を使う会社では、1日数百枚～数千枚のコピーをしています。
その際、印刷速度によって、大きく印刷時間が変わってしまうのです。
よって、自社の印刷枚数や利用頻度を把握し、それに対応した印刷速度のコピー機を選びます。
業務内容によっても、必要な機能は変わってきます。
コピー機能のみを使う場合はコピー単独のものでもいいですが、スキャンやFAXを使う場合は、それらが搭載されたコピー機を選択しましょう。
また、冊子を印刷したい時には、丁合機能があるものを選択すると便利です。
印刷可能な用紙サイズも機種によって異なるため、コピーしたい書類の大きさで選択する必要があります。
つまり、コピー機を導入する前に、あらかじめ必要な機能を明確にしておくといいでしょう。
コピー機の相場を知る
事前にコピー機の価格相場を調べておくと、自社で必要なコピー機がどのぐらいで導入できるのかが分かります。
使用したい機能によってコピー機の価格は変わり、機能が増えれば増えるだけ、導入費用も高くなりやすいです。
また、対応できる用紙サイズでも金額が変わるため、サイズごとに金額を調べる必要もあります。
よって、候補になるコピー機を絞り込んだ後は、導入コストだけでなくランニングコストについて把握することも大切です。
頼れる業者を選ぶ
コピー機を購入した後も、メンテナンスや修理などで業者と関わっていきます。
よって、購入後の保証やメンテナンスが充実している業者を選ぶといいでしょう。
まずは依頼する業者を決めてから、取り扱っているコピー機の中で選ぶのも一つの手段です。
業者とは長期的な付き合いになるため、業者選びも欠かせず、コピー機の選択以上に重要な場合もあります。
特に、アフターフォローが少なく、メンテナンスの頻度や保証が少ない業者は避けることが必要です。
アフターフォローが悪いと、故障時にトラブルが発生しやすくなります。
よって、評判や実績などのあらゆる情報を参考にして、入念に業者を調べるといいでしょう。
小型コピー機の導入を検討してみよう！
スペースや費用の問題でコピー機の導入を躊躇する場合もありますが、小型コピー機なら、その問題は解決できるかもしれません。
小型コピー機は少ないスペースでも置くことができ、さまざまな機能が搭載された製品もあります。
株式会社ビジョンは、豊富なコピー機導入実績がある会社です。
小型コピー機について興味がある場合は、コピー機のプロに話を聞くといいでしょう。