コピー機・複合機の
基本的な使い方と便利な機能

スキャナ機能の豆知識とポイント

「スキャン」と「スキャナ」が混同しがちですが、正しく説明しますと、「スキャン」は印刷物をコピー機などの機械に「読み取る作業」を指し、「スキャナ」は読み取った画像データをパソコンなどに転送する機械になります。

プリンターや複写機は、紙やポスターを印刷するだけですが、スキャナ機能はスキャンしたデータをパソコンやスマートホンへデータを転送できます。
離れた場所に居る人にもデータを送ることが出来る点と、「紙」を印刷する必要がないので、「業務効率の改善」や「印刷代の削減」にも繋がります！

OCR機能の豆知識とポイント

OCR機能は主に「タイピング作業」を軽減することが出来ます。

例えば、資料をパソコンに書き移す作業や、領収書を経費申請する際のタイピングが大きく軽減されます。

OCR機能を応用したサービスでは、「名刺」を社内の管理ツールに読み取るサービスや、スマートフォンで撮影した文字をパソコンにデジタル文字化するサービスなどがあります。

OCR（Optical Character Reader）の略称です。
OCR機能は、日本で推進している「働き方改革」に貢献する機能です！

フィニッシャー機能は資料作成が多い教育業や建築業で重宝する機能です。

フィニッシャー機能を利用する際には、「フィニッシャー機能に対応したコピー機が必要」になるので注意しましょう。
また、ホチキス留めには「針あり」と「針なし」の2種類があるのでこちらも事前に選定しておきましょう。

自動でホチキス留めから、穴あけ、三つ折りをしてくれるので、印刷時の面倒な作業が軽減されます！

ソート機能の豆知識とポイント

ソート機能は「印刷物の並び替え作業」を自動化することが出来ます。

例えば、会議で使う資料を「10ページを10部」印刷する場合、ソート機能が無いコピー機だと、印刷後にページ順に手作業で並び替えをする必要があります。ソート機能を使えるコピー機なら、印刷と同時にページ順に並び替えてくれるので、並び替え作業を削減できます。

「ソート機能」と、先程ご紹介した「フィニッシャー機能」を併用することで、印刷物を並び替えつつ、「穴あけ」や「ホチキス留め」を行うという合わせ技もできます！

スマホ連携機能の豆知識とポイント

スマホ連携機能は主に「データ転送作業」を軽減することが出来ます。

例えば、スマホ連携機能を利用していない場合、外出先でスマホ撮影した資料をパソコンに転送して、コピー機で印刷しなければ行けません。スマホ連携機能を利用している場合は、スマホからコピー機へ直接印刷できるので、転送作業が軽減されます。

コンビニに設置されているマルチコピー機にも同様の機能が搭載されています。

スマホ連携機能は「iPhone」が普及されてから徐々に利用する企業も増えており、業種では「建築・土木」や「不動産」などの外出先からの資料共有や印刷が多い業種で利用されています！

地紋印字機能の豆知識とポイント

地紋印字機能は主に「機密情報」の流出を未然に防ぐことが出来ます。

例えば、社外秘の資料を誤って印刷した場合でも、透かし文字が入ることで他社に誤って送信してしまうなどの「情報漏洩の抑止」にも繋がります！