法人でコピー用紙のコストを削減するには、「まとめ買いによる単価の見直し」「用紙サイズ・坪量の見直し」「印刷設定の工夫」という3つの視点で取り組むのが基本です。
コピー用紙は日々消費する消耗品のため、購入方法や使い方を少し見直すだけでも、積み重なると大きなコスト差になります。
本記事では、法人がコピー用紙のコストを削減するための具体的なポイントを解説します。
まとめ買いで単価を下げる
コピー用紙は一般的に500枚を1連(れん)とし、5連(2,500枚)を1箱として販売されることが多く、まとめて購入するほど1枚あたりの単価は下がる傾向にあります。
購入時は総額だけでなく、必ず1枚あたりの単価で比較することが基本です。同じ坪量・同じ品質であれば、単価が低い方が実質的なコストパフォーマンスに優れています。
ただし、使用頻度の低い特殊サイズや大量の在庫を必要以上に抱えると、保管スペースを圧迫するだけでなく、湿気や経年劣化により印刷品質が落ちるリスクもあります。実際の使用ペースに見合った量を見極めて購入することが重要です。
また、複数の拠点や部署でそれぞれ個別に発注していると、まとめ買いによる割引ラインに届かないことがあります。発注を一元化し、まとまった数量で契約することで、より高い割引率を狙うことができます。
購入方法を見直す(通販・卸売・定期購入の活用)
コピー用紙の購入方法そのものを見直すことでも、単価やコストを抑えられます。
アスクルやカウネットといった法人向け通信販売サービスは、購入量に応じた段階的な割引や、法人アカウント向けの掛け率が設定されていることが多く、近隣の店舗で都度購入するより単価を抑えやすい選択肢です。
また、定期購入(サブスクリプション)を設定できるサービスを利用すれば、継続利用による割引が適用されるうえ、毎回の発注の手間も省けます。
用紙のブランドについては、坪量・白色度などのスペックが同等であれば、メーカーの指定ブランドにこだわらず、卸売業者やオフィス用品店のプライベートブランド(PB)用紙を選ぶことでも単価を抑えられます。
用紙サイズを見直して無駄を減らす
法人でコピー用紙のコストを見直す際は、実際に使用頻度の高いサイズに用紙の在庫を絞り込むことも効果的です。
A4を中心に据えつつ、A3やB5など使用頻度の低いサイズは必要な分だけ都度購入する形にすることで、特殊サイズの過剰在庫を防げます。各サイズの用途や使い分けについてはコピー用紙サイズ一覧｜A0〜B5・レター・リーガルサイズの違いを完全比較で詳しく解説しています。
坪量を見直してコストを最適化する
すべての文書に厚手の用紙を使う必要はありません。社内資料やメモなど日常的に大量に使う文書には標準的な坪量(64g/m²前後)の用紙を、取引先へ提出する契約書や提案書など見栄えを重視したい文書にはやや厚手の用紙を、というように用途に応じて使い分けることで、必要以上のコストをかけずに済みます。
坪量の目安や複合機で使用できる範囲についてはコピー用紙の坪量(g/m²)とは？厚さ・重さの目安と複合機での選び方で解説しています。
印刷設定でも用紙のコストは削減できる
購入面だけでなく、日々の印刷設定を見直すことでも用紙の消費量を削減できます。
両面印刷を標準にするだけで、片面印刷と比べて用紙の使用量を大きく減らせます。また、複数ページを1枚に集約する「集約印刷(2in1・4in1など)」も、資料の下書きや社内配布用資料で特に効果的です。社内資料は基本的にモノクロ印刷にするなど、印刷設定のルールを社内で統一しておくことも、用紙・トナー双方のコスト削減につながります。
複合機のリース・レンタル契約と用紙コストの関係
複合機を導入する際の契約形態(購入・リース・レンタル)や、印刷枚数に応じて料金が発生する「カウンター料金制」の内容によって、用紙代の扱いは異なります。契約によっては用紙代が別途必要になる場合もあるため、複合機の契約を検討する際は、用紙代を含めたトータルコストで比較することが重要です。カウンター料金の仕組みについてはコピー機・複合機のカウンター料金について解説もあわせてご確認ください。
複合機本体の運用コストもあわせて見直したい場合は、コピー機のランニングコストを下げる方法やコピー機の利用にかかるコストを削減するためには？もあわせてご覧ください。
法人向け コピー用紙のコスト削減・大量購入ガイドのまとめ
法人のコピー用紙コストを削減するには、まとめ買いによる単価の見直し、使用頻度に応じた用紙サイズ・坪量の最適化、両面印刷・集約印刷といった印刷設定の工夫、という3つの視点を組み合わせることが効果的です。
あわせて、複合機の契約形態によって用紙代の扱いが異なる点も踏まえ、トータルコストで見直すことをおすすめします。
冨山栄二郎
冨山栄二郎
- 役 職
- テクニカルサポートユニット責任者
- 保有資格
- キヤノン Network Skill（ネットワークスキル認定）
- スタークルー制度（表彰・スキルアップ制度）