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事業拡大などでオフィスの移転をする場合も少なくないはずです。
そんなときに悩みがちなのが大きな機器の移動です。
引っ越しの際に精密機械であるコピー機（複合機）をどのような方法で運搬するべきなのか、お困りの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、コピー機を引っ越しする際の注意点や運送方法についてご紹介します。
契約内容による引っ越し前の対応の違い
コピー機（複合機）が自社所有のものかリース契約かで、引っ越しする前にしなければならないことが異なります。
それぞれのケースの事前に必要な対応について解説します。
自社所有
自社で所有しているコピー機の場合、基本的には備品扱いになっていることが多いでしょう。
どこかから借りている物品というわけではないので、どこで使用するのも会社の自由です。
購入時に保証がついているものであれば、不慮の故障などについては保証の範囲でカバーしてもらえます。
事前にどこかへ連絡する必要はないので、自分たちの采配で、
どのように運搬するかやどこに設置するかなどを決めるのみです。
ただし、カウンター保守契約などを結んでいた場合は、契約先に連絡をしなければなりません。
会社の移転となると、手続きや準備が非常に多く、
連絡をしなければない事柄も忘れてしまう可能性があるので、十分注意が必要です。
リース契約
リース契約とは会社が設備投資をする際に、リース会社から長期間設備を借りて利用する契約のことです。
コピー機は本体価格が高額であること、また、使用頻度が高く故障の際の修理やメンテナンスの必要性が予測されることなどから、リースを利用して機器を導入する会社も少なくありません。
リース契約を結ぶことにより、リース会社に会社の住所や電話番号が登録されるため、
リース会社に住所変更の連絡をしないと契約違反に当たる場合があります。
リース会社は、自分たちが貸し出している機器がどこで使用されているか、常時把握する必要があるためです。
なお、リース契約の場合は、リース契約をしている業者に運送の依頼をすることができる場合もあります。
リース会社に依頼できれば、運送中の故障等の問題を回避することが可能なので便利でしょう。
運送前に知っておくべき注意すべき点
コピー機（複合機）は精密機械であるため、細心の注意を図る必要があります。
ここでは、運送前に確認しておきたい注意点を解説していきます。
インクを取り外しについて
コピー機の中にはインクのカートリッジがセットされています。
このインクをセットしたまま輸送した場合、運送中の振動などでインクがこぼれる可能性があります。
そうなると、コピー機が汚れるだけではなく、内部にインクが入り込むことで故障の原因になる可能性もあります。
ただし、インクを外した場合、取り外したカセットは再びセットすると、
コピー機との接続部分のインクが乾いて固まってしまい、使用できなくなることもあります。
どのような対応をすべきかは機器やメーカーによって異なるため、
基本的にはメーカーの取り扱い説明書に従った方法が良いでしょう。
引っ越し先の配線や設置場所の事前確認
運送前に転居場所の電気配線、インターネット配線を踏まえ、設置場所についても確認しておく必要があります。
例えば、コンセントと設置場所の位置関係が悪いと、複数の配線を繋いで電源を確保しなければなりません。
タコ足配線で繋いだことによって導線がかさばった結果、
電力使用量が許容範囲を超えてブレーカーが落ちやすくなってしまうといったリスクもあります。
業務中に突然ブレーカーが落ちると、社内のほかの電気機器にも大きな影響が出ます。
特に、パソコンやサーバーは電気供給が突然途絶えることによって、
機器の故障だけでなくデータの破損などが起こる可能性もあり、業種によっては致命的なダメージにもなりかねません。
また、配線が多く複雑だと、足元で邪魔になりやすく、何かの拍子にひっかけてしまうこともあるでしょう。
転倒などのケガを招くほか、配線を抜いてしまう恐れもあります。
コンセントの位置が悪かったり、LANのハブやルーターの位置が悪かったりすると、
転居後にコピー機の配置に手こずり、トラブルに繋がってしまうかもしれません。
事前に適切な配置場所を確認し、設置の段取りを考えておく必要があります。
コピー機の設定場所で気をつけるべきこと
コピー機を設置する際にも、いくつか注意すべきことがあります。
コピー機は精密機器なので、機器の作動に影響を及ぼす可能性のある場所に設置するのは望ましくありません。
例えば直射日光が当たる位置は、部品の劣化や品質の変化を招くため、避けた方が良いでしょう。
結露が出る窓際や給湯室などの水周り、湿気の多い場所といった水気に関する場所は、
コピー機が水濡れにより故障する可能性があるため、これもおすすめできません。
また、埃っぽいところや潮風が入る場所は、コピー機の中に砂や塩分など異物が溜まっていく可能性があります。
設置してはいけない場所は故障に繋がりやすい要因が多いため、避けた方が無難です。
あらかじめ、設置場所の環境についてしっかりイメージしておくことが大切です。
なお、磁気が発生する機器の近くに置くと誤作動を起こす可能性もあります。
PCやスピーカーなどの近くには置かない方が良いでしょう。
運送は専門業者に依頼する
コピー機の運送に関しては、自分たちで行うのではなく、専門業者に依頼するのが望ましいでしょう。ここではその理由や、運送に係る費用の相場などを説明します。
自分たちで運送するのは難易度が高い
コピー機（複合機）は精密機械なので、その取扱いは慎重に行う必要があります。
基本的にあまり動かさず、同じ場所で固定して使用する機器なので振動に弱いという特徴があります。
そのため、素人が運んだり、普通のトラックで運送したりすることは、振動が機器に伝わり、
故障の原因にもなりかねません。
業者に運送を依頼すると費用がかかるため、少しでもコストを安く抑えようと自分たちでの運搬を試みる方もいるでしょう。
しかし、運送費を節約するために自分で運ぼうとすると、故障するリスクが高いため、
高額な修理費用が発生するなど、かえって余計なお金がかかる場合もあります。
より安全で確実な方法をとりつつ費用を最低限に収めるなら、やはり運送のプロに任せることをおすすめします。
運送費用の相場はどれくらい？
業者に依頼して運送するとき、気になるのは運送費用でしょう。
大型のコピー機の運送費用はどのくらいが相場なのでしょうか。
作業員2名を想定した東京からの運送費用を考えてみます。
都内や横浜への運送で10,000円前後、名古屋、大阪、仙台くらいの距離だと15,000円前後、札幌までで25,000円前後、
このくらいの費用が相場となります。
なお、基本的な運送費用に加えて、作業員の人数、エレベーターの有無、クレーン車を使わなければならないか、
セッティングをお願いするかなどオプションによって料金が追加でかかります。
運送費用を算定する場合は、現在の設置場所から移転先までの距離や、移転先のエレベーター状況、
ドアのサイズ、コピー機を運べる間取りかどうかなど確認しながら、必要な作業を検討していくと良いでしょう。
また、できる限り安い費用で運送したいときは、複数の運送業者から見積もりを取り寄せ、
比較しながら依頼先を決めることも大切です。
安全なコピー機の引っ越しをしよう
コピー機は精密機械であり、重量もあるため、引っ越しの際は細心の注意を図る必要があります。
設置場所は電源をとりやすい位置か、また、設置後故障の原因になるような要因はないか、
事前に確認しておくことが大切です。
引っ越し後に快適な社内環境をつくるためにも、しっかりとした段取りでコピー機の引っ越しを行いましょう。