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コピー機の両面印刷や両面コピーは、紙の消費枚数の節約にも繋がる便利な方法です。
ですが、正しく使いこなすためには基本的な知識を身に付けておくことが必要です。
この記事では、コピー機で両面印刷や両面コピーをするときの手順や注意点などについて詳しく解説していきます。
初めてコピー機で両面印刷や両面コピーをするときには、まずは事前準備が大切です。
コピー機の両面印刷・両面コピーに関する基礎知識
実際の手順を追う前に、まずはコピー機や両面印刷についての基礎知識を押さえておくことが大切です。
業務用のコピー機というのは、操作が意外と難しく、正しい方法で行わないとコピーの仕上がりが大きく変わってきてしまいます。
また、1度にたくさんの部数をコピーすることもあるため、間違えてしまうと時間も労力も使います。
基礎知識を最初に学んでおくことで、コピー機でのミスを減らすことへと繋がります。
両面印刷
両面印刷というのは、表裏両方に印刷する方法です。
Wordなどのファイルを両面印刷するとき、印刷の向きには、「長辺綴じ」と「短辺綴じ」の2種類の選択肢があります。
「長辺綴じ」とは、両面印刷を重ねたときに用紙の長いほうの辺で綴じて読めるように印刷する方法です。
通常の本またはA4サイズの学習ノートを想像すると分かりやすいのではないでしょうか。
そして、綴じかたには右と左があります。
左右どちらの綴じかたにするかは、文章の流れによって決まります。
「短辺綴じ」というのは、用紙の短いほうの辺で綴じて読めるように印刷する方法です。
紙をめくって使用することを想像すると分かりやすいのではないでしょうか。
多く使われているのは、便箋や絵本またはメッセージカードです。
「短辺綴じ」には、サイズによっては利用がしやすいため、活躍の場は広いです。
用紙の向きには、縦と横の2通りがあるので、「長辺綴じ」と「短辺綴じ」の2つと掛け合わせて、全部で4つのパターンがあることになります。
どのパターンにするかは、内容によって使い分けることを意識することが大切です。
両面コピー
両面コピーした用紙の仕上がりの選択肢には、「左右開き」と「上下開き」の2種類あります。
「左右開き」というのは、用紙の表と裏両方の天地が同じ方向になるように印刷する方法です。
また、「上下開き」というのは用紙の表と裏の天地が反対の方向になるように印刷する方法です。
機種によっては、印刷する人から見て文字が読める向きになっているのか、それとも横向きになっているのか原稿をセットした方向を指定する必要があります。
間違った方向にセットしてしまうと、仕上がりに違いが出てしまいます。
用紙をセットする時には細心の注意を払いましょう。
コピー機で両面印刷するときの手順
WordやPowerPointで作成したファイルなどをコピー機で両面印刷するときの手順を解説します。
- プリンタードライバーの設定画面を開きます。
- 印刷の向きと用紙のサイズを確認します。
- 「両面印刷」と「自動」の項目にチェックが入っているのかを確認します。
- 綴じ方向の設定をした時には、両面印刷ができる機種では、印刷の向きとページレイアウトから分析をした最適な綴じ方向を自動で選択してくれている場合が多いので確認します。
- とじしろ（印刷した用紙の端の余白部分）の幅の設定を確認します。
- 設定を終了します。後は印刷するだけで、両面印刷が完成します。
機種によっては、自動送り装置に用紙をセットしたときに、文字が横向きのタイプと文字が読める向きのタイプで選択する場合があります。
コピーをとるときには、用途に合わせて設定をすることが大切です。
コピー機で両面コピーするときの手順
コピー機で両面コピーをするときのシチュエーションは原稿の種類によって、「片面→両面」または「両面→両面」、更には「ブック原稿→両面」の3種類の方法に分けることができます。
種類によって手順が異なり、方法を間違えると綺麗に印刷することが難しくなります。
コピーするときには、事前にどの方法で行うと良いのかを検討することが大切です。
ここでは、それぞれの手順について解説しています。
まずは、それぞれの手順の違いについて知っておくことで、コピーをとるときに迷う心配がなくなります。
片面→両面
片面の用紙をコピーして、両面を印刷するときの手順について解説します。
原稿送り装置に原稿をセット
原稿送り装置に原稿をセットします。
この時、原稿はコピーする面を上にして、先が軽く当たるまで機械に差し込みます。
そして、原稿ガイドは原稿の幅に合わせておくことが大切です。
確認ランプがある場合は、点灯しているかどうかを確かめることが大切です。
また、セットする向きはコピー機の機種や設定によって異なるので、説明書をきちんと読んで確認しておきましょう。
仕上がり面を選択
メニュー画面で原稿の状態（片面）とコピーの仕上がり（両面）を選択します。
詳細設定
詳細設定で「左右開き」にするか「上下開き」にするかを選択します。
機種によっては、原稿をセットした方向も指定する必要があるので、注意するようにしましょう。
印刷部数を選択
印刷する部数を入力します。
印刷開始
スタートボタンを押すとコピーが始まります。
両面→両面
次に両面の用紙をコピーして両面を印刷するときの手順を解説します。
原稿をセットする
原稿送り装置、あるいは原稿台ガラスに原稿をセットします。
原稿送り装置を利用できる機種では、「片面→両面」の場合と同じように原稿をセットします。
原稿台ガラスにセットするタイプの場合は、まず1ページ目を下向きにして印刷し、その後2ページ目を下向きにして印刷することになります。
仕上がり面を選択
メニュー画面で原稿の状態（両面）とコピーの仕上がり（両面）を選択します。原稿台ガラスを使う場合は、「片面→両面」を選びます。
詳細設定
詳細設定で「左右開き」か「上下開き」かを選択します。
印刷部数を選択
印刷する部数を入力します。
印刷開始
スタートボタンを押すとコピーが始まります。
ブック原稿→両面
そして、ブック原稿を両面コピーするときの手順について解説します。
原稿をセットする
原稿台ガラスに原稿をセットします。
ブック原稿の左右ページを両面コピーする場合は左から、表裏ページの場合は表からコピーします。
仕上がり面を選択
メニュー画面で「片面→両面」や「ページ連写両面」を選択します。
選択するボタンは、コピー機の機種によって異なります。
コピー面を選択
「ページ連写両面」タイプのコピー機の場合は、コピーするのは左右ページか表裏ページか、またブック原稿の種類は左開きなのか、それとも右開きかなどを設定します。
印刷開始
「スタート」ボタンを押してコピーが始まります。
コピー機で両面印刷・コピーするときの注意点
コピー機で両面印刷や両面コピーをするときには注意点があります。
長辺綴じと短辺綴じ、または左右開きと上下開きかの違いについてしっかり理解しておかないと、用紙を何枚も無駄にしてしまう恐れがあります。
その理由は、業務用のコピー機はカウンター保守契約を締結している場合が多いのですが、両面印刷を心がけていたとしても、「カウンター料金」を節約することが難しいからなのです。
両面印刷の場合は、2枚分カウントされるため、両面印刷1回分の料金は片面印刷2回分の料金とは変わらないのです。
コピー機で両面印刷やコピーを行うときには、基礎知識同様に注意点についても、事前に理解しておくことが大切です。
手順や注意点を押さえてコピー機の両面印刷を活用しよう
両面印刷や両面コピーは、用紙1枚で2枚分印刷できるとても便利な機能ですが、正しく使うためには長辺綴じや左右開きなどの知識を理解しておく必要があります。
両面印刷の基本的な流れはだいたい決まっているのですが、機種によっては細かい設定などが異なる場合もあるので、説明書もしっかりと読んでから使用することを心がけておきましょう。