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事務所やオフィスの移転を考える際に頭を悩ませるのがコピー機のような大型の精密機械の運搬です。
コピー機は非常に繊細にできているため、ほんの少しの衝撃でも故障の原因になることがあります。
そこで今回はそんなコピー機の引っ越しを安全にスムーズに、行うために知っておきたいポイントや、
トラブルを未然に防ぐための注意点などをご紹介します。
コピー機の移動は意外と大変！
精密機械であるコピー機はちょっとした衝撃で故障しやすいため、ぶつけたり落としたりしない、というだけではなく傾けたり横向きにしてはいけないなど運搬の際には気をつけなければいけないことがたくさんあり非常に大変な作業となります。
また重量もかなりあり、移動させるには複数人で慎重に運ぶ必要があります。
移動先にエレベーターが無い、階段や廊下が狭いなどのケースでは運搬はより困難になるでしょう。
そのため、コピー機の移動には人力のみならずクレーンなどを使って運び込む方法があります。
移動中にコピー機が破損したり、運搬先で故障や、誤作動などのトラブルを起こさないためには特に気をつけて運ぶ必要があるようです。
どうやって運ぶ？コピー機の配送方法！
運搬には非常に気を遣う必要があるコピー機をできるだけ手早く、そして故障や破損のないよう丁寧に運ぶには一般的に2つの方法が用いられます。
1つは引っ越し業者に依頼をすること、そしてもう1つは専門業者に依頼をすることです。
ここでは、それぞれの特徴をご紹介します。
引っ越し業者に依頼する
コピー機の移動に引っ越し業者を利用するメリットは運搬費用が安く抑えられる可能性があることです。
一般的にコピー機を移動する際には、事務所やオフィスの移転が伴います。
その際オフィスで使っていたデスクや棚、その他オフィス用品の引っ越しに合わせてコピー機も一緒に配送することで料金をまとめて安く抑えることができます。
しかし、コピー機や複合機のような精密機械を運搬することは引っ越し業者にとってもリスクが大きく、依頼を断られる事もあるので注意が必要です。
ですが引っ越し業者が精密機械の運搬を専門業者に依頼してくれるケースもあるため、詳しく知りたい方は依頼をする前に業者に対し、問い合わせておくのが良いでしょう。
専門業者に依頼する
精密機械を安全に運ぶノウハウのある専門業者に依頼をするのは、安心を得るためにも非常に良いことでしょう。
精密機器を専門とする業者ではコピー機や複合機を運搬する際に衝撃を和らげるエアーサスペンションのついた専用のトラックを用いたり、万が一に備え、梱包も非常に丁寧に行ってくれます。
引っ越し業者に依頼を断られてしまう精密機械の運搬もここでは取り扱ってもらえるため、依頼を断られ困っている方は専門業者の利用を検討しましょう。
料金に関しては運搬方法や作業人数、クレーン者の必要の有無などによって変わってくるため、一概には分かりません。
これは引っ越し業者も同様です。
のちのち故障などのトラブルに悩まされたくないという方は、精密機器専門の運搬業者を利用するのがおすすめです。
自分で運搬するのは避けよう！
コピー機の運搬を考えている方の中には予算などの都合で、業者に依頼をせず自分で運ぼうと考えている方も多いでしょう。
しかし自力でコピー機を運ぶのは、大きなリスクが伴います。
衝撃に弱く、ちょっとした刺激で故障してしまうこともあるコピー機の運搬には、
専門業者ですら非常に気をつけ、なおかつ事前に十分な準備をして作業を行います。
自分でトラックを借り、1人で運搬しようとしてもコピー機の重さを考えればほぼ不可能に近いでしょう。
自分でコピー機を運んだ結果故障してしまった時には保証や保険が効かないケースも多く、修理や買い替えに莫大な費用が掛かることも想定されます。
そのことを踏まえると、コピー機の運搬には業者を雇うのが1番現実的だと言えるでしょう。
コピー機を配送するときの注意点
コピー機の輸送を専門業者に依頼した後作業をスムーズに行い、なおかつ様々なトラブルを未然に防ぐためにもやっておくべきことがいくつかあります。
ここでは、コピー機を設置する際や、オフィスの移転後に仕事を始めてから起こってしまうトラブルを紹介しながら、事前に知っておくと作業が楽になるポイントをチェックしていきます。
新しい設置場所を決める
コピー機を配送する際に、移動先でスムーズに作業を行うためにも新しい設置場所を事前に決めておく必要があります。
コピー機を置くのに十分な広さが確保できているか、実際に仕事場での利用を想定して使いやすい場所はどこかということに加え、メンテナンスをする際の作業スペースが確保できるか、湿気や日差しなどでコピー機がダメージを受けないか、など様々なケースを考え設置場所を決めましょう。
また、コピー機のような精密機器は磁気に弱い面があります。
そのためマグネットを用いた家具の近くには設置しないようにしましょう。
その他にもパソコンの近くには置かないほうが良い、といった場合もあるため、設置場所に迷った際には専門業者にアドバイスを求めるのが良いでしょう。
配線方法を確認しておく
コピー機を設置する際に気をつけておきたいのが、配線の問題です。
パソコンやその他電子機器の運用にも配線が関わってくるため、バランスがよく、なおかつ人の往来に影響の少ない配線を事前に考えておく必要があります。
もちろん複雑な作業のため専門の業者がある程度行ってくれますが、配線のレイアウトに関しては自身で指示をする必要もあるため、スムーズな設置作業をするためにも具体的に構想を練っておきましょう。
また、配線を決定する際に注意しておきたいのが、電気使用量です。
事前に配線を決めた時には電気使用量の許容範囲内だったが、オフィスとして運用を開始すると想像よりも電気の使用が多くなり、タコ足配線などで過剰な負荷を掛けた結果、配線がダメになってしまうケースも少なくありません。
そのため、電気使用量の許容範囲内をよく考え余裕のある配線を考える必要があります。
配送料に設置費用が含まれるか確認する
コピー機を運搬する際、業者に依頼したものの配送料に設置費用が含まれていないケースが稀にあります。
業者によっては配送料と設置費用を分けて設けている事もあり運搬作業を終えてから、そのことに気付き設置作業を自分行うことになってしまうなど、思わぬトラブルに発展することもあるため、業者に依頼をする際には事前にとった見積もりの内訳をよく確認し、配送料に設置費用が含まれているか、含まれていなければ設置のオプションを追加するなどし、トラブルを未然に防ぎましょう。
リース契約しているならリース会社へ連絡を入れる
オフィス移転の際に持ち出そうとしているコピー機が、自社所有でなくリース会社と契約しているものであれば、引っ越しをする前にリース会社へ連絡をしておく必要があります。
リース契約の際に現在のオフィスの住所や電話番号などの情報を登録しているためその情報を更新する必要があり、事前の連絡を怠った場合には違約金を取られる事もあるので注意が必要です。
また移動する際にも、事細かにルール決めがされているケースもあるため、リース契約をしているコピー機の運搬については基本的にはリース会社の指示通りに作業を進め、リース会社自体に輸送を依頼するのが良いでしょう。
精密機械であるコピー機は大切に配送することが大切！
コピー機のような非常に繊細な精密機会を運ぶには、細心の注意を払い大切に作業をする必要があります。
決して安くはないコピー機を長く使って行くためにも、引っ越しの際には信頼のできる業者に依頼をし、その上で自分にできる事前準備をしっかりと行っておく必要があるようです。
これから引っ越しを控えている方は、ぜひ今回ご紹介したポイントを踏まえ、コピー機を大切に配送できるよう心がけましょう。