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はじめてコピー機を導入するとき、ドキドキしますよね。
リース契約にしても、決して安くない費用を投資するわけですから、慎重になりすぎて足りないということはないのです。
特に新規事業立ち上げのために独立したという経営者様にとっては、業務上絶対に必要な大きな設備投資のスタートなわけですから、胸がふくらみますよね。
そんなはじめてのコピー機選びで失敗しないための秘訣をお教えします。
コピー機のトレンドを知っておくことが大事
コピー機を導入するのは初めて、あるいは使って入るけれど導入してから4～5年が経過して、だいぶ古くなってきたという会社も多いと思います。
そんな現在のコピー機事情を知らない方は、トレンドを知っていただくのが大事ではないか思います。
結論から言えば、以前コピー機との違いは、特に最近顕著なのが文書のペーパーレス化です。
エコロジーブームで、ペーパーレス化は多くの企業で進みつつあり、紙をプリントアウトするコピー機は、まさにその代表的な対象となっています。
さらにビジネスのIT化で技術革新が進み、電子上で文書がやり取りされつつあり、そのメインとなるコピー機の機能がスキャナ機能です。
以前はオプションだったスキャナ機能は、現在標準装備されている機種がほとんどでしたが、紙文書の電子化の流れを受け、コピー機が保有する機能も変化をしてきているのです。
さらにデータ共有機能やPCでFAX送受信できるPCFAX機能など、コピー機は文書管理機器となってきているのが当たり前なのです。
こうした機能に注意してコピー機を選ぶのがトレンドだと申し上げておきます。
ランニングコストについても考えておく
前回もご説明しましたが、コピー機の月額費用はリース料だけではありません。
実際には、リース料のほかに基本料金やカウンター料金、紙代などがかかりますが、別途トナー代が必要になる場合もあります。
残念なことに、販売代理店の中にはこういったランニングコストをきちんと説明しないで、コピー機本体の料金のみの安さを提示し、高額のカウンター料金で儲けを出したり、トナーを高額で販売するケースも耳に入っています。
こうした販売代理店からコピー機を導入せず、必ずランニングコストを確認したうえで信頼できる代理店からコピー機を導入するといったことも、コピー機選びでは重要なファクターなのです。