コピー機・複合機の何でもアンケート会社員100人に聞きました【コピー機ドットコム】

会社の業務において、非常に身近なコピー機・複合機。毎日何気なく利用している人も多いでしょう。
しかしその利用状況について、詳しく把握している会社は少ないはずです。
コピーにも用紙やトナー、電気代などが伴うため、どの程度利用されているのかという実態を知ることは、コスト管理に役立ちます。

また、コピー機の切り替えや新規導入では、コピー機選びに悩むことも少なくありません。
よく利用される便利な機能は何なのか、適切なコピー機選びは、業務効率の向上や社員からの満足度にも繋がるでしょう。

ほとんどの会社に、必ずと言ってよいほど設置されているコピー機・複合機。
しかし実際、コピー機はどのくらいの頻度で利用されているのでしょうか？
コピーはもちろん、プリントやスキャンなど機能を持つものも多く、その利用頻度を把握している会社は少ないでしょう。
この機能についても、必要度の高さは異なります。
もし不要な機能があれば、機種を替えることでコスト削減に繋がるかもしれません。
適したコピー機選びに、アンケート結果を是非ご覧ください。

会社のコピー機・複合機をどのくらいの頻度で使っていますか？: 会社のコピー機は、67名が毎日使用すると答えています。中でも多いのが、「1日5回以上」の40名。業務資料の印刷はもちろん、中にはFAXでクライアントとやり取りするため、印刷が必要という声も見られます。これに対して利用頻度の低い回答は、「週に1回以上」が22名、「週に1回以下」が11名です。
ITの普及によってペーパーレス化が進んでいたり、あるいは外勤メインのためコピー機のある社内にあまりいなかったりすることが、背景として伺えます。

会社のコピー機・複合機で必須だと思う機能は何ですか？（複数回答可）: コピー機として標準機能とも言える「コピー」（87名）、そして「プリント」（69名）には、大半の人が必要と回答しています。「この2つがないとコピー機として意味がない」という意見もある通り、コピーとプリントはコピー機にとって基本機能といえます。
次いで回答者が多いのは、FAXが54名、スキャナーが52名です。FAXを企業間のやり取りに使うケースは、以前に比べ減っているでしょう。メールなどオンラインでのやり取りが増えているため、今後はスキャナーの必要性が高まってくるかもしれません。

会社のコピー機を初めて見たとき、ボタンの多さに戸惑った経験をお持ちの方もいることでしょう。
家庭用プリンターなどに比べて、会社のコピー機にはさまざまな機能が搭載されています。
しかし実際、それら機能はどの程度理解されているのでしょうか？ユーザーである人々の声を、アンケート調査で集めました。
また、その中で特に利便性の高い機能についても調べています。
どんな機能を重視してコピー機を導入すれば良いのか、その判断材料にもなるでしょう。

会社のコピー機・複合機の機能をすべて知っていますか？: コピー機の持つ機能への理解度は、ある程度高いようです。「知らない」と答えた人は、100名中7名のみでした。「ある程度知っている」という回答が82名と最多ですが、自身の利用シーンに必要となる機能であれば、必然的に覚えるということでしょう。
回答理由にも、業務で利用しない機能については知らないとする意見が多く見られます。社内でマニュアルが共有されているか、あるいは利用頻度がどの程度かといった理由によって、理解度も変わってくるのでしょう。

会社のコピー機・複合機で便利だと思う機能は何ですか？（複数回答可）: 最も利便性が高く感じられているのは、55名からの回答を集めた「高速印刷」です。特に多くの書類をコピーする際に、やはり出来るだけ速くコピー作業を終えたいという思いがあるのでしょう。業務効率の観点から得られた回答といえます。また、「スキャンした書類のPDF化」も46名と多くの人が回答しました。
これは書類のデータ化による管理や、メール添付での提供などが増えていることが伺える結果です。このPDFを化は、今後企業のペーパーレス化が進むにつれてニーズが増えていきそうです。

会社のコピー機・複合機を使用していて何らかのトラブルに陥った経験を持つ方も多いかと思いますが、
実際に会社でコピー機を使用している方々が、コピー機を使用してどんなことに困った経験があるかをアンケート調査しました。
それと並行してコピー機を使用した際に注意した方が良いことは何かという意識についてのアンケートも行いました。
2つのアンケートからコピー機でのトラブルの実例とコピー機利用上の注意点をまとめました。

会社のコピー機・複合機で困ったことはありますか？: コピー機・複合機で困ったことというアンケートでは、半数以上が「紙詰まりを起こした」という回答でした。コピー機で発生するトラブルで最も頻度が高く、経験した人が数多くいるようです。
2番目に多かったのが「他の人が大量に印刷していて印刷できない」という回答でした。コピー機・複合機はみんなで共用するものなので、従業員数に比べて台数が少ない場合、こういうトラブルは起きがちです。コピー機・複合機を検討する場合は台数も考慮したほうがよさそうです。

会社のコピー機・複合機で注意したほうが良いことは何だと思いますか？: 会社のコピー機・複合機で注意している点というアンケートにおいて最も多かったのが、半数以上の割合で「印刷ミスによる無駄遣い」が回答にあげられました。印刷ミスは会社のコピー機・複合機をよく使う人であれば1度は経験したことがあるのではないでしょうか。
次に多かったのが「カラー印刷の多用によるコスト増大」です。会社のコピー機・複合機だからといって、カラー印刷をしすぎるとかなりのコストがかさむので、従業員に対する意識徹底がなされている結果と言えるでしょう。

会社でコピー機・複合機を導入する際に重視するポイントについて、様々なポイントが存在することと思います。
機能であったり、価格であったり、複数のポイントを考慮して決めることになりますが、何を重視したかというアンケート調査を行いました。

また、現在会社に導入しているコピー機で役割は足りているかかというアンケートも並行して行いましたので、それぞれのアンケートの結果を見ていきます。

新しくコピー機・複合機を導入する場合、何を重視しますか？: 新しくコピー機を導入する際に重視するポイントについて、最も多かったのが「印刷コスト」という回答でした。クライアントへの資料提出などで大量に印刷することが想定されるので、少しでも経費を下げたいところです。
次に多かったのが、「サポート面」と「機能面」でした。「導入コスト」よりも普段利用するときのコストやサポート、機能といったところを重視されている結果となりました。

利用されているコピー機・複合機の台数で足りていますか？: 最も多かった回答が「コピー機を一台所有している状態で足りている」でした。次に多かった回答が「同じく足りている」という回答で、こちらはコピー機を二台以上所有している会社での回答でした。
この結果からわかるのはコピー機・複合機が足りているか、足りていないかは、従業員の利用状況に応じた台数の導入が出来ている会社が多いということです。従業員数が増えてきた場合は、台数追加を検討するとよさそうです。

自分の会社で使っているコピー機が購入したものか、もしくはリースで導入したものか、ご存知ですか？
それぞれメリットがあるかと思いますが、なんとなく会社で働いているとそこまで気にしたことがない人も多いのではないでしょうか。
ここでは購入によって導入したものか、リースによって導入したものかを知っているかアンケートをしてみました。
また、リースで導入したコピー機の印刷コストを知っているかについても調査致しました。

リースで導入した会社のコピー機・複合機の印刷コストの仕組みを知っていますか？: 知っている方が多いという結果となりました。多くは会社内での日常会話などから情報を得ていたようです。コスト面に関しては経費削減のために、各会社で意識徹底がされている結果と言えるのかもしれません。
知らなかった人はコピー機を使用する以上の関心が無いため知らないようです。知っている人も社内の情報などから偶然知ったことが多いようですので、コピー機の導入担当じゃない限りは意識していないとわからないことも多いのではないでしょうか。

利用されているコピー機・複合機はリース、もしくは購入したものどちらか知っていますか？: 8割以上の人が知らないというアンケート結果となりました。コピー機として使用する以上の関心がないために知らないという回答が最も多い結果になりました。
知っていると回答した方はコピー機・複合機の導入に関わった方や、会社のコストに対する意識が高い人に限られ、あまり気にすることがないようです。リースの場合はコピー機のトラブルの際、また導入時点でコピー機の営業の人が訪問するので知っていた人が多いようです。