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2022/02/19(土)13:57

コピー機・複合機を導入するメリット・選び方を徹底解説!

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コピー機・複合機を導入するメリット・選び方を徹底解説!

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コピー機・複合機を導入するメリット・選び方を徹底解説!

業務用のコピー機・複合機は印刷だけではなく、スキャナやFAX(ファックス)などの機能を搭載した印刷機器になります。
コピー機ドットコムに寄せられるお問い合わせで多いのが、
「家庭用との違いを教えて欲しい」や「コピー機はリース・中古購入・レンタルどれがおすすめなのか知りたい」などのお問い合わせがあります。

「価格が安いから家庭用を購入した」、「業者との付き合いでコピー機・複合機をリース導入した」と言った理由でコピー機・複合機を導入してしまうと、
導入後に「こんな機能が欲しかったのに・・・」や「同じ機種のコピー機・複合機なのに他社の方が安かった・・・」
などのトラブルが想定されます。

本記事では、コピー機・複合機を導入するメリット・選び方をご紹介しております。
これから業務用コピー機・複合機の導入を検討されている方は是非参考にしてください。

コピー機・複合機の導入割合

コピー機・複合機の導入割合
大規模オフィスではコピー機・複合機が導入されていますが、
小・中規模でのコピー機・複合機はどうでしょうか。

本章では、コピー機・複合機の導入割合をご紹介いたします。

【業種別】コピー機・複合機の導入割合

以下の表は「複合機の導入状況(業種別)」の調査結果になります。

「複合機の導入状況(業種別)」

企業の83.8%がコピー機・複合機を導入していることが分かります。

引用元:Biz Clip調査レポート(第10回)複合機利用実態調査2018

業種別では「医療機関・介護施設」、「その他のサービス・産業・業種」、「自営業」を除く業種には大きな偏りは無いようです。

【従業員数別】コピー機・複合機の導入割合

以下の表は「複合機の導入状況(従業員数別)」の調査結果になります。

「複合機の導入状況(従業員数別)」

従業員数「99人以下」は、71.6%と全体の平均よりも約10%程導入率が低い傾向にあるようです。

引用元:Biz Clip調査レポート(第10回)複合機利用実態調査2018

コピー機・複合機の導入メリット

コピー機・複合機の導入メリット

先述の「コピー機・複合機の導入割合」の調査結果を見た方で、
「家庭用の購入でいいのでは?」と思われた方も多いのではないでしょうか。
確かに月間の印刷枚数が数枚~数十枚程度なら家庭用でも良いケースもあります。

しかし、業務用のコピー機・複合機は印刷するだけの印刷機ではありません。
本章ではコピー機・複合機の導入メリットをご紹介いたします。

業務効率の改善ができる

コピー機・複合機は、「プリンター機能」・「スキャナ機能」・「FAX機能」を搭載した印刷機になります。
特にプリンター機能とスキャナ機能を併用し、取り込んだデータをあらゆるシーンでデジタル利用をすることができます。
例としては、スキャナした契約書データをメールや、クラウドサインなどに添付することでインターネットを介して契約書の締結ができるようになりました。
その他企業内では社内稟議の押印・捺印作業もインターネットを介して対応できるようになり、押印・捺印の為だけに出社するシーンも今後は無くなるでしょう。

コストの削減ができる

先述した「プリンター機能とスキャナ機能の併用」により、ペーパーレスのコスト削減が可能です。
また、家庭用との違いとしては「インク代」や「印刷紙代」がリース契約の場合は、「カウンター料金」に含まれている為、
印刷すればするほど、「インク代」や「印刷紙代」がお得になります。

スペースの活用ができる

コピー機・複合機の導入メリット業務効率化やコスト削減だけではなく、
スペースを有効活用することによる「省スペース化」のメリットがあります。
業務用のコピー機・複合機は、コピー・プリンター機能、スキャナ機能、ファックス(FAX)機能などの機能を1台に集約している「印刷機」になる為、
それぞれの機器を設置する場合と比較しても、スペースを有効活用することができます。

また、万が一故障が発生あってもコピー機・複合機の修理を依頼するだけで買い替えのコストを最小限に抑えられる点も挙げれらます。

コピー機・複合機のおすすめ便利機能

コピー機・複合機のおすすめ便利機能

コピー・プリンター機能

特におすすめしたいのがプリンター機能です。
近年ではデジタル化が進みプリンターしたデータをインターネットを介して、
メールや企業が保有するデータベースなどに共有が出来るようになりました。
余談ですがですが、
コピー機能は、「紙から紙へ複写」
プリンター機能は、「紙からデータへ複写」という位置付けになります。
コピー機・複合機を利用する場合、特に「プリンター機能」を利用するシーンが多いのではないでしょうか。

複写したデータを取り込む「スキャナ機能」は次項で説明いたします。

 

スキャナ機能

プリンターしたデータを機器に取り込む機能を「スキャナ機能」と言います。
先述した通り、スキャナしたデータをメール送信や電子文書に添付できます。
コロナ渦においては、契約書をデータ化した「電子契約」として利用するシーンも増えています。

 

ファックス(FAX)機能

従来の電話機にも搭載されている機能ですが、
スキャナ機能を搭載したコピー機・複合機は、
コピー・プリンターしたデータをコピー機・複合機から直接FAX送信することができます。
わざわざFAXの場所まで行く手間も省けます。

 

リース・中古・レンタル別導入時のおすすめの選び方

リース・中古・レンタル別導入時のおすすめの選び方

リース導入の場合

リース料金とカウンター料金で選ぶ

印刷枚数と印刷速度で選ぶ

カラーとモノクロ印刷で選ぶ

リース導入は基本的に「新品」での導入になります。
つまり、コピー機・複合機の最新機能を搭載しているので機能で選ぶ必要はありません。
「月々のリース料金はいくらか?」、「月間の印刷枚数は何枚印刷するか?」、「カラー印刷はいるか?モノクロ印刷はいるか?」などを選定基準にリース導入を進めましょう。

 

中古導入の場合

本体価格で選ぶ

必要機能で選ぶ

カラーとモノクロ印刷で選ぶ

中古導入は基本的に「現金一括購入」が基本になります。
機種自体は十数年前のものから数年前の機種などピンからキリまであるので、
「本体価格はいくらか?」、「必要機能を搭載しているか?」、「カラー印刷はいるか?モノクロ印刷はいるか?」などを選定基準に中古導入を進めましょう。

 

レンタル導入の場合

利用期間で選ぶ

カラー印刷とモノクロ印刷で選ぶ

レンタル導入は期間に応じた支払いなります。
支払い方法はレンタル業者により様々です。
リース・中古は期間を定めない利用になりますが、
レンタルの場合は、主に「選挙」、「イベント」、「修理期間の繋ぎ」などの一時的な利用が多い傾向にあります。
「いつまで利用するか?」、「カラー印刷はいるか?モノクロ印刷はいるか?」などを選定基準にレンタル導入を進めましょう。

 

コピー機・複合機 導入までの流れ


本章では、「コピー機・複合機の導入までの流れ」についてをご紹介致します。
コピー機・複合機の導入を事前に把握しておくことで、「導入予定日に間に合わない!」などのトラブルを未然に防ぐことができるので、是非参考にしてください。

  1. お問い合わせ

  2. ご提案

  3. ご契約手続き

  4. 搬入・設置工事

  5. 導入完了

 

まとめ

コピー機ドットコムでは「リース」・「レンタル」・「中古」など、
お客様のご利用ニーズ合わせた導入プランご提案が可能です。

コピー機・複合機導入以降もメンテナンスから移転搬出・搬入などのアフターフォローまでコピー機のプロがお客様をしっかりサポートしております。
メンテナンスにおいても全国対応47都道府県をカバー(※一部の地域を除きます)してますので、安心してコピー機・複合機をお使いいただけます。
導入からサポートまでコピー機・複合機のことならコピー機ドットコムにお任せ下さい!

 

 

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