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コピー機が故障した際の
保守・メンテナンスについて

いまや日常業務に欠かせないコピー機・複合機ですが、他の家電品と異なり「感光体ユニット」や「定着ユニット」など、一定量使用すると交換する必要のある部品が多い機器で、部品が消耗することが原因できれいにコピーできなくなることがよくあります。
この場合、故障ではなく部品を交換することで元通り使えるようになりますが部品代がかかります。
また、一般家電品に比べて給・排紙の不具合など修理が必要になる頻度の高い機器だということを認識しておく必要があります。
こうした不具合が生じたときのことを考えて、定期保守契約を結んでいれば、修正にかかる費用について心配する必要がなくなります。
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修理を依頼する前に確認するべきポイント
Point
コピー機の電源がいつの間にか落ちていたり、コピーをしている最中に突然電源が切れてしまったりするような場合、業者に修理を依頼する前に次のことを試してみてください。
コピー機の電源が頻繁に落ちる原因は電圧が低下していることが多いので、コピー機の電源プラグが壁にあるコンセントに差さっているか確認してください。
もしOAタップにつながっている場合は、壁のコンセントにさし替えるだけで解決することがあります。
給紙トレイに異物がはさまっていないか?
給紙トレイ内に異物が挟まっていないか確認してください。
異物が見つかった場合は、用紙が正しく供給されるように取り除いてください。
用紙ガイドがずれていないか?
用紙ガイドが正しい位置にセットされているか確認してください。
ずれている場合は、用紙に合うように調整してください。
対応の用紙を使用しているか?
プリンターの対応用紙を使用しているか確認してください。不適切な用紙を使用すると、紙詰まりや印刷品質の低下の原因となります。
他社との比較も一目瞭然!メーカーメンテナンスは
ここが違う!
Difference
自社メンテナンス |
メーカーメンテナンス |
---|---|
全国に支店がなく、 対応が遅れることも |
全国に支店があるので、 スピード対応! |
専門知識が少なく、 対応までに時間がかかることも |
専門知識を持ったスタッフが、 丁寧かつスピーディーに対応! |
呼ぶ度に担当が違い、 話が食い違うことも |
エリアごとに担当が決まっているので、 話しやすい! |
コピー機ドットコムでコピー機・複合機を導入すると、メンテナンスはすべてメーカーメンテナンスになります。
自社メンテナンスの会社では支店の数が少ない、最寄の支店が遠いなど問題が生じた際に駆けつけるまでの時間がかかってしまう事や、
専門知識が必要な対応の場合にその場で解決できない事もあります。
メーカーメンテナンスであれば、製品に対する知識や修理する技術はもちろん、 全国にある沢山の支店より担当の者をいち早く派遣できるので迅速な対応をする事ができます。
そもそもメンテナンス・保守契約とは?
What is Maintenance?
オフィスにコピー機を新規で導入するとき、必ず加入しなくてはならないのが「保守契約」です。
通常は機器を購入すると保証期間が設けられていて、一定保証期間内の自然故障については無償で修理を行ってくれます。
しかし、定期的にメンテナンスを行う必要のあるコピー機にはその特性上「保証」というものがないので、その代わりに保守契約を結ぶことになります。
保守契約には、修理などのアフターフォロー、定期的なメンテナンス、異常の自動検知などの内容が含まれます。
もし定期的にメンテナンスを行なわずにコピー機を使用していると、徐々に汚れや紙詰まりなどの不具合が発生するようになってきます。コピー機の不具合で業務に支障が出るのを避けるためには常に最適の状態を保っている必要があります。
快適で安心できる業務環境を維持するためには、常日頃のメンテナンスを行なう保守契約の締結が欠かせません。
保守契約にはいくつかの種類があり、それぞれに長所と短所があるので個別に見ていきます。
スポット保守
スポット保守は、故障や不具合が起きた場合にその都度有料で修理するので契約はなく、基本的に中古のコピー機が適用の対象となります。
費用がかかるのは故障時のみで、継続して支払う保守料金のないのが特徴ですが、トナーなどの消耗品は自己負担となります。
毎月の支払いがなく得なようですが、修理費には部品代や技術料・出張料が含まれるので、新しいものに買い換えたほうが安くつくようなケースもあります。
年間保守契約
基本的には故障が発生した際に修理を行う契約で、契約内容によっては年に数回の定期メンテナンスがあり、保守料金は年単位での支払いとなります。
この保守料金には部品代や技術料、出張料が含まれますが、トナーなどの消耗品は実費負担となります。
※この契約が適用されるのはキヤノン製品だけです。
キット保守契約
専用のトナーキットを購入すると料金に感光体・現像剤の使用料や出張料、部品代、技術料などの保守費用が含まれていて、トナーが切れるまで保守点検が受けられるという方式です。
キット保守契約が適用されるのは基本的にモノクロの機種に限られますが、トナーを使用している期間は部品代・出張料を含む修理費は一切かかりません。
契約期間はキットのトナーがなくなるまでか、または最長5年間です。トナーが切れた場合、月の途中でも保守点検が受けられなくなりますが、またトナーキットを購入すれば保守点検を継続して受けることができるようになります。
トナーキットに含まれるトナーの使用量はプリントする書類によっても異なり、文字数が多い書類やベタ面積の広い図版などではコピーできる枚数が少なくなります。また、トナーが残っていても5年を経過すると契約が切れます。
キット保守はコピー機の利用頻度が少ないSOHOや小企業向けに作られたメンテナンス契約で、コピー枚数の多い会社には不向きです。
カウンター保守契約
カウンター保守契約は、コピー機のメンテナンスにおいては最も一般的なシステムで、保守契約全体の約80%を占めています。1枚あたりのコピー単価が決まっていて、本体に内蔵されているカウンターがその枚数をカウントし、カウント数に応じて毎月、モノクロ/カラーごとにコピーした枚数分の使用料が基本料金に加算されます。
新品のコピー機ではカウンター保守契約への加入が必須で、中古の場合は任意加入となります。カウンター料金はコピー機の初回リース契約時等に定め、販売店や時期など契約内容によって金額は大きく異なりますが契約後の料金変更はなく、また途中解約は可能ですが再契約はできない場合がほとんどです。
カウンター保守契約は、毎月支払いしなければならない反面、修理が必要になった場合の突発的な出費を防ぐことができます。コピー枚数が多い事業所にとっては割安となり、トナーも無料なため比較的規模の大きい企業やオフィスに適していますが、メーカーによってはトナー料が含まれない場合もあるので注意してください。
カウンター保守契約とキット保守契約の比較
「月々のコピー枚数を基準に料金を支払う」カウンター保守契約に対して、「どれだけトナーを使用したか」を基準に支払いを行うのがキット保守契約です。
両者を比較した場合、「基本的にはカウンター保守契約を選択した方が得」です。
それぞれの保守契約に適した利用環境は次のようになります。
|
カウンター保守契約 |
キット保守契約 |
---|---|---|
印刷枚数 | 毎月コンスタントに 500~1000枚以上をコピーする場合 |
コピー枚数にバラツキがあり、 500枚以下のコピー枚数の月が多い場合 |
印刷速度 | 中/高速機(毎分25枚コピー程度以上)を 導入する場合 |
低速機(毎分15枚コピー程度以上)を導入する場合 |
キット保守契約の方が1枚当たりのコピー代が高くなりやすく、
またカウンター保守契約ではコピー枚数によって月々の保守点検料が決まってくるので、
トナーを大量に消費する黒一色の書類をコピーしても費用は同じです。
そのため、毎月ある程度以上のコピーが発生する場合にはカウンター保守契約を選択するのが得策です。
しかし、キット保守契約にも「トナーキットを購入しない限り費用はかからない」というメリットがあります。
カウンター保守契約は年単位の契約となることが多く、1年の間に全く書類をコピーしない月があっても、基本料金は毎月発生します。
キット保守契約ではトナーキットを購入した時だけ費用がかかるので、例えば「ほとんどコピーはしないが3月にだけ書類が必要になる」といったオフィスや、夏休み・春休みの期間にコピーする書類の枚数が極端に減る学校などではキット保守契約が有利になることもあります。
事業形態や規模、コピー機の用途によってどの契約が向いているかを判断することになります。
コピー機が故障した際に慌てて確認することのないよう、内容をよく理解して契約を行うことが肝要です。
コピー機・複合機のメンテナンス・保守料金
Maintenance Fees
カウンター保守契約の場合、新品コピー機ではモノクロ1枚で1~2円、カラーは15円ほどになります。
中古は修理が必要になる可能性も高いので少し高くなり、モノクロ1枚3~4円、カラーは25円ほどです。
キット保守契約ではトナーの価格が1本3~7万円で、トナー1本あたり平均5,000枚コピーできるとして1枚が8円ほどなので、
コピー枚数が多い場合は割高になります。
スポット保守はかなり幅がありますが、部品代・出張費などを合算して20万円ほどになる場合もあります。
メンテナンス・保守契約の注意点
メンテナンス・保守契約は加入が必須
コピー機の修理はコストがかかるため、保守契約によって負担をなくすことが目的です。
保守契約によって修理費やメンテナンス費用のコストをカットすることが可能ですが、いくつかの注意点があります。
まず保守契約の内容は販売店によって細かく異なるのでしっかりとした内容確認が必要です。
使用料金の単価の違いや契約に用紙が含まれるケースなどがあります。
保守業者によって質が変わる
サービスの質が低かったり、緊急時に迅速な対応ができない保守業者だとトラブルが発生した時に困ってしまう可能性があります。
信用できる保守業者であるか、十分なサービスを提供できるだけの技術を持ち合わせているかということを事前に確認しましょう。
実際にその保守業者を利用したことがある人の口コミなどを参考にするのもおすすめです。
可能であれば、コピー機や複合機メーカーに正規に認定された業者と契約するのが確実で安心です。
メーカーに認定されるためには様々な厳しい条件があるので、正規認定業者であれば修理の技術も確かなため信頼できます。
保守業者によって対応に時間がかかる
もし拠点が近ければ、緊急性のあるトラブルの時にもスピーディーな対応が期待できます。
逆に拠点が遠い場合には、他の保守業者も視野に入れて検討することをおすすめします。
専門知識とスピード対応で、寄せられた満足の声!メンテナンス・保守事例
Maintenance Examples

- 業種
- 製造業
- 従業員数
- 13名
- 導入サービス
- コピー機
- 導入目的
- メンテナンス対応の見直し
- 導入の決め手
コピー機・複合機が壊れてメンテナンスをお願いしたが、知識不足の担当が来てしまって直せない!
いつも通り使っていたコピー機・複合機が急に動かなくなった!
会議資料の印刷やFAX受信など、業務が滞ってしまい会社全体でトラブルに!!
慌ててコピー機・複合機のメンテナンス業者を呼んだは良いが、なんとコピー機を直せない人が現状の視察に来てしまった。修理は順番待ちで直せる担当者は翌日が最短になると言われてしまった。自社メンテナンスなのでこのような対応になるケースもあるという事で安心して修理を任せられる業者は無いかと探していた所コピー機ドットコムを見つけた。
会社として電話回線、インターネット、パソコンに並んで使えなくなると困ってしまうものなので、トラブルが起きたときに最短で対応してくれる安心なメーカーメンテナンス対応の業者でコピー機の入れ替えを検討する事になった。
- 導入後の効果
- 壊れた時も専門のメンテナンス担当が来てくれて安心!
以前のように壊れた時に、知識不足の担当者が来るような事はなくなりました。やはり、コピー機・複合機メーカーが作った商品だから専門の担当も知識が豊富。
故障した際の迅速な対応はもちろんですが、メンテナンスに来てもらった時に使い方で分らない事があっても親切に教えてくれます。
特に年齢層の高い弊社では、コピー機・複合機の使い方もあまり理解していないのでせっかく便利な機能があっても利用せずにいましたが月に一度のメンテナンスの時に 便利な利用方法や使い方を教えてもらっています。

- 業種
- 不動産業
- 従業員数
- 9名
- 導入サービス
- コピー機
- 導入目的
- メンテナンスエリアの見直し
- 導入の決め手
トラブルが起きても対応が遅い!
導入した当初はメンテナンスの事はそこまで重視していませんでしたが、3年を経過した段階で紙づまりなどのトラブルが増えてきました。そんな時に自分たちでは直せないトラブルが発生!
業務も止まってしまうので早急にメンテナンスをしてもらおうと業者に連絡したところ、対象エリアに営業所が無い為当日の対応は難しいとの返答。
丸1日コピー機・複合機が使えない状態でやむなく翌日の対応をお願いしたが、こういった事が何度も続くようならメンテナンス対応エリアの業者に乗り換えた方が賢明と考え入れ替えを検討していた所、知り合いの会社からコピー機ドットコムを紹介された。
- 導入後の効果
- 最寄に営業所がありメンテナンス対応も早くなった!
コピー機ドットコムではメーカーメンテナンス対応の為、自社メンテナンスを行っている会社に比べ対応エリアがかなり広く、営業所も沢山あるので迅速にメンテナンス対応をしてくれます。毎月メンテナンスに来てくれますし、今までと比べると断然入れ替えをしてサービスが良くなりました。不動産業なのでチラシや契約書など、時期によってはかなりの枚数をコピーしたりする事もあって、その時期にコピー機・複合機が使えないと会社としては相当なリスクがあるので、メンテナンスの迅速な対応だけでも大きなメリットがありました。
これからも安心してコピー機・複合機を使っていきます。

- 業種
- デザイン業
- 従業員数
- 6名
- 導入サービス
- コピー機
- 導入目的
- メンテナンス担当の見直し
- 導入の決め手
担当者が変わる事が多くて、最初から説明しないといけないので面倒!
弊社ではチラシなどのデザインを担当している会社です。
コピー機・複合機を選ぶ時も色使いや発色など、実際に印刷された時の色合いなどを細かく設定しています。
パソコンの入れ替えや、故障などで細かな設定をメンテナンス業者に依頼する事が良くありますが、その際に専属の担当者がいないため、いつも最初から説明必要があって面倒だと思っておりました。地域専属の担当者がいるような業者さんを探していた所、メーカーメンテナンス対応のコピー機ドットコムを見つけました。
- 導入後の効果
- 担当者は固定で、知識も豊富な担当者なので助かります!
弊社のエリアでは担当者が固定で、いつも同じメンテナンス担当が付いてくれる事になりました。さすがのメーカーメンテナンスで知識も大変豊富な担当者が付いてくれたおかげで、今までよりも対応スピードも速くなりました!
また、最寄の営業所がすぐ近くだったので対応をお願いしてもすぐに来てくれます。色の設定など中々知識の無いものがやるにはリスクがあるので、大変助かります。
仮に担当者が変わっても知識が豊富な人間がしっかりと状況が分った上で来てくれるので、これからも安心して頼れる存在です。
コピー機が故障した際の修理・メンテナンスのまとめ
Summary of Repairs and Maintenance
スポット保守は、故障したときだけ修理を依頼するという簡便さの反面さまざまなデメリットがあります。
まずコピー機が故障した場合の当日対応が難しいという点があげられますが、
これはコピー機の定期メンテナンス契約をしている顧客に技術員があてられているので、スポットで入る修理案件にすぐに対応できないためです。
次に修理費用が高くつきます。コピー機の修理に関しては、実際に技術員が見てみないと分からない場合がほとんどのため修理にかかる費用を電話では即答できず、修理の見積りも兼ねて技術員を派遣することになりますが、その場で修理が可能かどうかにかかわらず出張料金が発生します。さらに、コピー機が修理可能なら技術料と修理部品代がかかるので、これらを実費で負担するとかなりの高額になります。
また、年間保守契約は対象がキヤノン製品に限られるので、一般的ではありません。したがってカウンター保守契約とキット保守契約が現実的な選択肢ということになります。
コピー機が故障した場合の当日対応が難しい
これは、コピー機の定期メンテナンス契約をしている顧客に技術員があてられているので、スポットで入る修理案件にすぐに対応できないためです。
修理費用が高くつく
コピー機の修理に関しては、実際に技術員が見てみないと分からない場合がほとんどのため修理にかかる費用を電話では即答できず、修理の見積りも兼ねて技術員を派遣することになりますが、その場で修理が可能かどうかにかかわらず出張料金が発生します。
さらに、コピー機が修理可能なら技術料と修理部品代がかかるので、これらを実費で負担するとかなりの高額になります。
メンテナンス・保守の契約種類は2種類
年間保守契約は対象がキヤノン製品に限られるので、一般的ではありません。
したがって、「カウンター保守契約」と「キット保守契約」が現実的な選択肢ということになります。