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オフィスで使用するプリンターを、業務用にするか家庭用にするかで悩んでいませんか。
家庭用プリンターにも高機能なものはたくさん出ていますので、業務にも使えなくはありません。
しかし、業務で使うなら業務用プリンターを選ぶことが望ましいです。
ここでは、業務用プリンターと家庭用プリンターの違いを詳しく解説していきます。
業務用プリンターと家庭用プリンターの主な違い
一見すると、業務用プリンターと家庭用プリンターには大きな違いはないように思えるかもしれません。
しかし、業務に使用する観点から比較してみると、さまざまな面で大きな違いがあります。
ここでは、具体的にどのようなポイントが異なるのかを説明していきます。
耐久性
業務用プリンターが家庭用プリンターとで大きく異なる点の1つが、耐久性の高さです。
耐久年数は、業務用は5年程度、家庭用は3～5年程度とされています。
ただし、家庭用の耐久年数は、家庭での一般的な利用頻度をベースとして想定されているものです。
家庭で印刷する機会というのは、一般にそう多くはありません。
反対に、業務では印刷する頻度が高く、1日に何十枚、何百枚も利用することもよくあります。
そのため、家庭用プリンターを業務用の頻度で使うと、
想定される3～5年も保つ可能性は低く、毎年買い替えが必要になってしまうでしょう。
業務用より安価だからと考えて家庭用を購入すると、結果的に買い替えによるコストがかかる可能性が高くなります。
印刷コスト
プリンターで印刷する際には、印刷用紙だけではなく、インクのコストもかかります。
カラーインクでみると、業務用は１～2万円、家庭用は4000～5000円が相場です。
ただし、実際にカラー印刷すると、家庭用では印刷できる枚数が多くなく頻繁な買い替えが必要になるのに対し、
業務用は多くの枚数を印刷できます。
単純にインク価格だけなら業務用のほうが高いように思えますが、
印刷1枚当たりで考えれば業務用のほうがコストパフォーマンスが高いのです。
印刷用紙にかかるコストも見逃せません。
家庭用プリンターは「インクジェット方式」が主流です。
この方式ではインクを紙の表面に吹き付けて定着させるため、専用の用紙を使う必要があります。
一方、業務用もインクジェット方式を採用しているものはありますが、レーザー方式が一般的です。
これは、レーザーで帯電させた用紙にトナーの色を転写する方式ですので、用紙を選ばず使用できます。
用紙代からみても、業務用のほうが1枚当たりにかかるコストは低くなるのです。
印刷スピード
業務を効率よく進めるためには、印刷もスピーディに進めることが望ましいです。
しかし、すでに述べた通り、家庭用プリンターはインクジェット方式が主流であり、
紙にインクを噴射する方式のために乾くまで待たなければいけません。
結果的に、何枚も続けて印刷するときは時間がかかることになります。
家庭用は、日常的に大量の枚数を印刷することは想定されていないのです。
一方、業務用プリンターはレーザー方式が一般的で、
これは用紙にトナーを転写するため乾くまで待つ時間は必要ありません。
そのため、1枚当たりの印刷スピードが速いです。
リースする場合は、印刷速度の異なるラインナップが用意されていて、
自社の業務にもっとも適した速度で印刷できるタイプを選べるようになっていることもよくあります。
対応する原稿と印刷できる用紙
家庭用と業務用では、対応している用紙のサイズにも違いがあります。
家庭用プリンターは、対応する原稿サイズがA4サイズまでのものと、A3サイズまで対応しているものとがあります。
ハガキや封筒など特殊なサイズに印刷したい場合、手差し機能があれば可能ですが、なければできません。
業務用プリンターは、基本的にA3サイズに対応しています。
また、A3より大きいもの、長いものなど特殊なサイズの原稿にも対応可能です。
給紙トレイやカセットも多く、使用可能な用紙のバリエーションは豊富で、
サイズ・厚みともにさまざまな用紙に印刷することができます。
保証とメンテナンス
家庭用プリンターには、メーカー保証のほかに購入店舗の保証もついています。
ただし、保証される期間は3～5年程度と長くはありません。
さらに、使用状況や故障の状態によっては、保証期間内でも修理代や部品交換代などが発生することもあります。
修理に出すよりも買い替えたほうが安くつくというケースもあるのです。
業務用プリンターは、一般的に、保守契約を結んで定期的なメンテナンスを受けられるようにしています。
プロのサービススタッフがメンテナンスをするため状態良く使えるうえ、
万が一何らかの不具合が発生したときも迅速な対応が受けられて安心です。
購入かリースか
業務用プリンターは、購入するほかにリースで利用することも可能です。
業務用は、耐久性が高く機能も充実しているだけに、本体価格は高額になっています。
そのため、購入せずにリース契約をして利用することが一般的です。
初期費用を抑えることができ、月々のリース料金を経費として計上できます。
購入したときのように資産として計上する必要もなく、減価償却の計算をする必要もありませんので、
複雑な経理処理は不要です。
また、リース契約は、使用する事業者がプリンターを選び、それをリース会社が購入して貸し出すという形になります。
レンタルとは大きく異なり、リースでは最新の機種も含めて使いたいプリンターを自由に選ぶことが可能です。
業務用プリンターを選ぶときの注意点
ここでは、業務用プリンターをリースで選ぶときに注意したいポイントとして、
カウンター料金と保守契約の中身について詳しく説明していきます。
カウンター料金
業務用プリンターをリース契約する際に注意したいポイントの1つ目が、「カウンター料金」です。
これは業務用プリンター独特の計算方式のことで、印刷枚数に応じて料金を支払うというものです。
プリンターには、印刷した枚数を記録するカウンターがついています。
リース会社は、このカウンターの枚数をもとに料金を請求するのです。
カウンター料金はリース料金とは別に発生します。
ただし、修理代やトナー代については含まれていますので、利用者側は別途支払う必要はありません。
業務中に故障しても修理に費用がかからず、どれだけ印刷してもトナー代を支払う必要がないことは、
大きなメリットといえるでしょう。
一般に、印刷する枚数が多くなく修理やトナー交換を行う機会もそれほどないという場合は割高感が生じます。
プリンターの印字速度が速く、日常的に大量の印刷をするほど割安です。
そのため、自社ではどれくらい印刷をするか、枚数や頻度を正確に把握したうえでリース契約をする必要があります。
保守契約の中身
契約の際に重視したいもう1つのポイントは、保守契約の中身です。
保守契約とは、定期メンテナンスや修理を無償で行うサービスに関する契約のことで、
「カウンター保守契約」や「キットトナー保守契約」などが挙げられます。
故障しても保守契約を結んでいれば無償で修理を受けられるため、安心です。
しかし、仮に、実際にトラブルが起こったときに迅速な対応をしてもられなければ、契約している意味はあまりありません。
リース契約をすると原則として中途での解約ができませんので、
料金だけではなくサービスの内容についても細部までしっかり確認することが大切です。
故障したときに即日で対応してもらえるのか数日かかるのか、
トナーが切れたら連絡次第すぐに持ってきてくれるのかなど、すばやい対応が受けられるか確かめる必要があります。
業務時間外や休日にトラブルが起きた場合はどのような対応になるのかについても、忘れず確認しましょう。
業務内容に適したプリンターを選ぼう
プリンターを選ぶ際は、業務でどのくらいの頻度でどの程度の枚数を印刷するかを正確に把握し、
それにもっとも適した機種や契約を選ぶことが重要です。
料金だけではなく、サービスの内容も確認することが欠かせません。
しかし、どの機種が適切か、どういった契約が望ましいのかを適切に判断するためには、メーカーや機種、料金やサービス内容に関して詳しい知識が必要です。
株式会社ビジョンでは、豊富な情報や知識をもとにそれぞれのニーズに合わせた最適なプランを提供していますので、
一度相談してみてはいかがでしょうか。