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2021/08/13(金)14:01

コピー機とスマホを連携させる方法とは?連携時の手順や注意点を解説

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2021/08/13(金)14:01

コピー機とスマホを連携させる方法とは?連携時の手順や注意点を解説

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スマートフォンは高性能化が進み、電話だけでなく資料の閲覧やプレゼンに使うなど、ビジネスシーンで欠かせないツールとなりつつあります。スマホで撮影した内容をコピー機で印刷したり、コピー機でスキャンした内容をスマホに送ったりできれば便利だと感じている人も多いのではないでしょうか。そこで、この記事ではコピー機とスマホを連携させる具体的な方法や、連携させる際に注意したいポイントなどを紹介します。

スマホ連携可能なコピー機をすでに導入済みの方はこちら

スマホ連携可能なコピー機をすでに導入済みの方は、導入しているコピー機に対応したアプリをスマホにインストールをする事で連携できます。アプリのインストールについては、コピー機を導入した企業へお問い合わせください。また、導入機種によっては、連携対応していないスマホ機種もございます。こちらも併せて確認をしましょう。

▼目次

 

コピー機とスマホの連携で可能な作業

コピー機とスマホを連携させることで可能になる作業は、主に2つあります。ここでは、それぞれの作業について詳しくみていきます。

 

1-1.スマホに保存されたデータをコピー機で印刷する

コピー機とスマホの連携により可能になる作業の1つ目は、スマホに保存したデータをコピー機で印刷できるようになることです。スマホで撮影した写真や作成した書類など、スマホ内に保存したデータをプリントアウトして内容を確かめたいことがあるでしょう。そんなとき、これまでは「いったんパソコンに取り込んでからコピー機に転送して、印刷する」という方法が一般的でした。しかし、現在では、条件さえ整っていれば、スマホから直接コピー機にデータを送って印刷できるようになっています。ただし、そのためには、コピー機が無線LANに対応していることと、Wi-Fi環境が整っていることが必要です。

スマホのカメラ機能は高性能化しています。機種によっては、デジカメなみに美しく鮮明な写真が撮れるものもあるほどです。カメラの編集機能がパソコン並みに充実している機種も、珍しくありません。さらに、ビジネスシーンで役立つカメラアプリもたくさん出ています。たとえば、撮影した写真を自動でトリミングできるもの、紙のメモや文書を撮影するとオートでデジタル化して保存できるものなどです。コピー機とスマホが連携すれば、スマホのデータはすぐに印刷できるようになり、パソコンに取り込むというワンクッションをはさむ必要がありません。活躍の幅がますます広がるでしょう。

 

1-2.コピー機でスキャンした内容をスマホに送る

コピー機とスマホの連携により可能になる作業の2つ目は、コピー機でスキャンした内容をスマホに送り、閲覧できることです。これまでは、コピー機でスキャンしたデータは、プリントアウトするかUSBメモリなどの記録媒体に保存するかが一般的でした。データをスマホに取り込むためには、1度パソコンに移してからスマホに同期することが必要だったのです。しかし、今では、Wi-FiやBluetoothなどの無線通信に対応しているコピー機であれば、スキャンしたデータをスマホに直接送れます。パソコンを間に入れる必要がないため、必要なデータの取り込みをスムーズに行うことが可能です。

デジタルデータ化してスマホに取り込めば、本来はかさばる資料なども手軽に持ち運べるようになります。出先でデータの内容を確認したり、客先に見せて説明するのに使ったりと、スマートに活用できるでしょう。

 

 

スマホ連携に対応しているおすすめコピー機

 

2-1.キヤノン iR-ADV C3520F

新開発「内蔵シフトソーター」により低コストかつ省スペースでのシフトソースを実現したコピー機・複合機です。
また、従来の同等モデルに搭載していた7インチ液晶タッチパネルに変わり「10.1インチタッチパネル」を新たに採用され、操作性・視認性が向上しました。

効率と使いやすさを求めたコピー機・複合機です。

 

2-2.富士フィルム MFX-2875

スキャンやファックス文書を画面上で確認できるため、ペーパーレスを実現します。
モバイルとの連携でビジネスの幅を広げ、スマートな操作性は作業効率を向上させます。

また、「優先待機画面設定」「優先応用機能の選択」などで画面上を自由にカスタマイズできます。
「My MFPメニュー」では、よく使用する機能を6つまで選択して並べることも可能です。
ボタンひとつで選択したメニューが表示されるため、コピー機の設定時間を大幅に短縮します。

 

2-3.ムラテック ApeosPort C6570

ムラテックのApeosPort C6570は自動両面原稿送り装置に、重送検知機能が標準で搭載されています。
原稿は一度に250枚までセットでき、1分間に270ページを読み取ります。
そのため、大量のスキャンやコピーでも読み取り漏れのリスクを低減します。

 

 

スマホに保存されたデータをコピー機で印刷する方法

スマホに保存したデータをコピー機で印刷できるようにするには、主に2つの方法があります。1つ目はiPhoneのAirPrintを利用する方法で、2つ目は各メーカーのアプリを利用する方法です。ここでは、それぞれの方法について手順を解説していきます。

 

3-1.iPhoneのAirPrintを利用する

iPhoneを利用している人は、AirPrintを使うと良いでしょう。AirPrintとはiPhoneやiPadに搭載されているアプリで、無線LANを通じてデータをコピー機に送れます。ただし、コピー機がAirPrintに対応していることが必要です。無線LANに対応しているコピー機のほとんどがAirPrintにも対応していますが、念のため確認しておきましょう。なお、AirPrintはAndroidスマホを使用している場合は利用できませんので、注意しましょう。また、AirPrintは、用紙のサイズや画質などを選択することはできません。

それでは、AirPrintを利用して印刷する手順を説明します。
1.印刷したい写真や書類を表示します。その状態で、左下にある共有ボタン(四角形の上部から矢印が出ているマーク)をタップしましょう。
2.下からポップアップしてきた表示メニューを左から右へとスワイプし、「プリント」をタップします。
3.「プリンタ」をタップすると無線LANにつながっているコピー機が表示されますので、選択します。
4.印刷したい枚数を指定して「プリント」をタップすれば、指定したコピー機が印刷を開始します。

 

3-2.各メーカーのアプリを利用する

キャノンやエプソンなどのコピー機メーカーは、スマホから直接データが印刷できるアプリを提供しています。Androidスマホを使っている人や、iPhoneユーザーでも用紙サイズや画質を設定したい人などは、使用しているコピー機メーカーのアプリを利用すると良いでしょう。最初に、アプリを探してスマホにインストールし、その後に印刷の手順を踏むという流れになります。どこのメーカーのアプリでも基本的な仕様や設定方法などは変わりませんが、コピー機とアプリが同じメーカーでなければ動きませんので、注意しましょう。

それでは、各メーカーのアプリを利用して印刷するときの手順を説明します。
1.Google PlayやApp Storeで、使っているコピー機のメーカーのアプリを探します。たとえば、キャノンなら「プリンタキャノン」などのワードで検索すれば見つかりやすいでしょう。利用しているコピー機に対応していることを確認してから、インストールします。
2.インストールしたアプリを起動させましょう。ギャラリーなどから印刷したい写真や書類を表示させ、メニューをタップして「印刷」を選びます。
3.設定画面が表れたら、使用したいコピー機を選択し、用紙サイズや種類なども指定しましょう。
4.「印刷」や「プリント」をタップすると、データの印刷が始まります。

 

キヤノン 「Canon PRINT Business」

「Canon PRINT Business」はモバイル連携の他にも、留め置き文書の印刷指示ができるプリントリリースやEメールアドレスを使った宛先への送信にも対応しています。
多彩な連携により、情報活用の幅を大きく広げます。

利用方法はスマホなどのモバイル機器に「Canon PRINT Business」をダウンロードし、QRコードにより接続設定を行います。
無線LAN経由のダイレクト接続で、モバイル機器からのデータ出力やスキャンデータの取り込みが行えます。

「Canon PRINT Business」は、App StoreやGoogle playから無償でダウンロードできます。

 

富士フィルム「Fuji Xerox Print Utility」

プリント、コピー、スキャン(モバイル取り込み/メール送信/ボックス保存)、ファクスの操作をiOSやAndroidTMのモバイル端末から行えます。
複合機 / プリンター、ソフトウェアとの連携により、モバイル端末を利用した業務の効率化を実現します。

「Fuji Xerox Print Utility」は、App StoreやGoogle playから無償でダウンロードできます。

 

ムラテック 「Muratec Mobile」

「Muratec Mobile」は、タブレットやスマートフォンに保存されたPDF文書や画像、カメラ機能で撮影した写真、Webページなどからプリントすることができます。

利用方法はスマホなどのモバイル機器と無線LANで接続されたMFP本体を連携し、プリントアウトを行います。

「Muratec Mobile」は、App StoreやGoogle playから無償でダウンロードできます。

 

 

コピー機でスキャンした内容をスマホに送る方法

コピー機でスキャンした内容をスマホに送る場合の手順を紹介していきます。この場合も、コピー機のメーカーが提供するアプリをスマホにインストールしておくことが必要です。
1.Google PlayやApp Storeで対応しているアプリを探し、スマホにインストールします。
2.コピー機に読み取りたい原稿をセットして「スキャン」を押し、保存先として「スマートフォン」を選択しましょう。
3.「読み取りスタート」を押します。
4.スマホのアプリを起動させ、接続します。
5.機種によっては、アプリに接続番号が表示されます。そのときは、コピー機に接続番号をそのまま入力し「確認」を押しましょう。スキャンしたデータの保存が開始されます。

接続番号とは、暗証番号の一種です。接続番号を入力することでほかの端末のネットワークへの侵入が防止でき、情報漏えいのリスクを軽減できます。

 

 

コピー機とスマホを連携させるときの注意点

コピー機とスマホを連携させれば、スマホで撮影した写真をコピー機で印刷する、コピー機でスキャンした原稿をスマホで保存するなどの作業が簡単にできるようになります。
これらの機能はビジネスシーンで大いに役立つでしょう。

利用にはモバイル連携に対応するコピー機の導入と併せてアプリのインストールが必要です。
また、無線LANを介したデータのやり取りは、情報漏えいのリスクがあります。
こうした注意点をしっかりと確認することが重要です。

 

5-1.スマホ連携には対応アプリのインストールが必要

コピー機のスマホ連携機能を利用する場合は、指定の対応アプリのインストールが必要です。

法人携帯を支給している会社様の場合は問題ないかと思いますが、従業員のプライベート携帯を業務に利用している会社様は要注意です。
従業員にスマホ連携に伴い、指定アプリのダウンロードをする旨、了承を取るようにしましょう。

 

5-2.非対応機種もあるため、対応有無の確認が必要

コピー機のスマホ連携は、対応アプリのダウンロードをして使えるものではありません。
スマホ連携に対応しているコピー機とセットで利用することができます。

そのため、会社で利用しているコピー機が非対応の場合、対応機種へのリプレイスが必要となります。
5年~利用しており、古いコピー機の場合は、料金そのままで新しいコピー機にリプレイスも可能です。

また、リースなどご契約条件によっては、現在の支払い額よりも安く導入が可能なケースも多いです。
利用するコピー機のスペックについて、しっかり確認をするようにしましょう。

 

5-3.セキュリティ対策が必要

コピー機とスマホの連携はとても便利なものですが、無線LANを経由してデータの送受信を行うことで情報漏えいのリスクが高まる点には注意が必要です。
パソコンやサーバーにはセキュリティ対策を施していても、コピー機には何も対策していないというケースは、実はそれほど珍しくありません。

しかし、コピー機とスマホを連携させるのであれば、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。
セキュリティ対策としては、SSLやTLSなどにより通信内容を暗号化し、第三者に読み取られないようにするという方法があります。
また、ICカードを導入してユーザー認証を行う、利用するたびにパスワード入力を求めるなどの方法も考えられるでしょう。

不正アクセスの手口は年々巧妙化しています。
1度セキュリティ対策を講じたからといって、そのまま放置してはいけません。
定期的に対策の内容を見直すことが大切です。

便利だからといって不用心に使うのではなく、万全のセキュリティ対策を講じることも忘れないようにしましょう。

 

 

スマホ連携に対応したコピー機の導入を検討される方

スマホ連携に対応したコピー機の導入なら、コピー機ドットコムにお任せください。

各種メーカーのお取り扱いがございます。
メーカーと直接交渉が可能なため、カウンター料金などのランニングコストの削減も可能です。

他社より1円でも高ければ、お気軽にご相談ください。

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